המיינסטרים של בינה מלאכותית משנה את תפקיד מנהל הפרויקט לתפקיד של מנהיגות אסטרטגית.
התכוננו עכשיו על ידי התנסות בגישות גנרטיביות קלות אלה.

נכתב במגזין העמותה העולמית – לקריאה של הפוסט בלינקדאין.

תפקידו של מנהל הפרויקטים

מתרחש כרגע מעיין "שינוי מהותי" במקצוע ניהול הפרויקטים. העומס המנהלי של מנהלי פרויקטים מצטמצם בעקבות כניסת ה AI אבל אנחנו עדיין רחוקים מלהחליף מנהלי פרויקטים במכונות ושינויים אלה צפויים להגדיל את ערככם כתורמים אסטרטגיים בארגוניכם. הבחירות שמנהלי פרויקטים עושים כעת יהיו משנות משחק, אך עבור חלקנו זה ידרוש שינוי בתפיסה, שדרוג מיומנויות – ושינוי כיוון של משמעות תפקיד מנהל הפרויקט.

לכן אני משתף מספר גישות גנרטיביות פשוטות שתוכלו ליישם כבר עכשיו.
תרגול טכניקות אלה יעזור להרחיב ולהעמיק את תפקידכם הארגוני ובעוד שהמונח "גנרטיבי" משמש בדרך כלל בהקשר של בינה מלאכותית (AI), הוא פשוט אומר "בעל כוח ליצור או להפיק",
וישנן גישות גנרטיביות רבות שמנהלי פרויקטים יכולים ליישם כיחידים, עם בעלי עניין, או על ידי ניצול בינה מלאכותית.

יצירת ערך על ידי שאילת השאלות הנכונות

כאשר גיליונות אלקטרוניים הומצאו לראשונה בשנות ה-70, ראיית חשבון הייתה מקצוע פופולרי שהתבסס בעיקר על חיבור מספרים על נייר. טעויות היו נפוצות, וקשה היה לאתר אותן. בסך הכל, ראיית חשבון כללה הרבה עבודה ידנית.

אז הגיע הגיליון האלקטרוני. אבל במקום להחליף רואי חשבון, גיליונות אלקטרוניים הפכו אותם ליקרי ערך יותר. עם אוטומציה של משימות מנהליות מסורבלות, רואי חשבון ומנהלי עסקים התחילו לשאול שאלות עמוקות יותר.

זה התחיל עם שאלות פשוטות כמו, "מה אם אשכור עוד עובדים? מה אם אגבה קצת פחות עבור המוצר שלי? מה אם אלווה יותר כסף?" ואז זה התרחב לשאלות כמו, "מה אם החברות האלה יתמזגו? איך צריך להיראות מבנה העסקה?"

קל לראות את היצירה הנפיצה של ערך, מונעת על ידי חשבונאות ופיננסים, מאותה נקודה והלאה. זה הוביל לשותפות הדוקה יותר בין "אנשי המספרים" למנהלי העסקים בכל ארגון.

לא מופרך לומר שהטכנולוגיה שהעלתה את תחום החשבונאות לרמה אחרת אולי הפכה את תפקיד ה-CFO לאוניברסלי, בעוד שקודם לכן הוא בקושי התקיים.
עבור רואה החשבון הפרטי בעל החשיבה קדימה, זה אומר שהם היו יותר מבוקשים ופתח את הדלת לכל מיני הזדמנויות קריירה חדשות.

כמקבילה למנהלי פרויקטים, אנחנו יכולים להסתכל על העלייה של Chief Transformation Officer.

אז, מהי הדרך ליצירת ערך גדולה יותר עבור מנהל הפרויקט?

חשבו על השאלות שנשאלות אתכם היום, הן מלמעלה והן מלמטה.

האם אנחנו פותרים את הבעיה הנכונה?

האם יש גישה טובה יותר לפתרון בעיה זו? למה? מהן האפשרויות שלנו? למה?

שאלות "מה אם" הן נקודת התחלה שמנחות אתכם למקום שבו ניתן לקבל "החלטות שמשנות". אנחנו יכולים לענות על שאלות אלה במהירות וביעילות באמצעות שילוב פשוט של גישות חשיבה עיצובית ובינה מלאכותית גנרטיבית.

איך זה מועיל לכם:

אם אינכם משתמשים לעתים קרובות בסוגי גישות אלה, ההתחלה עשויה להרגיש מאיימת. מנהלי פרויקטים רבים יחכו עד שהם יאלצו על ידי המנהל שלהם או ה PMO להשתמש בכלים וטכניקות ספציפיים אלה.

עד אז, אותם מנהלי פרויקטים יהיו בעמדת מרדף אחרי השינוי, במקום לנצל אותו עכשיו. לכן, בעוד שניסיון עם גישות אלה עוזר, אפילו רק לנסות אותן ללא ניסיון בכלל עשוי להניב תוצאה מועילה מיד – וביטחון רב יותר להמשך.

אל תחשבו יותר מדי על איך להתחיל עם בינה מלאכותית

כיום, ניהול פרויקטים עדיין מוכבד על ידי משימות מנהליות שבינה מלאכותית גנרטיבית מבטיחה להפחית או לבטל לחלוטין.

האימוץ היה איטי מהצפוי אך בוודאי יואץ ככל שהטכנולוגיה משתפרת.

לדוגמה, סקר ב ProjectManagement.com מצא שכמעט 60 אחוז מהמשיבים לא השתמשו בבינה מלאכותית גנרטיבית לרישום וארגון הערות פגישה, אך רוב הלא משתמשים אמרו שהם מתכננים לנסות בשלושת החודשים הקרובים.

ומחקר של PMI מראה שבעוד שרק 21% מהמשיבים משתמשים כיום בבינה מלאכותית, 82% מהמנהלים הבכירים מאמינים שבינה מלאכותית תשפיע על אופן ניהול הפרויקטים בארגון שלהם בחמש השנים הקרובות.

בוודאי, להיות מהנדס פרומפט מומחה הוא יתרון, אבל רק לדבר עם בינה מלאכותית גנרטיבית בדרך שלכם יכול להפוך אתכם למיודעים הרבה יותר מאשר אתם היום. יישום של מספר טכניקות פשוטות יכול באמת לקדם דברים.

קחו את הבעיה הדחופה ביותר שלכם בעבודה היום וכדי להגן על המידע הקנייני של הארגון שלכם – הפכו אותה לכללית.

נניח שאתם מיישמים מערכת CRM בארגון ממוקד פיננסים, וכולם מודאגים מהשינוי בחוויית הלקוח.
פשוט גשו ל GPT שאתם מרגישים הכי בנוח איתו ושאלו,

"מהן חמש הדאגות העיקריות שיש לארגונים פיננסיים עם יישומי CRM הקשורים לשינוי חוויית הלקוח?

עבור כל דאגה, ספר לי למה זה חשוב ומה רוב הארגונים עושים כדי להתמודד עם הדאגה."

זה נותן לכם נקודת פתיחה מצוינת לשיחה עם הבינה המלאכותית שבה תוכלו לחפור עמוק יותר – לחקור את הפרטים של כל דאגה, לנסות להגיע לתשובות שאתם חושבים שבעלי העניין שלכם עשויים לחפש.

כשאתם עוברים על התהליך הזה, חפרו עמוק בכל דבר שאינכם בטוחים לגביו. כשאתם חושבים שסיימתם, שאלו עוד כמה שאלות.

איך זה מועיל לכם:

מכיוון שהשתמשתם בבינה מלאכותית גנרטיבית ליצירת טיוטה ראשונה, לא רק שחסכתם זמן לכם ולבעלי העניין שלכם, אלא שתרגישו בטוחים יותר לגשת לבעלי העניין שלכם כדי להתמודד עם סוגיות עסקיות.

מקרה השימוש ב"הכנה" הזה הוא צעד גדול קדימה במסע מתאם משימות לשותף עסקי – וזה יכול לקרות במהירות.

למדו איך להשתמש בבינה מלאכותית גנרטיבית, בחינם עם מערכת המיומנויות הנכונה, אתם יכולים לעשות יותר מאי פעם כדי לעמוד בכל אתגר.

יישור קו עם בעלי עניין באמצעות יצירה משותפת

ברגע שיש לכם טיוטה ראשונה מוצקה, אתם יכולים לאסוף את המומחים הנכונים יחד, לאמת, לעדן ולהבהיר את הדאגות והפתרונות הנפוצים – להביא את כולם לאותו עמוד.

גישות החשיבה העיצובית שאתם יכולים כעת ליישם הן מטבען גנרטיביות, אבל הן בונות על הבסיס שהנחתם בשלב הקודם, מה שמיד "מעלה רמה" את השיחה.

על ידי אימות ופיתוח הרשימה של דאגות נפוצות באמצעות בינה מלאכותית, חסכתם לבעלי העניין שלכם שעות של זמן.

כעת, אספו את בעלי העניין שלכם כקבוצה, וקחו את הדברים צעד נוסף קדימה:

בטלו והוסיפו לטיוטת רשימת הדאגות שלכם.

הנקודה היא לא להיות 100% צודקים, אלא אולי 80%.

המטרה היא להניע שיחה שמגיעה לרשימה משותפת של בעיות ופתרונות.

חפרו עמוק יותר עבור אותם פריטים שלא מרגישים ממש נכון.

קבעו אם אתם מתארים אותם ברמת הפירוט הנכונה.

תרגיל קבוצתי פשוט בחשיבה עיצובית שאתם יכולים להשתמש בו כבר עכשיו הוא "חמשת ה-למה". טכניקה חוזרת זו כוללת שאילת "למה?" חמש פעמים.

התשובה ל"למה" החמישי אמורה לחשוף את שורש הבעיה וזהו ותעדפו את הדאגות הדחופות והחשובות ביותר.

טכניקת חשיבה עיצובית שאתם יכולים להשתמש בה לזה היא מטריצת תעדוף בעיות.

מטריצת תעדוף בעיות

• בטלו והוסיפו לרשימת הדאגות הטיוטה שלכם. המטרה אינה להיות 100% צודקים, אלא אולי 80%. היעד הוא להניע שיחה שמובילה לרשימה משותפת של בעיות ופתרונות.

• העמיקו בפריטים שלא מרגישים ממש נכונים. קבעו אם אתם מתארים אותם ברמת הפירוט הנכונה. תרגיל קבוצתי פשוט בחשיבה עיצובית שאתם יכולים להשתמש בו כרגע הוא "חמשת ה-למה". טכניקה חזרתית זו כוללת שאילת "למה?" חמש פעמים. התשובה ל"למה" החמישי אמורה לחשוף את שורש הבעיה.

• זהו ותעדפו את הדאגות הדחופות והחשובות ביותר. טכניקת חשיבה עיצובית שאתם יכולים להשתמש בה לזה היא מטריצת תעדוף בעיות.

אל תהפכו את התרגיל הזה לפורמלי מדי. פשוט נהלו את השיחה. ציינו את התרומה של כל משתתף. תנו להם לראות את היצירה המשותפת ולהרגיש בעלות. אז קחו את היצירה המשותפת הזו והפכו אותה לנראית לכל מי שהיא עשויה לעזור לו. צעדים אלה יגרמו לכולם להתיישר מהר יותר ובעלי העניין שלכם ירגישו שהובלתם אותם למסע להצלחה.

איך זה מועיל לכם: השיחות שלכם עם בעלי עניין יהיו יעילות ומשמעותיות יותר. ותרכשו ביטחון במיומנויות שלכם להנחות סדנאות יצירה משותפת גנרטיביות בעתיד.

היו נועזים

בדוח האחרון שלנו על אימוץ בינה מלאכותית בניהול פרויקטים, "יתרון המאמצים הראשונים", המחקר שלנו מראה כי אנשי מקצוע בתחום הפרויקטים המובילים את אימוץ הבינה המלאכותית הגנרטיבית (GenAI) כבר בונים מיומנויות קריטיות לעומת אלה בשלבים הראשונים של האימוץ.

המחקר מסיק כי אנשי מקצוע בתחום הפרויקטים צריכים להתנסות עם GenAI בפרויקטים והקשרים עסקיים שונים, וכן בפעילויות שונות במחזור חיי הפרויקט.

ניסיון של כלים וטכניקות חדשות עלול להרגיש לא נוח לרבים, אך בשנים הקרובות, פעולה ברמה זו תהיה תנאי בסיסי. התחלה עכשיו תשפיע באופן חיובי על הקריירה שלכם ותחסוך ל"אתם העתידיים" הרבה מתח.

לאחר שהתנסיתם ב prompting חשיבה עיצובית ויצירה משותפת, יהיה קל יותר לנצל את הכלים והטכניקות הגנרטיביות האלה בעבודה עתידית.

זכרו, הצלחה כמעט תמיד מגיעה מניסיון ולמידה; אף אחד לא מומחה לפני שהוא מתחיל 🙂