פרויקט חדש דומה להפלגה במים לא מוכרים. כל מנהל פרויקט ותיק יודע כי מדובר במסע רצוף באי-ודאות ואתגרים לא צפויים, כשהמפתח לפרויקט מוצלח טמון בין היתר, ביכולת ניהול סיכונים. במציאות העסקית הדינמית של היום כשהכל משתנה בקצב תדיר, ניהול סיכונים הפך ממתודולוגיה בסיסית ל"אומנות" של ממש.
מהי אומנות ניהול הסיכונים בפרויקטים, וכיצד מנהלי פרויקטים יכולים לרכוש מיומנות זו?
הבנת מהות הסיכון
סיכון, בתחום ניהול הפרויקטים, הוא גורם שיש להבין ולנהל. סיכון עשוי להקיף כל שלב בפרויקט והוא יכול להיות בלתי-צפוי, כשמרכיב עיקרי באומנות ניהול סיכונים היא לחזות את הבלתי-צפוי ולהתכונן מראש. כך לדוגמה, מנהל פרויקט יכול להעריך את מצב השוק ומצבה הפיננסי של החברה על מנת להעריך אם יהיה לו די תקציב לפרויקט ממושך. אם יש חשש כי התקציב שתוכנן לפרויקט ישתנה עם הזמן, חשוב שמנהל הפרויקט יכין "תוכנית ב'" – תוכנית מגירה של השגת היעדים בדרך חלופית הצורכת פחות משאבים, שימוש בפחות חברי צוות לפרויקט, ועוד.
באמצעות אימוץ חשיבה יצירתית ופרואקטיבית, מנהלי פרויקטים יכולים לזהות סיכונים פוטנציאליים בשלב מוקדם, ואפילו להפוך את מה שעלול להיתפס כאיום, להזדמנויות.
זיהוי והערכת סיכונים
הבסיס לניהול סיכונים יעיל טמון בזיהוי והערכת סיכונים פוטנציאליים מדויקים ככל האפשר. מנהלי פרויקטים צריכים לבצע ניתוח סיכונים מקיף, לסווג סיכונים ל"פנימיים" ו"חיצוניים", ולהעריך את סבירות ההשפעה הפוטנציאלית שלהם על הפרויקט. גישה מובנית זו מאפשרת לתעדף סיכונים ולהבטיח שהמאמצים ימוקדו בסיכונים הקריטיים ביותר.
ניטור ובקרה של סיכונים
המסע בפרויקט הוא דינמי ונתון לשינויים, בדומה למסעו של כריסטופר קולומבוס אשר גילה את יבשת אמריקה, בטעות, בעת שחיפש נתיב ימי להודו. קולומבוס הפך את ההחמצה לפוטנציאל של ממש, וכך גם מנהלי פרויקטים יכולים לעשות בעודם מנווטים בים של אי-ודאות. ניטור ובקרת סיכונים הוא כלי המאפשר להם להיות תמיד עם "היד על הדופק", להגיב באופן גמיש ואפקטיבי לשינויים בזמן אמת, ולהתאים במהירות את האסטרטגיות לשינויים הנדרשים.
תקשורת היא המפתח
תקשורת אפקטיבית היא המפתח לניהול סיכונים מוצלח. מנהלי פרויקטים צריכים ליצור קווי תקשורת שקופים מול הצוות ומול בעלי העניין ולא לחשוש מלהצביע על בעיות פוטנציאליות או סיכונים שעלולים להתעורר. דיאלוג פתוח מעודד שיתוף חששות, העלאת תובנות ופתרונות יצירתיים לסיכונים פוטנציאליים, כמו גם ומטפח סביבה שיתופית שבה כולם מכוונים לאתגרים האפשריים של הפרויקט.
למידה מניסיון
על אף שכל פרויקט הוא מסע ייחודי, וכל פרויקט כולל את מערך הסיכונים שלו, למידה מבעיות וסיכונים שחוויתם בפרויקטים קודמים היא כלי אפקטיבי וחשוב. על כן אין לוותר על כך, ולרתום את הניסיון בניהול פרויקטים קודמים לפרויקט הנוכחי, וגם לאלו הבאים. אומנות ניהול סיכונים מאפשרת למנהלי פרויקטים ללהטט בין אתגרים, בעיות וסיכונים שונים ולהבטיח שיעשו את הטוב ביותר כדי להתמודד עם כל אלו בהצלחה.