הרבה מעבר למשברים שצצים במהלך ניהול פרויקט, ישנם משברים חיצוניים שאינם קשורים לפרויקט באופן ספציפי אולם משפיעים עליו באופן ישיר.
כך למשל, בזמן מלחמה. בימים האחרונים המציאות שלנו הוכתה וטולטלה באופן דרמטי. הביטחון הקיומי שלנו עורער על ידי גורמי טרור נפשעים. ספגנו ועודנו סופגים מכה קשה וכואבת, ועם זאת, החיים מראים לנם שהם חזקים מהכל.
אנשי מילואים רבים גויסו למלחמה בעזה. ביניהם גם מנהלי פרויקטים אשר היו אחראיים על ניהולו של פרויקט מהותי, זה או אחר. חלק מהפרויקטים חיוניים ובלתי ניתנים לעצירה, כגון: פרויקטים בתחום הביטחון, הרפואה, המזון, התשתיות, הבנייה, ועוד. כאשר מנהל פרויקט נדרש להתפנות מעבודתו, הדבר יוצר משבר משני שיש להתמודד איתו באופן מידי ואפקטיבי, על מנת להבטיח כי הפרויקט החיוני ימשיך ויתקדם.
כיצד מנהלים פרויקט בזמן משבר?
כשמנהל הפרויקט לא יכול להמשיך בעבודתו, כל המשאבים הפנימיים מנותבים מחדש, הצוותים נדרשים להעריך מחדש את המשאבים העומדים לרשותם (האם יש סגן למנהל הפרויקט? האם יש מי שיחליפו בתקופה זו, או האם על הצוות לחלק את המשימות שנותרו בינם לבין עצמם?) – בהתאם לתשובות, הם יכולים להיערך מחדש לניהול הפרויקט עצמו.
בין אם יש למנהל הפרויקט מחליף ובין אם הצוות עצמו לוקח את המושכות וממנה חבר צוות שינהל את הפרויקט, על המנהל המחליף להעריך מחדש אילו תוצרים ניתן להשיג בנסיבות הנתונות.
כדי להפחית את הסיכונים לפרויקט ככל האפשר, ולשמור על הפרויקט שלכם על המסלול, ישנם מספר צעדים שניתן לנקוט:
לפני המשבר
העניין עם משברים הוא, שהם כמעט תמיד מתרחשים במפתיע, כשאתם לא מוכנים להם כלל. זו הסיבה לכך, שבניהול פרויקטים חיוניים ומשמעותיים, חשוב תמיד למנות מראש סגן מנהל פרויקט שיעבוד בצמוד למנהל הפרויקט ויידע היכן הדברים עומדים בכל רגע נתון. כך, במידה ומנהל הפרויקט ייאלץ לעזוב מסיבה כלשהי, סגן המנהל שיחליף אותו יהיה כבר בתוך העניינים. הבעיה היא, שזה לא תמיד אפשרי. תפקיד סגן מנהל מצריך משאבים נוספים, אשר לא תמיד ניתן לנתב לפרויקט. במקרה כזה, חשוב לערב את חברי הצוות כל האפשר בתמונה המלאה, כדי שיבינו כיצד הכל מתחבר יחד, מעבר למשימות הפרטניות של כל אחד מהם בפני עצמו.
ניהול סיכונים
בכל ניהול פרויקט קיים מרכיב חשוב של ניהול סיכונים. כחלק מכך, יש ליצור תוכנית תגובה יעילה מראש, המבוססת על אפשרויות של שינויים בכוח האדם בפרויקט.
התוכנית צריכה להיות אסטרטגית, מפורטת ולכלול את הנקודות הבאות:
- תיאור הסיכון האפשרי
- סבירות/הסתברות להתרחשות הסיכון במהלך הפרויקט
- השפעת הסיכון על הפרויקט
- תגובה נדרשת להפחתת הסיכון
- גורם אחראי חלופי למנהל הפרויקט אם ניתן
- תגובה למשבר
תגובות לשינויים לא צפויים בפרויקט
משברים בניהול פרויקטים לא בהכרח קשורים למנהל הפרויקט, ישנם שינויים אחרים רבים, בלתי צפויים, שעלולים להתרחש ולהשפיע על הפרויקט כולו
מנהלי פרויקטים עשויים להידרש לקבל החלטות כשאין בידיהם את כל הנתונים, ולהתמודד עם המצב כשיש בידם נתונים לא שלמים או כאלו המשתנים במהירות. ככל שמנהל הפרויקט מבצע הערכת סיכונים ראשונית מהירה יותר, כך צוות הפרויקט יהיה מוכן טוב יותר ליישם תוכניות מגירה ולקבל את ההחלטות המושכלות והיעילות שיניעו את הפרויקט קדימה.
בעיות בלוחות הזמנים
אחד הסיכונים הנפוצים ביותר-שמנהלי פרויקטים מתמודדים איתם, הוא עיכוב בלוחות הזמנים של הפרויקט.על מנת למנוע עצירה מוחלטת של הפרויקט, בדקו את לוח הזמנים אחת למספר ימים וקבעו אם יש אפשר לייעל את העבודה ולקצר את הזמנים שנקבעו מראש. בדרך זו תוכלו לשמור לעצמכם "זמן אקסטרה" למקרה שיהיו עיכובים לא צפויים בהמשך. כמו כן, הכינו תוכנית מגירה במסגרת ניהול הסיכונים שלכם, הכוללת אסטרטגיות חלופיות למקרים שבהם משימות מסוימות בפרויקט יתעכבו יותר מהצפוי.
היו סובלניים ואל תאבדו את העשתונות
בתקופה זו במיוחד, כשאנחנו נמצאים באי-ודאות מטלטלת, יש לשמור על אורך רוח, סובלנות לאחר וחוסן נפשי. האתגר הגדול ביותר שמנהלי פרויקטים נתקלים בהם בעתות משבר, הוא לאזן בין לחצי העבודה והלחצים הביתיים, ואין חשוב מטיפול באיזון זה. לפני שאתם מנהלים את הפרויקט עליכם להיות מסוגלים לנהל את עצמכם ולעשות זאת באופן הטוב ביותר. כשתצליחו בכך, כל היתר יראה פשוט יותר.