רקע
בכל ארגון בארץ ובעולם קיימים פרויקטים בגדלים וסוגים שונים. בתקופה האחרונה תפקיד ה – PMO תפס תאוצה לאור העובדה שקיימות פונקציות רבות באירגונים בניסיון לקדם את אותם פרויקטים.
על פי מחקר של PM Solutions ו-Gantthead, רק ל-48% מהחברות גדולות בארצות הברית היו PMO בשנת 2000. בשנת 2012, אחוז זה כמעט הוכפל ל-87%.
השאלה היא למה? מה הערך שמספק ה- PMO לארגונים בהם הוא נמצא? מה תפקידו בפועל? מה הם סוגי ה- PMO הקיימים בשוק? מה הן מחויבויות מנהלי הפרויקטים כלפי ה- PMO?
נעשה קצת סדר…
הערך שמספק ה- PMO לארגונים
- מיישם ומשפר את תהליכי ניהול הפרויקטים/תוכניות ליבה בארגון.
- ה – PMO משפר את תהליך תכנון המשאבים והתחזיות הפיננסיות.
- מטמיע ומשפר את כלי הניתוח הדיווח וכלי לוח מחוונים על הפרויקטים.
- מיישם ומשפר את תהליכי הממשל.
- מיישם ומשפר את תהליך מדידת הביצועים.
מה הם סוגי ה- PMO השונים?
ה – PMBOK מגדיר 3 סוגים של PMO:
- PMO "תומך": ה- PMO מעניק יעוץ למנהלי הפרויקטים על ידי אספקת מתודולוגיה, מידע ולקחים מפרויקטים אחרים. ל- PMO "תומך" יש דרגת שליטה יחסית נמוכה.
- PMO "מבקר": בנוסף מלספק תמיכה, ה- PMO דורש שגרות ניהול ממנהלי הפרויקטים באמצעים שונים. ל- PMO "מבקר" יש דרגת שליטה בינונית.
- PMO "מנהל": ה- PMO כבר לא רק תומך ומבקר אלא לוקח שליטה על הפרויקט על ידי ניהול ישיר. ל- PMO "מנהל" יש דרגת שליטה משמעותית.
איפה ממוקם ה – PMO במבנה הארגוני?
מיקום ה- PMO בתוך המבנה הארגוני תלוי בסוג PMO.
אם ה- PMO הוא "תומך" או "מבקר", הוא ישמש כיד ימינו שלל המנהל הכללי של הארגון וילווה את מנהלי הפרויקטים היושבים בתחומי DELIVERY השונים. (תרשים א')
אם מדברים על PMO "מנהל", הוא יישב מתחת למנהל הכללי וינהל בצורה ישירה את מנהלי הפרויקטים של הארגון. (תרשים ב')
תרשים א' – מיקום של PMO "תומך" או "מבקר"
תרשים ב' – מיקום של PMO "מנהל"
אז מה עושה ה- PMO באופן קונקרטי?
- קובע ומיישם מתודולוגיה, מדיניות, נהלים, תבניות ותקנים לניהול פרויקטים בארגון.
- מבקר על ביצועי הפרויקטים/תוכניות של הארגון.
- אימון ומנטורינג למנהלי הפרויקטים.
- משיק את הפרויקטים ואת התוכניות של הארגון החוצה.
- מתאם את משאבים הרוחביים בין הפרויקטים בארגון.
- אחראי על סגירת הפרויקטים והתוכניות.
- מייצר תמונת סטאטוס רוחבית של הפרויקטים ומשקף אותה למנהלי הארגון.
- מלווה את מנהל הפרויקט בניהול סיכונים, תקציב, רכש, זמנים וכו'.
מה מחויבויות של מנהל הפרויקט כלפי ה- PMO?
שיתוף פעולה בין ה- PMO ובעלי העניין השונים ישפיעו על הצלחת הפרויקטים השונים ובכך להצלחת הפעילות של הארגון. כאשר ה-PMO ומנהל הפרויקט מיושרים וממוקדים באותם יעדים, הם מובילים את הארגון לאותן מטרות. קיום צוותים ושירותים מאוחדים משנה בסופו של דבר את הדרך שבה ארגונים עובדים ומשפיעה לטובה על שביעות רצון הלקוחות. ולכן, מנהל פרויקט שעובד היטב עם PMO חייב:
- להבין את סוג ה- PMO איתו הוא עובד ואת תפקידו.
- להיות עם ראש פתוח.
- להסתכל על התמונה הגדולה.
- להכיר ב- PMO מוקד ידע לניהול פרויקטים בארגון ולפעול על פי הנחיותיו.
באיזה שלב בחיי הפרויקט, ה – PMO מעורב?
לא משנה מה סוגו של PMO בארגון (תומך, מנהל או מבקר), ה- PMO מעורב משלבים הייזומיים הראשונים עד סגירת הפרויקט וביצוע הפקת לקחים.
לסיכום
גודל הארגון ורמת המורכבות של הפרויקטים דורש שתפקיד ה-PMO יהיה חבר צוות משמעותי בהנהלה. מיקומו היררכי הזה מקנה לו השפעה רבה, לא רק ניהולית אלא גם אסטרטגית.
בכל דיון הנהלה, על ה-PMO להציג את המשמעויות של החלטות שונות, נתונים וחוות דעת לגבי המשמעויות השונות ולקדם את האסטרטגיה הארגונית ככל הניתן בהתאם לחזון הארגון.