כלים ושיטות

PMBOK^®

PMBOK^® (ראשי תיבות של: Project Management Body of Knowledge, (תרגום: גוף הידע לניהול פרויקטים) הוא מכלול של עקרונות והנחיות תקניות לניהול פרויקטים.
חשוב לציין ש ^®PMBOK – אינו מתודולוגיה נפרדת, אלא תפיסה אשר מגדירה סטנדרט ועקרונות מרכזיים, תהליכים ומונחים המשמשים בניהול פרויקטים. על ידי שימוש בעקרונות ה –^®PMBOK מנהלי פרויקטים יכולים ליישם את המרכיבים היסודיים המשמשים כבסיס בשיטת הניהול שלהם או במסגרת יישום מתודולוגיות אחרות מתחום ניהול הפרויקטים כגון: Waterfall, Scrum ,Agile ו-.Kanban

התפיסה, העקרונות והשיטות מפורטות במדריך ה- ^®PMBOK אשר נכתב ע״י PMI העולמית וכיום מונגש בשפה העברית.

חשוב לזכור כי כל פרויקט הוא עולם ומלואו עם מאפייניו היחודיים ולכן מנהל פרויקט אשר רוצה להביא למועילות מיטבית בתהליך הביצוע ולמקסם את איכותו של התוצר הסופי, ישאף לשלב רכיבים משיטות שונות. לפיכך ניתן ליצור אסטרטגיה מותאמת המשלבת את הגמישות של Agile או המסגרת המבנית של Scrum או המערכת לניהול ויזואלי של Kanban והשלבים הרצופים של Waterfall , תוך השימוש בעקרונות היסודיים של PMBOK^®– גישה זו תבטיח ביצוע מיטבי לאורך הדרך.

Waterfall

מתודולוגיית מפל המים היא שיטה קלאסית לניהול פרויקטים והיא נפוצה בתחום הפיתוח של מערכות תוכנה ובתחום ההנדסה. השיטה מתבססת על תהליך שיטתי ולוגי לפיו קידום הפרויקט מתבצע שלב אחרי שלב כמו במפל שנשפך. בשיטה זו מתכננים את כל הפרויקט מראש ובצורה מדויקת. השלבים העיקריים בשיטה הם: איסוף וניתוח דרישות, תכנון, מימוש, בדיקה, הפצה ותחזוקה שוטפת.

מתודולוגיית מפל המים מתאימה לפרויקטים עם מועד קפדני, תקציב מוגבל והיקף קבוע. עם זאת, ישנם חסרונות, כמו התארכות התהליך, המורכבות שלו והיעדר הגמישות שמאפיינת אותו.

ההסמכה הגבוהה ביותר בתחום זה היא PMP – Project Management Professional.

Agile

מתודולוגיה זו משלבת ביעילות אסטרטגיות מגישות רבות בצורה הניתנת להתאמה. השיטה נועדה לאפשר רמת גמישות גבוהה יותר בניהול פרויטקים.

ארגונים המאמצים מתודולוגיה זו מבינים את החשיבות הרבה של יציאה מוקדמת ומהירה לשוק, מספקים ערך ללקוחותיהם מהר יותר, בצורה אפקטיבית יותר תוך התאמות חוזרות ונשנות בהתאם לאיסוף נתונים המתבצע במקביל.

לפי מודל זה, ניתן לממש את הפרויקט תוך התאמה שוטפת של שיטת הביצוע תוך כדי התקדמות.

השיטה מציעה לפרק את הפרויקט לשלבים קטנים, לשתף את הלקוח במעלה הביצוע, במקום לתכנן את המוצר הסופי מראש עם יכולת מוגבלת לביצוע שינויים אחרי שהפרויקט החל.

הדרגה הגבוה ביותר למומחה בשיטה זו נקראת  Agile Leader

SCRUM

Scrum היא גם גישת ניהול פרויקטים המאפשרת לצוותים לשתף פעולה ולספק מוצרים באיכות גבוהה ובצורה יעילה באמצעות 3 עקרונות מרכזיים: שקיפות, בקרה מתמשכת, התאמה תוך כדי תנועה.

לפי שיטה זו העבודה מחולקת למחזורים קצרים הנקראים “ספרינטים”, שבדרך כלל אורכים  1-2 שבועות. במסגרת השיטה, ממפים את המאמצים המרכזיים,  מגדירים ומתעדפים את המשימות ובמסגרת הזמן הנתונה מקדמים אותן לפי סדר הדחיפות והחשיבות באמצעות ריכוזי מאמץ (כל הצוות, בזמן מוגדר, מהתחלה ועד הסוף). לאחר השלמת המשימה מבוצע תהליך תחקור ובקרה – הכל כדי לבצע מקצה שיפורים בטרם ממשיכים למשימה הבאה.

השימוש במתודולוגיה זו כיום נעשה בתחומים כמו:  מחקר, מכירות, שיווק,, ITטכנולוגיות מתקדמות שונות.

הדרגה הגבוהה ביותר למומחה בשיטה זו נקראת  Scrum Master

Lean

Lean היא גישת ניהול פרויקטים שמקורה בתחום הייצור. בשיטה זו יש מיקוד במיקסום הערך, תוך מזעור ״הפסולת״.

עם השקת השיטה, המונח ״פסולת״ התייחס להפחתת הפסולת הפיזית בתהליך הייצור, אך כיום הוא מתייחס גם לתהליכים במימוש הפרויקט אשר גורמים לפרויקט להיות מורכב וגורמים לדחיית השקת התוצר שאותו הפרויקט מקדם.

 Six Sigma

מתודולוגיית ניהול פרויקטים ה-Six Sigma  מתבססת על נתונים ומספקת כלים וטכניקות להגדרה והערכה של כל שלב בתהליך. היא מספקת שיטות לשיפור היעילות במבנה העסק, לשיפור איכות התהליך ולהגברת הרווחים.

באמצעות מתודולוגיה זו ניתן ליצר תהליכים חדשים או להביא לאופטימיזציה ושיפור של תהליכים קיימים. השיטה מחלקת את התהליך לשלבים הבאים: הגדרה ( (Define, מדידה (Measure) , ניתוח (Analyze) , שיפור (Improve) , שליטה (Control) – או בראשי תיבות DMAIC.