מני דלל
העידן הטכנולוגי הנוכחי מאפשר להגיע לפסגות חדשות שחלקן היו לא אפשריות למימוש עד לפני מספר שנים.
דוגמה טובה לכך, היא הבינה המלאכותית (AI).
אנו נמצאים בתקופת זמן שבה כמעט מדי שבוע עולות לכותרות ידיעות על כלי AI בעלי יכולות חדשות/משודרגות, שניתן לבצע בהם שימוש חלקי/מלא באופן מיידי או תוך פרק זמן קצר.
מגמה זו אינה פוסחת על מנהלי פרויקטים, שנחשפים מדי יום לכלים ומודלים נוספים שעומדים עבורם לעזר בעבודתם השוטפת, זאת במטרה לשפר את ביצועי הפרויקט, לחסוך זמן ומשאבים ולהגיע לתוצאות איכותיות יותר.
דוגמאות מעשיות לשימוש ב-AI בניהול פרויקטים
במסגרת הרצאה שהעברתי החודש למנהלי פרויקטים באוניברסיטת בר אילן, הדגמתי מספר אפשרויות בהן הם יכולים להיעזר במודלי AI, כגון:
📌 כתיבת מייל מקצועי המיועד לבעלי העניין בפרויקט, המייל מתמקד בצורך במיקוד וביצוע סדר עדיפות וכלל מספר הצעות שיאפשרו למנוע את תופעת Scope creep (הרחבת תכולת הפרויקט בצורה לא מבוקרת).
📌 חישוב עלויות איכות בפרויקט והמלצה על דרכי פעולה אפקטיביות.
📌 בחינת כדאיות כלכלית של פרויקטים.
מנהלי פרויקטים שמעוניינים לרתום את מודלי ה-AI כדוגמת ChatGPT, Claude וכד' לעבודתם השוטפת, נדרשים להכיר את יתרונות וחסרונות המודלים, ובעיקר לדעת לכתוב את ה- Prompt (הנחייה לביצוע) המתאים בצורה הנכונה שתאפשר לקבל תוצאה מקצועית, מדויקת ואמינה. מניסיון אישי, לעיתים נדרש להשקיע לא מעט זמן כדי להגיע ל-Prompt המדויק, אך מרגע שתגיעו אליו, תוכלו להשתמש בו פעמים רבות, תוך התאמות קלות.
הדמיית שיחות מורכבות/קשות עם עובדים
הופק ע"י מני דלל באמצעות בינה מלאכותית
אחד היתרונות המשמעותיים של שימוש במודלים של AI הוא היכולת לסייע למנהלי פרויקטים, ולמנהלים בכלל, בהדמיית שיחות ומצבים מורכבים עם עובדים. הדבר נעשה באמצעות סימולציות וירטואליות.
במאמר זה, אביא דוגמה מפורטת הכוללת את ה- Prompt שכתבתי לביצוע סימולציה לניהול שיחה קשה/מורכבת. סימולציה זו מדמה שיחה בין מנהל פרויקט ובין עובד ותיק, בעל ידע מקצועי, שביקש לקבל חלק מסמכויותיו של עובד אחר בפרויקט.
במסגרת השיחה, רמז העובד על אפשרות שיעזוב את מקום העבודה במידה ומנהל הפרויקט לא יענה לבקשתו, (בהתאמות קלות ניתן לשנות את נושא הסימולציה ולהתאים אותה לנושא אחר שאתם מעוניינים לתרגל, אפשר לסמלץ שיחה שבה העובד מבקש לעלות את שכרו ואף לשנות את משחק התפקידים בסימולציה)
שלבי ביצוע הסימולציה
📌 יש לתת למודל הקשר וחיבור למשימה המבוקשת. הנחיתי את המודל שיפעל כמרצה בכיר בתחום ניהול פרויקטים, אשר בקיא בספרות המקצועית המעודכנת (ציינתי שגם לי יש רקע דומה, הדבר תרם לקבלת תשובות מדויקות יותר במהלך הסימולציה).
📌 יש להסביר למודל את המשימה בפירוט, להסביר לו את חלוקת התפקידים בסימולציה (איזה תפקיד הוא מבצע ואיזה אני), לשאול אותו לגבי המוכנות שלו לביצוע המשימה, ולציין שאם משהו לא ברור לו, שישאל לפני שמתחילים.
📌 יש לבצע את הסימולציה ולאתגר את המודל במהלך השיחה, כפי שניתן לראות בצילומי המסך המצורפים.
המודל שבו נעזרתי לביצוע הסימולציה הוא chatgpt4o (גרסת מודל מתקדמת יחסית נכון להיום) להלן ה- Prompt שנכתב למודל:
"אתה ואני מרצים בכירים ובעלי ניסיון רב בתחום ניהול פרויקטים. קראנו את pmbok 6 וגם את pmbok 7 ואני רוצה שנבצע סימולציית שיחה מורכבת של מנהל פרויקט עם איש צוות שלו. בסימולציה, חלוקת התפקידים היא כזו: אני העובד ואתה המנהל.
הסימולציה מתארת מצב שבו עובד מקצועי וחשוב בצוות נכנס למשרד מנהל הפרויקט ומבקש לקבל סמכויות של עובד אחר . אני רוצה לחדד את תפקידך בסימולציה: תתנהג כמנהל פרויקט שצריך להגיב לבקשה של עובד חשוב, להגדיל את סמכויותיו על חשבון עובד אחר. התייחס בצורה מקצועית לבקשה תוך שמירה על האינטרסים הכוללים של הפרויקט והצוות.
נתח את הבקשה, ושקול את היתרונות והחסרונות של שינוי חלוקת הסמכויות. היה פתוח לקיים דיאלוג ודיון עם העובד על מנת להגיע להבנה טובה יותר של הרקע והצרכים שלו. שקול דרכים אפשריות לייעל תהליכים ולשפר שיתוף פעולה במסגרת חלוקת התפקידים הנוכחית, לפני שינוי סמכויות. נסה לפעול למציאת פתרון מקצועי.
נא שים לב – יש להתקדם בכל פעם שלב אחד בשיחה, כלומר, כל פעם רק מישהו אחד מדבר. אתה תתחיל כמנהל, אמור לי שלום, ולאחר שאני אגיב בתורי, תוכל לחזור להגיב כמנהל. בצורה הזו נוכל לקיים דיאלוג טבעי ומדורג. הסימולציה צריכה להתנהל שלב אחר שלב, כל אחד ידבר בתורו . אם משהו לא ברור, שאל אותי לפני שנתחיל".
להלן תצלומי מסך עיקריים מביצוע הסימולציה:
1.
2.
3.
4.
בשלב הזה בחרתי לסיים את הסימולציה ולבקש מהמודל 5 תובנות עיקריות מתפקידו כמנהל:
סימולציה מעין זו שהדגמתי, (יכולתי להרחיב ולאתגר עוד יותר את המודל) יכולה לאפשר למנהלי פרויקטים מתחילים, אך גם מנוסים, להתנסות בניהול שיחה רגישה/מורכבת בסביבה וירטואלית בטוחה, ללא השלכות אמיתיות. מנהלי פרויקטים יכולים לתרגל גישות שונות, לקבל משוב מיידי ולהפיק לקחים חשובים לשיפור מיומנויות הניהול והתקשורת שלהם.
על מנת להפיק תועלת מירבית מביצוע סימולציות משולבות מודלי AI, המדמות שיחות מורכבות/קשות בארגון, אמליץ לפעול עפ"י השלבים הבאים:
הגדרת מטרות
קבע מראש את המטרות והמצבים שברצונך לסמלץ, כמו ניהול קונפליקטים, משא ומתן או העברת מסרים קשים.
בחירת פלטפורמה
בחר בפלטפורמת AI מתאימה המאפשרת ביצוע סימולציות איכותיות.
תרגול והפקת לקחים
הגדר Prompt מתאים ובצע סימולציות באופן שיטתי, נתח את התוצאות, זהה חוזקות וחולשות והפק לקחים לשיפור עתידי.
שילוב בתהליכי למידה
שלב את הסימולציות בתהליכי הלמידה והפיתוח המקצועי של מנהלי הפרויקטים בארגון.
לסיכום
הבינה המלאכותית מהווה כלי רב-עוצמה לסימולציות שיחות וירטואליות עם עובדים ובכלל. סימולציות אלו מאפשרות למנהלים ולעובדים להתנסות בבטחה, ללמוד ולשפר את מיומנויותיהם וללא סיכונים. על ידי שילוב נכון של סימולציות AI בתהליכי הלמידה וההתפתחות המקצועית, ארגונים יכולים להעצים את יכולות הניהול של צוותי הפרויקטים שלהם ולהגביר את סיכויי ההצלחה של פרויקטים עתידיים.
אסיים עם תפילה להחזרת החטופות והחטופים לביתם בשלום, במהרה.
הכותב הוא סא"ל במיל', מנהל יחידת תעשייה וניהול בבית החולים איכילוב, דירקטור לתחום האקדמי והאו"ש בסניף הישראלי של עמותת PMI , מרצה בקורס ניהול פרויקטים בבית הספר להייטק באוניברסיטת בר אילן ובבית הספר ללימודי תעודה במכללת Hit