דניאל פאל, ראש תחום PMO בעמותת PMI ישראל
לפני כחודשיים הוקם תחום חדש בעמותת PMI ישראל: תחום PMO.
בכל ארגון בארץ ובעולם קיימים פרויקטים בגדלים וסוגים שונים. בתקופה האחרונה, תפקיד ה-PMO (Project Management Officer) תפס תאוצה לאור העובדה שקיימות פונקציות רבות בארגונים בניסיון לקדם את אותם הפרויקטים. על פי מחקר של PM Solutions ו-Gantthead, רק ל-48% מהחברות גדולות בארצות הברית היה PMO בשנת 2000. בשנת 2012, אחוז זה כמעט הוכפל, ל-87%.
השאלה היא למה? מה הערך שמספק ה- PMO לארגונים בהם הוא נמצא? מה תפקידו בפועל? מה הם סוגי ה- PMOים הקיימים בשוק? מה הן מחויבויות מנהלי הפרויקטים כלפי ה- PMO? בואו נעשה קצת סדר ונבין מה זה PMO.
הערך שמספק ה-PMO לארגונים
זכות הקיום של שירות כל שהוא תלוי קודם כל בערך שהוא מספק ללקוחות שלו. ולכן, מאוד חשוב להבין מה הערך שה – PMO מספק לשותפים שלו.
ראשית, ה- PMO מיישם ומשפר את התהליכים לניהול הפרויקטים ולניהול תוכניות ליבה של הארגון. לא מספיק שתהיה מתודולוגיה בארגון, חייב גוף שמטמיע אותה. וה- PMO מטפל בזה.
כמו כן, ה- PMO משפר את תהליך תכנון המשאבים והתחזיות הפיננסיות בזכות הראייה הכוללת שלו. מנהלי הפרויקטים והמנהלים שלהם יוכלו לקבל התראות מוקדמות לסיכונים פיננסיים הפוטנציאליים.
ה- PMO בונה את הכלים הנדרשים (כלי הניתוח, כלי הדיווח וכלי לוח מחוונים) שיאפשרו להנהלה לראות תמונה אינטגרטיבית של מצב הפרויקטים בארגון.
בנוסף, ה- PMO מיישם ומשפר את תהליך מדידת הביצועים ומרים דגל כאשר הוא מזהה סיכונים שיכולים לפגוע במטרות הפרויקט.
כאשר יודעים עד כמה ניהול הפרויקטים הוא תחום מאתגר מאוד, איזה ארגון לא ירצה לקבל שרות כזה?
סוגי ה- PMO השונים
הצורך ב- PMO משתנה בין ארגון לארגון. ולכן, קיימים 3 סוגים עיקריים של PMO לפי ההגדרה של ה- PMBOK:
🔸 PMO "תומך": ה-PMO מעניק יעוץ למנהלי הפרויקטים על ידי אספקת מתודולוגיה, מידע ולקחים מפרויקטים אחרים. ל- PMO "תומך" יש דרגת שליטה יחסית נמוכה.
🔸 PMO "מבקר": בנוסף מלספק תמיכה, ה-PMO דורש שגרות ניהול ממנהלי הפרויקטים באמצעים שונים. ל- PMO "מבקר" יש דרגת שליטה בינונית.
🔸 PMO "מנהל": ה-PMO לא רק תומך ומבקר אלא לוקח שליטה על הפרויקט על ידי ניהול ישיר. ל- PMO "מנהל" יש דרגת שליטה משמעותית.
מיקום ה- PMO במבנה הארגוני
מיקום ה- PMO בתוך המבנה הארגוני תלוי בסוג ה- PMO.
אם ה- PMO הוא "תומך" או "מבקר", הוא ישמש כיד ימין למנהל הכללי של הארגון וילווה את מנהלי הפרויקטים היושבים בתחומי DELIVERY השונים. (איור א')
אם מדברים על PMO "מנהל", הוא יישב מתחת למנהל הכללי וינהל בצורה ישירה את מנהלי הפרויקטים של הארגון. (איור ב')
איור א' – מיקום של PMO "תומך" או "מבקר":
איור ב' – מיקום של PMO "מנהל":
פעולות ה- PMO באופן קונקרטי?
🔸 קובע ומיישם מתודולוגיה, מדיניות, נהלים, תבניות ותקנים לניהול פרויקטים בארגון.
🔸 מבקר על ביצועי הפרויקטים/תוכניות של הארגון.
🔸 אימון ומנטורינג למנהלי הפרויקטים.
🔸 משיק את הפרויקטים ואת התוכניות של הארגון החוצה.
🔸 מתאם את משאבים הרוחביים בין הפרויקטים בארגון.
🔸 אחראי על סגירת הפרויקטים והתוכניות.
🔸 מייצר תמונת סטאטוס רוחבית של הפרויקטים ומשקף אותה למנהלי הארגון.
🔸 מלווה את מנהל הפרויקט בניהול סיכונים, תקציב, רכש, זמנים וכו'.
הקשר בין מנהל הפרויקט ל– PMO?
שיתוף הפעולה בין ה- PMO ובעלי העניין השונים ישפיעו על הצלחת הפרויקטים השונים ובכך להצלחת הפעילות של הארגון. כאשר ה- PMO ומנהל הפרויקט מיושרים וממוקדים באותם יעדים, הם מובילים את הארגון לאותן מטרות. קיום צוותים ושירותים מאוחדים משנה בסופו של דבר את הדרך שבה ארגונים עובדים ומשפיעה לטובה על שביעות רצון הלקוחות.
ולכן, מנהל פרויקט שעובד היטב עם PMO חייב להיות עם ראש פתוח ולהכיר ב- PMO מוקד ידע לניהול פרויקטים בארגון ולפעול על פי הנחיותיו. חשוב גם להבין את סוג ה- PMO איתו הוא עובד ואת תפקידו: האם הוא PMO תומך? מבקר? או מנהל?
שלבים בחיי הפרויקט שבהם ה- PMO מעורב:
לא משנה מה סוגו של PMO בארגון (תומך, מנהל או מבקר), ה- PMO מעורב משלבי ייזום הראשונים עד סגירת הפרויקט וביצוע הפקת לקחים. במילים אחרות, ה- PMO מלווה את מנהל הפרויקט ואת מנהלים הבכירים של הפרויקט מקצה לקצה ודואג במהלך כל הדרך שלא מפספסים היבטים חשובים מבחינת מתודולוגיה.
לסיכום
ערך המוסף שמספק ה-PMO לארגון הינו משמעותי. כל ארגון בעל פרויקטים רבים חייב PMO שיביא את המתודולוגיה ואת הסדר הנדרש כדי להצליח בפרויקטים.
זאת הסיבה ש-PMI ישראל פותח תחום ייעודי חדש בתוך העמותה במטרה לעזור לכל הארגונים בארץ להקים PMO או לשדרג אותו במקרה וכבר קיים כדי שיביא את הערך המקסימלי לכל העוסקים בניהול פרויקטים.