הדינמיות והתחרותיות הגבוהה בשוק הגלובלי מחייבות מנהלי פרויקטים לחרוג מדפוסי חשיבה מסורתיים. המרצים במושבי הכנס השנתי ה-22 של PMI התייחסו לאתגרים עכשוויים שניצבים לפתחם של מנהלי פרויקטים ולפתרונות חדשניים העומדים לרשותם
למעלה מאלף משתתפים הגיעו למלון דיוויד אינטרקונטיננטל בתל-אביב, לכנס PMI ישראל ה-22, שעמד בסימן: "ניהול פרויקטים – הדור הבא". אחת ממטרותיו העיקריות של הכנס הייתה חשיפת מנהלי פרויקטים ובעלי זיקה לתחום לגישות וכלים חדשניים בעולם ניהול הפרויקטים הגלובלי.
סימן היכר של העידן הנוכחי הוא אימוץ הולך וגובר של עקרונות ניהול אג'יליים בקרב מנהלי פרויקטים בשלל ענפים. עקרונות אלה מאפשרים גמישות רבה יותר בניהול פרויקטים והתמודדות משופרת עם סיכוני ואילוצי השוק ועם דרישות פנים-ארגוניות.
במושבים השונים שהתקיימו הציגו מומחים ומנהלי פרויקטים בארגונים לקחים מפרויקטים שניהלו, לצד כלים אג'יליים עדכניים שהם מיישמים.
מושב בינלאומי. יו"ר: מושיק שיר, סגן נשיא לשיווק, PMI ישראל
המושב התמקד במעבר מגישת "הדור הישן" בניהול פרויקטים לגישת "הדור החדש", ברמה העולמית. מעבר זה מתבטא גם בהבדלים שבין מנהלי פרויקטים ותיקים האוחזים בגישה המסורתית למנהלי פרויקטים צעירים שמביאים איתם דפוסי חשיבה ופעולה אג'יליים.
חיים דויטש, מנכ"ל חברת Agile Spirit, עסק בשאיפה לחזק את חסינותם של ארגונים ופרויקטים אל מול סיכונים ושינויים לא צפויים המוכתבים ע"י השוק. דויטש התייחס לפגיעות (fragility) של ארגונים הדבקים בשיטות מסורתיות של ניהול פרויקטים ולחשיבות המעבר למודל של "חסינות" anti-fragilty)), המבוסס על ניתוח ריאליסטי של השוק והמוצר ועל יכולת תגובה מהירה לשינויים.
מודל החסינות מעודד, בין השאר, חלוקה של הפרויקט לשורת יעדים ממוקדים וקצרי טווח. בדרך זו, ניתן להגיב "תוך כדי תנועה" לתכתיבים חיצוניים חדשים ולמוצרים מתחרים ואף למנף שינויים בלתי צפויים לטובת הפרויקט. מנהלי פרויקטים מהדור החדש ישאפו ליצור סינרגיה מתמדת מול השוק וייטו ליזום שינויים כדי להקדים תרופה לסיכונים האורבים לפרויקט.
דויטש הדגיש עוד, כי כיום מנהלי פרויקטים נדרשים להרחיב את ראייתם אל מעבר לתוצר הסופי ולחתור גם ליצירת ערכים מוספים עבור מגוון בעלי עניין, כגון רווחים אקולוגיים וחברתיים. כלי מרכזי להשגת מטרה זו הוא קיום דיאלוג עם המעגלים השונים של בעלי העניין .
Lauren Delvaux, מנכ"ל Zenika, שארגונו הממוקם בפריז, מתמחה בגיבוש חוזים לפרויקטים, הסביר כי המגמה כיום היא להחליף את החוזים המסורתיים, הקובעים מחיר כולל ולו"ז סופי לפרויקט, בחוזים גמישים ומשוכללים, המייצרים חלוקת סיכונים (risk sharing ) בין מזמיני ומתכנני הפרויקט לבין הספקים.
בחוזים כאלה, לו"ז הפרויקט והמשימות השונות הכרוכות בו מחולקים למספר שלבים, ואי-עמידה בלו"ז או במשימות שהוגדרו במסגרת שלב נתון תגרור הטלת עלויות על הספק. באופן זה הספקים הופכים להיות שותפים לחזון שביסוד הפרויקט ורמת המחויבות שלהם עולה.
מושב כלים לניהול פרויקטים. יו"ר: בני פרוז'אן, סגן נשיא לפיתוח, PMI ישראל
האתגר המרכזי שניצב לפתחם של מנהלי פרויקטים כיום הוא אי-הודאות הנובעת מהשינויים המהירים המתרחשים בשוק המקומי והגלובלי, בעקבות מהפכת המידע והדיגיטל. מוצרים חדשים יוצאים לשוק בקצב מסחרר ולקוחות נוטים להפנות דרישות חדשות למנהלי פרויקטים תוך כדי ביצוע הפרויקט. בנסיבות אלה, השאיפה היא לקצר את מחזור החיים של פרויקטים ולקיים דיאלוג פורה ויעיל עם לקוחות.
ארז טאצ'ר, מנכ"ל AgileSparks, ועמיתו לחברה, עודד תמיר, הציגו את יתרונות אימוצה של הגישה האג'ילית לניהול פרויקטים. אבני היסוד של גישה זו הם התמקדות במטרה ומתן מענה מהיר לשינויים פנימיים וחיצוניים המשפיעים על הפרויקט.
עופר פלאוט, סמנכ"ל שיווק ומכירות בחברת "אקסיומה", הציג את מערכת ה-Sciforma, שאקסיומה מציעה ללקוחותיה. המערכת מספקת פתרון הוליסטי לניהול פרויקטים, ולדברי פלאוט, המודולים השונים בה מותאמים אלה לאלה ומבוססים על שיטות בדוקות שהוכחו כ-"best practices". המערכת מאפשרת לקצר את ה-Time to Value בשלבי הפרויקט השונים, שכן היא ניתנת להטמעה מהירה והשימוש בה מייתר את הצורך בפיתוח מערכת ייעודית עבור הלקוח.
דביר זהר, מנכ"ל Simple, חברה המתמחה ביצירת סביבה ניהולית אפקטיבית, התמקד ב"גישת ניהול הערך", המקנה עדיפות גבוהה לדרישות הלקוח וצרכיו, במטרה למנוע עיכובים ושיבושים בפרויקט. לפי גישה זו, דיאלוג מובנה מול הלקוח, המתקיים בתדירות גבוהה יחסית הוא אמצעי מרכזי למימוש מוצלח של הפרויקט.
זהר הציג גם את ה-Smartsheet: כלי פשוט להבנה, המאפשר ניהול נוח ואינטואיטיבי של משימות שתוכננו לפרויקט.
מושב מתודולוגיות חדשניות. יו"ר: מיכאל שוורץ, חבר ועד מנהל, PMI ישראל
חדשנות עשויה להתבטא ביצירת פתרונות חדשים לצרכים קיימים או במציאת פתרונות לצרכים חדשים. המרצות במושב התמקדו באתגרים מרכזיים שעמם מתמודדים מנהלי פרויקטים כיום, עוד ביתר שאת מבעבר, ובראשם: השאיפה לקצר את זמן הפרויקט והצורך ביצירת תיאום בין צוותים שונים שעובדים בפרויקט. הפתרונות שהציגו לאתגרים אלה נשענים הן על כלים מוכרים מתחום הניהול והן על כלים אג'יליים חדשים שפותחו לצורך כך.
עדה מרקמן, מנכ"לית BDA Projects, הדגישה את הזיקה החזקה בין הגישה האג'ילית לבין מתודולוגיית ה-Lean: גישת "הניהול הרזה".
בין השאר, סקרה מרקמן את הגורמים העיקריים הפוגעים במהירות של פרויקטים: מורכבות, חוסר איכות, חוסר עקביות ועומס יתר והסבירה כיצד עקרונות ה-Lean ובהם: גילוי גמישות לשינויים, הקפדה על איכות ומורל גבוה עשויים לסייע למימוש מהיר של יעדי הפרויקט.
שירי אורפלי, Director, head of PMO & Agile Manager
ב-NICE Actimize, סקרה את עקרונות מתודולוגיית ה-SAFE (Scaled Agile Framework) ואת תהליך ההטמעה של מתודולוגיה זו בארגונה.
הטמעת ה-SAFE בארגון נועדה ליצור תיאום רוחבי בין צוותים שונים בארגון ולאפשר ניהול יעיל של תכנית פרויקט, המאגדת בתוכה מספר פרויקטים. אורפלי התייחסה לקשיים שהתלוו לתהליך ההטמעה והדגישה כי ל-SAFE יתרונות רבים, אך נדרש אימון ניכר לצורך הטמעה מוצלחת של מתודולוגיה זו בכלל הארגון.
מושב בינוי ותשתיות. יו"ר: מירב פיצ'וטו, חברת ועד מנהל, PMI ישראל
בשנים האחרונות PMI ישראל מקיימת פעילויות למנהלי פרויקטים בענף הבינוי והתשתיות ורואה בהם חלק בלתי-נפרד מקהילת מנהלי הפרויקטים בארץ. השנה הוקצה לראשונה מושב לענף הבינוי ותשתיות במסגרת הכנס השנתי של הארגון, מתוך כוונה להמשיך בכך גם בעתיד.
זוהר זולר, מנכ"ל צוות תכנית אב לתחבורה בירושלים, הציג במושב לקחים שהופקו בעקבות הקמת הקו האדום של הרכבת הקלה בעיר הבירה ומיושמים כעת במסגרת הקמת הקו הכחול והקו הירוק.
לקח מרכזי שנלמד הוא שיש לסיים את הכנת התשתיות כולן לפני שמתחילים בהקמת המערכות הנוספות, על-מנת למנוע הפרעות מיותרות לציבור. כמו כן, שיתוף הציבור בפרויקט וקיום דיאלוג עם כל בעלי העניין המושפעים מהפרויקט הוא מרכיב חשוב בהצלחת הפרויקט.
עוד הבהיר זולר, כי חשוב למנות לפרויקט מנהל פרויקט אחד, בעל ראייה הוליסטית, שיהיה אחראי לפרויקט מתחילתו ועד סופו, כלומר הן בשלב הקמת התשתיות והן בשלב של הקמת המערכות הנוספות ע"י זכיינים שנבחרו לכך.
דורון גבאי, TF & IM PIT Leader ב-Intel, הציג את יתרונות יישום מתודולוגיית ה-Lean בפרוייקטים של בינוי והמחיש כיצד המתודולוגיה יושמה בפרויקט בינוי ושיפוץ של מתחם אינטל בקריית גת.
לדברי גבאי, עקרונות הניהול הרזה, המשקפים גישה אג'ילית לניהול פרויקטים, מאפשרים לצמצם את השפעתם של גורמי בזבוז ולחסוך זמן וכסף בפרויקט. בין מגוון העקרונות שאותם הדגיש: הגדרת מדדים שבועיים ולא מצטברים, עריכת תצפיות בשטח ושימוש במדדים מנבאים, הלוקחים בחשבון סיכונים ונקודות תורפה, במקום במדדים תוצאתיים.
לסיום: ברצוננו להודות לכל המרצים בכנס על שחלקו עימנו מהידע והמומחיות שלהם וכן לקהל המשתתפים כולו.
נשמח לראותכם גם בכנסים השנתיים הבאים של PMI ישראל!