מה עושים כשיש ריבוי פלטפורמות לדיווח?
רבים מהארגונים נתקלים באתגר הבא: כמה יחידות – כמה מערכות. צוות אחד מדווח במערכת X, אחר במערכת Y, ויש גם מערכת שלישית בצוות הפיתוח ודוחות אקסל במחלקת השיווק. התוצאה? בלגן, כפילויות וחוסר אחידות.
אז איך מתמודדים עם זה?
א. מיפוי מלא של מערכות קיימות
לפני שמקדמים פתרון חדש, חשוב להבין מה קיים בפועל: באילו מערכות משתמשים, למה, ובאיזו תדירות.
ב. הגדרה של מערכת "אמת" ארגונית אחת
גם אם לא ניתן לבטל מערכות קיימות, יש להגדיר מערכת אחת כבסיס לדיווח, מעקב והצגת נתונים ברמת פורטפוליו. זו המערכת שמולה מתקיימת בקרה הנהלתית.
ג. שילובים ואינטגרציות (אם אפשר)
רבות מהמערכות מאפשרות חיבורי API, סנכרון עם Outlook, Slack, Power BI ועוד. חשוב לבדוק האם ניתן לאחד נתונים או לפחות למשוך נתונים אוטומטית למערכת אחת.
ד. הטמעת מדיניות אחידה ברמת הנהלה
בלי גב מההנהלה – לא יהיה שינוי. יש לקבוע מדיניות ברורה: "כל דיווח פורטפוליו חייב להתבצע דרך מערכת X", ולהפסיק להשתמש באמצעים מקבילים בשלב מסוים.
ה. תמיכה והדרכה לצוותים
המעבר ממערכות מוכרות למערכת אחידה דורש ליווי. לא רק טכני – אלא גם שינוי הרגלים. חשוב לתת מענה לצרכים של כל צוות ולהראות איך הכלים החדשים עונים עליהם.
בשורה התחתונה: ריבוי מערכות הוא אתגר – אבל לא גזירת גורל
במקום להילחם בשטח – כדאי להבין אותו, לאחד שפה, ולבנות פתרון שישרת את כולם.
כשהמידע מגיע ממקור אחד – מקבלי ההחלטות מקבלים שליטה מלאה על תמונת המצב.