ניהול קבוצת מנהלי פרויקטים (Project Management Office Leader / PMO Manager) הוא תפקיד מאתגר ודינמי, המצריך שילוב בין יכולות אסטרטגיות, ניהוליות וטכניות. מנהל הצוות אחראי על הובלת קבוצת מנהלי פרויקטים תוך איזון מורכב של הובלת צוות שמשימתו מאתגרת, מתודולוגיות עבודה ברורות, והשגת תוצאות שיאפשרו לארגון לעמוד ביעדיו.
בהיבט האסטרטגי: ישנם שני מישורים: במישור הקבוצתי ובמישור הארגוני. במישור הקבוצתי, מנהל הצוות נדרש לתכנון ארוך טווח המגדיר את כיווני ההתפתחות של הקבוצה לשנים הקרובות. התוכנית צריכה להתייחס להיבטים כמו הכשרות נדרשות, גיוס כוח אדם, פיתוח מתודולוגיות עבודה והטמעת טכנולוגיות חדשות.
במישור הארגוני, מנהל הצוות צריך להבטיח שכל הפרויקטים מתואמים עם היעדים האסטרטגיים של הארגון ולפתח מנגנונים לתעדוף פרויקטים ולהקצאת משאבים בהתאם לחשיבותם האסטרטגית. תיעדוף זה צריך לקחת בחשבון איזון בין סיכונים והזדמנויות, וניהול התלויות בין הפרויקטים השונים.
בהיבט הניהולי: מנהל הצוות עוסק בהעצמת הצוות על ידי זיהוי חוזקות וחולשות של כל מנהל פרויקט ובניית תוכנית פיתוח אישית שתספק להם הזדמנויות צמיחה עם ליווי מקצועי של מנהל הצוות וגורמים נוספים.
על המנהל להגדיר מערכת מדידה והערכה אפקטיבית, לקבוע יעדים ברורים, ולעקוב אחר התקדמות. יש לוודא שכל מנהל פרויקט מקבל משוב רציף ותמיכה בהשגת יעדיו.
בדינמיקה הפנים-קבוצתית, עליו לפתור מתחים בין צוותים, לנהל את הקצאת מנהלי הפרויקטים, ולנהל ציפיות מול בעלי עניין שונים בארגון. כל זאת יתאפשר על ידי בניית וניהול מערך תקשורת אפקטיבי הן כלפי מעלה (הנהלה) והן כלפי מטה (מנהלי הפרויקטים וצוותיהם), תוך הבטחת זרימת מידע שוטפת ושקופה.
בהיבט הטכני: מנהל הצוות נדרש לפיתוח והטמעה של מתודולוגיות ניהול פרויקטים אחידות, והתאמתן לצרכים הספציפיים של הארגון, כולל בחירה והטמעה של כלי ניהול פרויקטים שיסייעו בתהליך ניהול הפרויקט. את כל הידע הנצבר, יש צורך לנהל במאגר ידע ארגוני ולפתח מנגנונים לשיתוף הידע בין מנהלי הפרויקטים.
לסיכום: התמודדות מוצלחת עם האתגר המשולש של ניהול צוות מנהלי פרויקטים מחייבת התייחסות מאוזנת ומעמיקה לכל אחד משלושת ההיבטים שנסקרו. הבנת האתגרים והצרכים הארגוניים תסייע בגיוס תמיכה פעילה ליישום הפעולות שהוצגו.
מאת: שלומי אוזלבו, מנהל תוכנית עמיתים PMI ISRAEL
עם ניסיון רלוונטי בהקמה וניהול צוותי מנהלי פרויקטים ישראלים וגלובליים ממדינות ויבשות שונות, שלומי ייקח חלק בתוכנית "תובנות בניהול פרויקטים" של העמותה לניהול פרויקטים כמוביל קבוצת עמיתים בנושא: הובלת צוותי מנהלי פרויקטים.
אתם מוזמנים לקרוא על התוכנית ולהירשם בקישור הבא