בניגוד למה שנהוג לחשוב, ה – PMO (Project Management Office) אינו מנהל פרויקטים.
בעוד שמנהלי פרויקטים מתמקדים בביצוע ובתוצרים של פרויקט מסוים, ה-PMO פועל ברמה הארגונית: הוא אחראי לסנכרון בין פרויקטים, ליצירת סטנדרטים ולבניית תהליכים שמובילים להצלחה כוללת של הארגון.
בעידן האג'ילי, תפקידו של ה-PMO הוא בין היתר, להוביל שינוי תרבותי ולהבטיח שהארגון יפעל בצורה גמישה, מהירה ויעילה. כדי לעשות זאת, ה-PMO זקוק לשילוב ייחודי של מיומנויות רכות ותכונות אישיות.
תכונות אופי נדרשות מ-PMO בארגון אג'ילי?
- יכולת מנהיגות ושכנוע
ה-PMO הוא הגוף שעוזר להניע את השינוי בארגון. עליו לדעת מהו החזון האירגוני ולדעת להוביל צוותים לביצוע שינויים, גם כשיש התנגדויות.
2.ראייה מערכתית
PMO מוצלח רואה את "התמונה הגדולה". הוא מבין איך כל פרויקט משתלב במטרות הארגוניות ומזהה את ההשפעה של תהליכים שונים על כלל המחלקות.
- אמפתיה ויכולת תקשורת
כדי להוביל שינוי, ה-PMO חייב להיות רגיש לאתגרים ולחששות של אנשים בארגון. הוא יכול לייצר דיאלוג פתוח, לבנות אמון והוא זה שיסביר את חשיבות השינויים בצורה ברורה ומעוררת השראה.
- יכולת הסתגלות וגמישות מחשבתית
שינויים בארגון הם תהליך מתמשך, לעיתים כאוטי. PMO אפקטיבי יודע להתמודד עם חוסר ודאות, להתאים את התהליכים למציאות משתנה ולמצוא פתרונות יצירתיים.
- מדידה ושיפור מתמיד
ה-PMO חייב להוביל גישה מבוססת נתונים, לזהות את ההתקדמות בתהליכים האג'יליים ולהציע שיפורים מתמידים על בסיס משוב וניתוח ביצועים.
- אסרטיביות לצד סבלנות
הובלת שינוי דורשת יכולת לעמוד על עקרונות הארגון ולדחוף קדימה, לצד אורך רוח והבנה שהשינוי מתרחש בשלבים והכרחי לצמיחה.
כיצד ה-PMO יכול להוביל שינוי בארגון אג׳ילי?
-בניית תרבות ארגונית עם תמיכת ההנהלה-PMO מתפקד כ"שגריר השינוי" בארגון – מלווה, מנחה ותומך בצוותים.
– שיתוף הצלחות: "נצחונות בדרך", הצגת דוגמאות של פרויקטים מוצלחים כדי לעודד מוטיבציה בקרב צוותים נוספים.
– בניית סטנדרטים אחידים: ה-PMO דואג לבנות סטנדרטים אחידים לפי מתודולוגיות מובילות ומוכחות ולספק את הידע, התמיכה והכלים הנדרשים לעובדים כדי לעמוד בהם.
מנהלים – זכרו!! השקעה ב – PMO חזק אינה מותרות, אלא צורך קריטי להצלחת הארגון בעולם הדינמי של היום.