צעד קטן, תעדוף גדול: איך צעדים קטנים מובילים להישגים משמעותיים

במהלך פגישת תעדוף הדרישות לאיטרציה הבאה, נציגי המשתמשים שקלו בקפידה כל דרישה, ובסופו של דיון מעמיק החליטו פה אחד לדרג את כולן בעדיפות הגבוהה ביותר – "1" בסולם של 1 עד 3. חיים, מנהל הפרויקט, שעיין ברשימה, חייך ואמר:  "נראה שהצלחנו ליצור כאן רשימת משאלות מושלמת. עכשיו, בואו נחליט מה באמת ייכנס לאיטרציה הבאה."

נשמע לכם מוכר? סביר להניח שכל מנהל פרויקט נתקל בסצנה הזו: הכול חשוב! הכול דחוף!  

בסקירה שלפניכם מיפינו 12 שיטות שיעזרו לכם לתעדף דרישות:

1. Monopoly (Product Fundas, 2019)

כיצד השיטה עובדת: כל חבר צוות מקבל סכום כסף וירטואלי זהה (למשל, 1000 דולר מונופול). מוצגת רשימת הדרישות או התכונות הפוטנציאליות של המוצר. כל חבר צוות מחליט כיצד לחלק את התקציב שלו בין הדרישות, בהתאם לחשיבות שהוא מייחס לכל אחת.

הסכומים שהוקצו לכל דרישה מסוכמים, והדרישות מדורגות לפי הסכום הכולל שהתקבל.

2. שיטת 100 המטבעות (Product Fundas, 2019)

בדומה לשיטה הקודמת, גם כאן כל חבר צוות מקבל כסף. ההבדל הוא בסכום ההקצאה השווה ל-100 מטבעות בלבד שמקבל כל חבר צוות ומחלק אותם בין הדרישות לפי חשיבותן. שיטה זו מתמקדת בהקצאת משאבים מוגבלים (100 מטבעות) כדי להדגיש את הצורך בקבלת החלטות מושכלות, בעוד ששיטת Monopoly משתמשת בסכומים גדולים יותר כדי לאפשר גמישות רבה יותר בהקצאה.

3. Buy a Feature (ProductPlan)

בשיטה זו, המשתתפים מקבלים סכום מוגבל של כסף וירטואלי ומוזמנים "לרכוש" תכונות או דרישות מרשימה, כאשר לכל תכונה מוצמדת עלות המשקפת את מורכבותה או עלות הפיתוח שלה. מטרת השיטה היא להבין אילו תכונות המשתתפים מעריכים ביותר, ולעודד דיון ושיתוף פעולה ביניהם, במיוחד כאשר עלות התכונה גבוהה מהתקציב האישי של כל משתתף, מה שמוביל לשיתופי פעולה לצורך "רכישת" התכונה.

5. שיטת Kano (Kano et al., 1984):

שיטה זו מסווגת תכונות לפי השפעתן על שביעות רצון הלקוח:

1. • Basic Needs  תכונות שהיעדרן יגרום לאי שביעות רצון.
   • Performance Needs  תכונות שמשפרות את שביעות הרצון באופן יחסי.

   • Delighters  תכונות שמפתיעות ומשמחות את הלקוח.

6. WSJF (Weighted Shortest Job First) (Leffingwell, 2017)

שיטת תעדוף על בסיס חלוקת הערך העסקי במשך הזמן הנדרש לביצוע.שיטה זו מחשבת את היחס בין הערך שמספקת תכונה לעלות היישום שלה, ומעדיפה תכונות עם היחס הגבוה ביותר. לדוגמה: אם לתכונה A יש ערך עסקי של 10 ועלות של 2 (יחס של 5), ולתכונה B יש ערך של 8 ועלות של 1 (יחס של 8), תכונה B תקבל עדיפות גבוהה יותר.

7. ICE (Impact, Confidence, Ease) (Ellis, 2017)

שיטה זו מעריכה תכונות לפי שלושה קריטריונים:

1. • השפעה (Impact): מידת ההשפעה הצפויה של הפרויקט על מטרות המפתח.
   • ביטחון (Confidence): רמת הוודאות שהפרויקט ישיג את ההשפעה הצפויה.
   • קלות (Ease): מידת הקלות או המאמץ הנדרש לביצוע הפרויקט.
     כל קריטריון מקבל ציון בין 1 ל-10, והציון הסופי מתקבל על ידי הכפלת שלושת הערכים: ציון ICE = השפעה × ביטחון × קלות.

8. RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) (Cagan, 2017)

שיטה זו דומה ל-ICE אך מוסיפה את קריטריון Reach (הגעה): מספר המשתמשים או הלקוחות שהיוזמה תשפיע עליהם בפרק זמן נתון. הציון הסופי מחושב באמצעות הנוסחה: ציון RICE = (הגעה × השפעה × ביטחון) / מאמץ.

9. Cost of Delay (Reinertsen, 2009)

שיטה זו מעריכה את העלות של דחיית יישום תכונה מסוימת. היא מסייעת לזהות אילו תכונות יש לפתח קודם כדי למזער הפסדים פוטנציאליים. לדוגמה: אם דחיית תכונה A תגרום לאובדן הכנסה של $10,000 בחודש, ותכונה B תגרום לאובדן של $5,000, תכונה A תקבל עדיפות גבוהה יותר.

10. Story Mapping (Patton, 2014)

שיטה לארגון והבנת דרישות המוצר מנקודת מבטו של המשתמש. השיטה מציעה יצירת מפה ויזואלית המתארת את מסע המשתמש דרך המוצר, תוך פירוק התהליך לשלבים ולמשימות. מפה זו מסייעת בזיהוי פערים, הבנת ההקשר, ותעדוף הפיתוח בהתאם לערך המוסף למשתמש.

11. Business Value vs. Effort (Cohn, 2004)

שיטה המשמשת בניהול מוצר, שבה מעריכים כל דרישה או תכונה על פי שני קריטריונים מרכזיים:

• ערך עסקי (Business Value): התרומה או התועלת שהדרישה מספקת לארגון או למשתמשים.
• מאמץ (Effort): המשאבים, הזמן והעבודה הנדרשים ליישום הדרישה.

על ידי השוואת הערך העסקי למאמץ הנדרש, ניתן לתעדף את הדרישות כך שתכונות עם ערך עסקי גבוה ומאמץ נמוך יקבלו עדיפות על פני תכונות עם ערך נמוך ומאמץ גבוה.

לדוגמה: נניח שיש לך שתי תכונות לשקול: תכונה A צפויה להגדיל את הכנסות החברה ב-$50,000 בשנה ודורשת 50 שעות פיתוח, ותכונה B צפויה להגדיל את הכנסות החברה ב-$20,000 בשנה ודורשת 100 שעות פיתוח.
במקרה זה, תכונה A מציעה ערך עסקי גבוה יותר ביחס למאמץ הנדרש, ולכן תועדף על פני תכונה B.

12. Value Stream Mapping, VSM (Rother & Shook, 1999)

כלי ויזואלי המשמש לניתוח ושיפור הזרימה של חומרים ומידע הנדרשים להבאת מוצר או שירות ללקוח.
VSM מאפשר לזהות פעילויות המוסיפות ערך ופעילויות שאינן מוסיפות ערך (בזבוז), ובכך לסייע בתעדוף משימות הממוקדות בערך המוסף.