כמנהלי פרויקטים בכל ארגון, ובכל העולם, עומד בפנינו אתגר משותף: כיצד למקסם את הצלחת הפרויקטים שאנו מנהלים?
אך לפני שנוכל למקסם – עלינו לדעת כיצד מודדים הצלחה או כישלון של פרויקט, וכדי למדוד הצלחה עלינו להגדיר: מהי הצלחה בפרויקט? איך מודדים הצלחה כשכל פרויקט הוא ייחודי? איך מאזנים בין תפיסות שונות של בעלי עניין?
הגדרה מחודשת להצלחה
על מנת להתמודד עם האתגר, נדרש עדכון תפיסתי: פרויקט מצליח הוא כזה שמספק ערך השווה את ההשקעה והמאמץ שהושקעו בו.
במילים פשוטות – ואולי גם בנוסחה מתמטית: ערך > מאמץ + עלות
PMI ערכו מחקר מקיף: למעלה מ-10,000 אנשי מקצוע מ-141 מדינות ענו על יותר מ-55 שאלות בנוגע לפרויקטים שהסתיימו לאחרונה. המחקר כלל גם יותר מ-150 ראיונות עומק עם בעלי תפקידים מגוונים.
ממצאי המחקר
אחת השאלות המרכזיות הייתה: "באיזו מידה הפרויקט סיפק את הערך ששווה את המאמץ וההשקעה?" (מדד מ-0 = כישלון מוחלט, עד 10 = מלא).
התוצאות:
- 12% – כישלון
- 40% – תוצאה מעורבת
- 48% – הצלחה
מסקנה: הצלחה איננה מצב בינארי – היא רצף. פרויקט לא נמדד רק בהצלחה או כישלון, אלא במידת הערך שנתפס בעיני בעלי העניין.
שאלה נוספת: "מי קובע את הצלחת הפרויקט"
התוצאות:
- 29% – הלקוח או המוטב
- 20% – הנהלה בכירה
- 17% – נותן החסות לפרויקט
- 17% – ראש ה-PMO
- 14% – מנהל הפרויקט
- 12% – מנהל פורטפוליו
- 12% – מנהל תוכנית
המסקנה: הלקוח או המוטב הוא הגורם המרכזי בהערכת הצלחת הפרויקט – בעוצמה גבוהה מכל קבוצה אחרת.
ערך חברתי – משפיע על הצלחה
נתון מעניין נוסף שהתגלה במחקר: כאשר לפרויקט יש היבט חברתי, תחושת ההצלחה בעיני הלקוח עולה בצורה משמעותית.
- 55% נתפס כהצלחה – בפרויקטים עם מטרה חברתית
- 33% נתפס כהצלחה – בפרויקטים ללא מטרה חברתית
גם כאשר הפרויקט נכשל, שביעות רצון הלקוחות גבוהה ב-30% כאשר הייתה לו תרומה חברתית: "נכשלנו, אבל היה שווה לנסות"
לסיכום, הצלחת פרויקט אינה נמדדת רק בעמידה בלוחות זמנים ותקציב.
- תפיסת הערך בעיני הלקוח היא המדד המרכזי להצלחה.
- שילוב מטרות חברתיות או קיימות מעלה את סיכויי הצלחת הפרויקט.
- חשוב למדוד הצלחה לאורך זמן ולהבין שהצלחה אינה דיכוטומית – זהו רצף של תפיסות ערך.
מאת: דניאל פאל, מנהל תחום PMO עמותת PMI ISRAEL.