PMO: ה- WAZE של מנהל הפרויקט!
לא משנה אם אנו יודעים מהו המסלול שלנו או לא, הפעלת ה- Waze הפך למשהו חיוני וחלק בלתי נפרד מחיינו לפני היציאה לדרך,. אפילו למרחקים קטנים מאוד.
מַדוּעַ? סביר להניח שה- Waze מביא לנו ערך הרבה יותר גדול מאשר להראות לנו את הדרך.
הקשר החזק שקיים בין הנהג ל- Waze זהה לקשר שקיים בין מנהל הפרויקט ל- PMO.
מנהל הפרויקט יודע היטב את מטרת הפרויקט שלו. כמו כן, הוא יודע את הדרך שצריך לבחור בה כדי להשלים את הפרויקט. עם זאת, ה – PMO יוכל להביא לו ערך מוסף באותו אופן שבו ה- Waze מביא ערך לנהג.
לדוגמא:
לוחות זמנים 
נהג שנוסע מתל אביב לירושלים יודע שייקח לו בערך שעה להגיע ליעד. איך הוא יודע? מניסיון. הוא כבר נסע לירושלים 100 פעמים. אבל ה- Waze ייקח המון פרמטרים בחשבון שהנהג לא יודע כי ל- Waze יש ראייה רחבה יותר על מצב הכבישים במדינה.
באופן זהה, מנהל הפרויקט בונה גאנט על בסיס הניסיון שלו והנתונים שהוא מקבל מהגורמים איתם הוא עובד. אבל חסר לו המון פרמטרים שלא קשורים ישירות לפרויקט אך יחד עם זאת הם ישפיעו על לו״ז הפרויקט. ה- PMO יוכל לתת לו המידע הזה. ויעזור לו להפוך את הגאנט שלו לתוכנית עבודה ראלית יותר.
עומסים 
אף אחד לא אוהב פקקים. דרך אגב, תדעו שהפקקים מהווים הסיבה הראשונה לאיחורים בעבודה – לפני בעיות עם הילדים או עם שעון מעורר. ה-Waze יודע בדיוק איפה נמצאים הפקקים. כלומר, אלו כבישים נהגים אחרים רבים נוסעים בהם.
באותו אופן, יש ל- PMO ראיה רחבה על כלל משאבי הרוחב בארגון ובזכות זה, יוכל לציין למנהל הפרויקט אלו משאבים בעומס יתר,. עד מתי העומוסים ואיך זה משפיע על לוחות הזמנים של הפרויקט, זה באמת ערך מוסף משמעותי מאוד!
משטרה בדרך! 
אולי הייתי צריך להתחיל מזה: האם יש משטרה בדרך? כי לצערנו, זה מה שמעניין אותנו ביותר! לא נרצה לקבל קנס. בכל הארגונים, ולא משנה אם מדברים על ארגון ממשלתי, ציבורי, פרטי וכדומה, יש נהלים שמנהל הפרויקט מחויב בהם.
ה- PMO שומר על איכות ניהול הפרויקט. וקורה שלפעמים הוא קצת ״מציק״ למנהל הפרויקט. אבל אך ורק כדי שהפרויקט יתנהל בצורה האיכותית ביותר. כדאי להשתמש בו ולשאול אותו: האם הפרויקט שלי מנוהל לפי הסטנדרט?
סיכונים 
זו כמובן אחת הפונקציונליות הקריטיות ביותר שה- Waze מספק למשתמשים שלו. לדעת מה הסיכון הקרוב ביותר שנפגוש בנסיעה. פשוט מציל חיים!
אז גם ניהול סיכונים יכול להציל את הפרויקט שלנו. ראשית, ה- PMO יעזור למנהל פרויקט לבנות את התוכנית לניהול סיכונים ע״י כלים וסדנאות להשגת תוכנית יעילה. אבל כולנו יודעים שמנהל הפרויקט עסוק ב- 1000 דברים אחרים במהלך הפרויקט והרבה פעמים, שם את ניהול הסיכונים בצד. לכן, ה- PMO יזכיר לו במהלך כל חיי הפרויקט את הסיכונים שמתקרבים אליו.
SOS 
במקרה של חרום – קיים כפתור ב-Waze שניתן להשתמש בו כדי לדווח על מצבים המאתגר ביותר.
כשהנהג צריך עזרה. הוא לבד, לוחץ על SOS!
לפעמים, קורה שמנהל הפרויקט תקוע! אין לו כבר מה לעשות כדי לפתור את הבעיה. יש ל- PMO הרבה פתרונות מפרויקטים אחרים דומים בארגון. כדאי מאוד להשתמש בו במקרים כאלו.
עלות הפרויקט 
כמה יעלה לי הנסיעה שלי? האמת היא שזו אחת הפונקציות של ה- Waze שפחות משתמשים בה. כי לא מעניין אותנו בכמה דלק נשתמש אם בוחרים במסלול א׳ או במסלול ב׳. ההבדל לא משמעותי בדרך כלל.
אבל תחשבו ברמת פרויקט. ההבדלים יכולים להיות משמעותיים מאוד. חלק מתפקיד ה- PMO הינו לספק למנהל הפרויקט מודלים שיעזור לו לכמת את תקציב הפרויקט לפי אלטרנטיבות שונות ולקבל את ההחלטות הנכונות בהתאם.
לסיכום:
על פי מחקר של PM Solutions ו- Gantthead, ל-87% מהחברות גדולות בארצות הברית קיים PMO. מאוד פשוט, היא אפשר לעשות בלי!
אבל כדי שתהיה תועלת לנוכחות PMO בארגון נדרש:
- PMO שמבין שעיקר עבודתו הוא קודם כל להביא ערך מוסף למנהלי הפרויקט. אסור לו להפוך לשוטר. זה לא מה שמצפים ממנו.
- כמו כן, חשוב שמנהלי הפרויקט יבינו שה- PMO יכול לעשות להם חיים קלים יותר ושרק צריך להפעיל את האפליקציה 🙂
- __