בניהול פרויקטים, אחת המיומנויות החשובות – ולעיתים המורכבות ביותר – היא היכולת לסרב באופן ענייני, שקול ומקצועי. אמירת "לא", כשהיא נעשית מתוך שיקול דעת ניהולי ולא מתוך מגננה, היא איננה ביטוי לחולשה – אלא להפך: עדות למנהיגות אחראית ולמיקוד תוצאתי.
למה כל כך קשה לומר "לא"?
מנהלי פרויקטים פועלים בסביבה מרובת לחצים – דרישות משתנות, בעלי עניין מגוונים, משאבים מוגבלים וצורך תמידי בשיתוף פעולה.
ברקע נמצאת גם התפיסה הארגונית הרווחת שמנהל פרויקט "טוב" הוא זה שמוצא דרך "להגיד כן לכולם". אך בפועל, נטייה להסכמה אוטומטית עלולה להביא ל:
- זליגת תכולה (Scope Creep) בלתי נשלטת
- שיבוש בלוחות זמנים ובתקציב
- פגיעה באיכות ובאמון מצד בעלי העניין
שליטה בתכולת הפרויקט ועמידה באילוצים הם אבני יסוד של תפקיד מנהל הפרויקט, ולכן היכולת לסרב לבקשות שאינן משרתות את מטרות הפרויקט היא הכרחית להצלחתו.
שלושה עקרונות לניהול "לא" אפקטיבי ואחראי
- סירוב מבוסס נתונים: כל "לא" צריך להישען על עובדות ולא על תחושות. ניתוח השפעת הבקשה על משאבים, לו"ז וסיכונים מייצר שיח מקצועי, לא אישי. לדוגמה: "בהתאם ללו"ז הנוכחי, הכנסת הדרישה הנוספת תביא לעיכוב של שבועיים. נרצה לבחון יחד אם זה עדיף על פני דחייה של הפונקציונליות לשלב הבא".
- שיח אמפתי, לא מתנצל: יש הבדל מהותי בין תקשורת רכה לבין ויתור על עקרונות ניהוליים. שיח שמכיר בצורך אך עומד על מגבלות הפרויקט – מחזק את מעמדו של מנהל הפרויקט כמוביל מקצועי. לדוגמה: "הדרישה מובנת ומוצדקת, אך לא ניתן לשלב אותה כעת מבלי להקריב את היעדים הקריטיים של הפרויקט".
- הצעת פתרון חלופי: לא כל סירוב חייב להיות מוחלט. לעיתים ניתן להציע חלופה ריאלית שתשמר את הערך הארגוני: שינוי עדיפות, שלב עתידי, או הפניית הבקשה לגורם רלוונטי אחר. לדוגמה: "אוכל לתכנן את זה לספרינט הבא, או לשלב השני בפרויקט לאחר קבלת אישור בעל העניין".
כלים מעשיים על פי מתודולוגיות:
מומלץ לנהל כל חריגה מהתכולה באמצעות מנגנון Change Control מסודר הכולל:
- טופס בקשת שינוי מתועד
- ניתוח השפעה על כל מגבלות הפרויקט (לו"ז, תקציב, איכות, סיכונים)
- דיון במסגרת פורום קבלת החלטות מתאים
- עדכון תוכנית הפרויקט בהתאם לאישור/דחייה
התנהלות זו יוצרת סביבה של ניהול מקצועי, מבוסס מדדים ולא אינטואיציה בלבד.
לסיכום, להוביל מתוך אחריות
המנהל המקצועי הוא זה שיודע לא רק לספק פתרונות – אלא גם להציב גבולות. היכולת לומר "לא" כשהדבר נדרש, מגובה בנימוקים ובחשיבה מערכתית, היא מרכיב קריטי בהובלת פרויקטים מוצלחים ובמיצוב מנהל הפרויקט כשותף אסטרטגי בארגון.
מאת: חן קרואני, דירקטור שיווק וקשרי לקוחות