מליאה מרכזית
ניהול זמן העידן ה AI - ד"ר אביטל בק
בעולם שבו הטכנולוגיה והבינה המלאכותית חוסכות לנו זמן, נדמה שאנו דווקא עסוקים, מוצפים ועייפים יותר מאי פעם.
בהרצאה "It's About Time!" מציגה ד"ר אביטל בק גישה חדשנית המבוססת על מדעי המוח, פסיכולוגיה, ביצועי שיא ומחקרי גוף-מוח, ומסבירה מדוע הבעיה האמיתית אינה ניהול זמן אלא ניהול אנרגיה, קשב ומערכות עצבים.
במהלך ההרצאה המשתתפים לומדים כיצד המוח האנושי פועל בעידן של עומס קוגניטיבי, הצפת מידע, אינסוף הסחות דעת ומעבר מתמיד בין משימות.
ההרצאה מספקת כלים מעשיים להפחתת שחיקה, לשיפור הפוקוס, לניהול סטרס בצורה בריאה ולהגדלת האפקטיביות האישית והמקצועית.
בין הנושאים המרכזיים:
הבנת מנגנוני הסטרס והשפעתם על ביצועים, עבודה בהתאם למחזורי האנרגיה הטבעיים של הגוף, עקרונות לניהול קשב בעידן הדיגיטלי, חשיבות התנועה, המנוחה והתזונה, ושימוש מושכל ב-AI כדי לפנות זמן למשימות שבהן הערך האנושי הוא הגבוה ביותר.
המשתתפים יוצאים עם תובנות וכלים יישומיים שניתן להטמיע כבר למחרת בבוקר, במטרה לעבוד חכם יותר, להרגיש טוב יותר ולהשיג יותר בפחות מאמץ ושחיקה.
ד"ר אביטל בק – מדענית, יזמת סדרתית, מרצה וחוקרת בתחום גוף-מוח. בעלת PhD ממכון ויצמן למדע, מנכ"לית ויזמית בתחום הביוטכנולוגיה והחדשנות, מרצה על ביצועי שיא, ניהול אנרגיה ומדעי המוח.
ניהול סיכוני הפרויקט דרך העדשה של EI - אילנה וויימן נפתולין
דיברנו על סיכון מסוג אחר – לא זה שמופיע ברגיסטר או באקסל, אלא זה שמופיע קודם כול בהתנהגות של אנשים בחדר. שלושה אותות מסמנים אותו שבועות לפני שהוא הופך לעובדה בדו״ח: שתיקה, הסכמה מהירה מדי, וויתור על בעלות.
הרעיון המרכזי: הסיכון הגדול ביותר בפרויקט כבר ידוע למישהו בחדר – הוא פשוט עדיין לא נאמר בקול. התפקיד שלנו כמנהלים אינו לאבחן מהר, אלא לחקור: לקרוא מי בחדר, לזהות את האותות, לפתוח שיחה, ולקבל החלטה לא על בסיס רגש אלא על בסיס רציונלי, החלטה שתהיה מגובה בנתונים. וכפי שראינו -להשמיע אמת ולשאול שאלות אינה חולשה, אלא בגרות מקצועית.
דבר אחד ליישום כבר בפגישה הקרובה: במקום “מה מצב המשימות?”, לשאול: “מה עוד לא נאמר כאן, שיכול להישבר לנו בעוד חודשיים?”. השאלה הזו לבדה מוציאה החוצה את המידע החשוב ביותר.
אילנה וויימן נפתולין יועצת ארגונית לפיתוח מנהיגות ויכולות Delivery –
LightUp · Management Consultant | Agile | AI
כשה-AI לא יכול להציל אותך: הערכים שמובילים תחת לחץ - דורון ממן
בעידן שבו הבינה המלאכותית הפכה לכלי מרכזי בארגונים, מנהלי פרויקטים התמודדו עם מציאות מורכבת ודינמית יותר מאי פעם. לצד היכולות המרשימות של ה-AI, התחדדה ההבנה כי ברגעי כאוס ולחץ, האתגר המרכזי אינו גישה למידע או לכלים, אלא היכולת לשמור על ביצועים גבוהים בתוך אי–ודאות מתמשכת.
התברר כי הליבה האמיתית של ניהול פרויקטים אינה ניהול משימות, אלא היכולת להוביל בתוך כאוס, להתמודד עם התנגשויות בין בעלי עניין, ולהישאר ממוקדים כאשר הסביבה מתערערת. במצבים אלו, ההבדל בין שחיקה לביצוע, ובין תגובה להובלה, נשען על רמת הקשיחות המנטלית (Mental Toughness) ועל הערכים שמניעים לפעולה.
במהלך ההרצאה הוצגה גישה מבוססת מחקר להבנת הקשר בין ערכים לבין קשיחות מנטלית, והודגם כיצד ערכים פועלים כמנגנון פסיכולוגי המכוון התנהגות וביצועים בפועל, במיוחד בתנאי לחץ וכאוס.
המשתתפים בחנו את הערכים המניעים אותם, הבינו את המחיר והמשמעות של כל ערך, ולמדו לבחור באופן מודע יותר את הערכים התורמים למקסום ביצועים בזמן אמת. הדגש הושם על מעבר מהבנה תאורטית ליישום פרקטי, ועל שימוש בערכים ככלי ניהולי בתוך מציאות משתנה ודינמית.
אחת התובנות המרכזיות שעלו הייתה שאולי הערך המניע האפקטיבי ביותר לביצועים תחת כאוס אינו ערך בודד, אלא שילוב בין הישגיות לבין ערבות הדדית. מצד אחד, הישגיות הניעה לפעולה ולהתקדמות גם תחת לחץ, ומצד שני, ערבות הדדית כיוונה את הפעולה לטובת הצוות ובעלי העניין. שילוב זה יצר בסיס יציב יותר של קשיחות מנטלית, אשר אפשר שמירה על ביצועים גבוהים והובלה אפקטיבית גם בתנאי אי–ודאות.
לבסוף, התחדדה התובנה כי בעולם שבו AI נגיש לכולם, היתרון התחרותי של מנהל פרויקטים נובע מהיכולת לשמור על ביצועים תחת לחץ באמצעות בהירות ערכית וקשיחות מנטלית. כאשר הערכים ברורים, ה-AI נשאר כלי, והמנהל נשאר הגורם שמסוגל לבצע כאשר התנאים מאתגרים באמת.
דורון ממן – דוקטורנט באוניברסיטה העברית, מרצה באוניברסיטת רייכמן ומומחה לקשיחות מנטלית
Asana - מה צוותים עושים אחרת בעידן ה-AI - עידו רום
בהרצאה הוצגו האתגרים המרכזיים עמם מתמודדים ארגונים בעולם ניהול הפרויקטים וניהול העבודה המודרני, בעידן המאופיין בריבוי מערכות, עומס מידע, תהליכים חוצי-ארגון וקצב שינוי הולך וגובר. באמצעות סיפור אמיתי מעולם ניהול הפרויקטים הודגם כיצד גם ארגונים מובילים עלולים להיתקל בכשלים משמעותיים כאשר חסרים מנגנוני תיאום, שקיפות ויכולת מעקב אפקטיבית אחר העבודה המתבצעת בפועל.
בהמשך נדונו הפערים הקיימים בארגונים רבים בין היעדים האסטרטגיים המוגדרים על ידי ההנהלה לבין העבודה היומיומית של הצוותים, והוצגה השאלה המרכזית שכל ארגון שואף לענות עליה:
מי עושה מה, מתי, איך ולמה?
ההרצאה הציגה את פלטפורמת Asana ואת האופן שבו היא מאפשרת לארגונים לייצר סביבת עבודה אחודה המחברת בין אסטרטגיה לביצוע. הוצג מודל הדאטה (Work Graph) הייחודי של הפלטפורמה, המאפשר לקשור בין יעדים ארגוניים, יוזמות אסטרטגיות, פרויקטים ותהליכי עבודה, ובכך לספק שקיפות מלאה ומעקב רציף אחר ההתקדמות, הסיכונים וההשפעה העסקית של כלל הפעילויות בארגון.
בחלקה האחרון של ההרצאה הוצגו יכולות הבינה המלאכותית המתקדמות של Asana, ובפרט סוכני ה- AI אשר משתלבים בתהליכי העבודה, מסייעים בניהול ובקרה של משימות ופרויקטים, מפיקים תובנות בזמן אמת ומאפשרים לארגונים להגביר את הפרודוקטיביות ואיכות קבלת ההחלטות.
המסר המרכזי של ההרצאה היה כי עתיד ניהול העבודה אינו טמון בריבוי פתרונות ומערכות, אלא ביכולת לחבר באופן חכם בין אנשים, תהליכים, יעדים ובינה מלאכותית – וליצור Execution מחובר, שקוף ואפקטיבי בכל רמות הארגון.
עידו רום הוא Solution Architect בחטיבת המוצרים של Elad Software Systems המתמחה בליווי ארגונים בתהליכי טרנספורמציה דיגיטלית, ניהול עבודה חוצת-ארגון והטמעת פלטפורמות SaaS מתקדמות.
סינרגיה מגדרית בעידן ה AI – ד"ר אפרת אשר
כניסתה של הבינה המלאכותית (AI) לשוק העבודה משנה את הגדרת הניהול האיכותי. בעוד שהטכנולוגיה מחליפה את הניהול הטכני-משימתי והלוגיסטי (Hard Management) הערך המוסף של המנהיג האנושי נודד אל הכישורים הרכים (Soft Management), האתיקה והאינטליגנציה הרגשית.
הספרות המחקרית מצביעה על מגמות וסגנונות ניהול משלימים בין המגדרים:
הסגנון הנשי (בממוצע סטטיסטי גס) נוטה למנהיגות משתפת ומעצבת, ניהול סיכונים מחושב ואמפתיה גבוהה.
בעידן ה AI יתרונות אלו באים לידי ביטוי בגידור סיכונים אתיים (מניעת הטיות מובנות ואפליה באלגוריתמים), רתימת עובדים ומניעת שחיקה, ובניית סביבה של בטיחות פסיכולוגית מבוססת מנגנון ה- Friendly (Tend & Befriend)..
הסגנון הגברי (בממוצע סטטיסטי גס) נוטה למנהיגות משימתית, סמכותית ותחרותית, לצד נטילת סיכונים גבוהה יותר.
בעידן ה AI סגנון זה תורם לאימוץ טכנולוגי מהיר, דחיפה לחדשנות אגרסיבית ופריצת דרך ראשונית, אך דורש כיול מחדש כדי לא לאבד רלוונטיות מול עובדים ולקוחות המחפשים קשר אנושי.
המחקרים מוכיחים כי הפער הדיגיטלי באימוץ ה AI נסגר (נשים וגברים משתמשים בכלים באותה תדירות), אך פער התפיסה והאמון נותר בעינו – נשים מגלות ספקנות וחשש גבוהים יותר ב-22% לגבי אמינות המכונה והשלכותיה.
ארגונים שיודעים לייצר סינרגיה מגדרית בניהול כלומר שילוב של הדרייב והנחישות עם הראייה המערכתית, האתיקה והאמפתיה נהנים מיתרון עסקי מוכח:
- רווחיות וחדשנות: חברות ברבעון העליון של גיוון מגדרי בהנהלה מציגות רווחיו הגבוהה ב-21% עד 25% מהממוצע, וחדשנות הגבוהה ב-19%.
- איזון בקבלת החלטות: השילוב מונע מהארגון להפוך לכוחני מדי (עודף Fight) או להססן מדי (עודף Friendly)
- הטמעה חלקה בשטח: כפי שרואים בעולמות שונים כהייטק וחינוך, שיתוף פעולה מאפשר לייעל תהליכים טכנולוגיים מבלי לפגוע ביחסי העבודה ובקשר האנושי.
הבינה המלאכותית תעשה את העבודה הטכנית, כדי שהמנהיגות האנושית תוכל לנתב את המשאבים בלהיות אנושיים, גמישים וחסינים יותר.
ד׳׳ר אפרת אשר אפי, אשת ניהול בחינוך, מרצה לפסיכולוגיה ומומחית למגדר
מסלול EI
"בדידות בצמרת" – המחיר השקט של הנהגה בכירה - אילנית פרימן
בעולם העסקי נהוג לדבר על מנהיגות, ביצועים, קבלת החלטות ועמידות תחת לחץ. אך מאחורי תפקידי הנהגה בכירים מסתתרת לעיתים תופעה שקטה שכמעט ואינה מדוברת: הבדידות הניהולית.
ככל שהתפקיד בכיר יותר, כך גדלה האחריות, אך במקביל מצטמצמים המקומות שבהם אפשר לדבר בכנות, לחשוף ספק, עייפות או פחד מבלי לחשוש מהשלכות מקצועיות ותדמיתיות.
התוצאה היא שמנהלים רבים מוצאים את עצמם מחזיקים ארגונים שלמים, בעוד שאין להם מרחב בטוח שבו הם עצמם יכולים להישען או לחשוף את מה שבאמת עובר עליהם.
ההרצאה עוסקת במחירים האישי והארגוני של "בדידות בצמרת", ובאופן שבו הצורך המתמיד לשדר יציבות ושליטה משפיע על הבריאות הנפשית, איכות קבלת ההחלטות, מערכות היחסים והיכולת להוביל לאורך זמן.
באמצעות שילוב בין מחקרים עדכניים, תובנות מעולם הפסיכולוגיה הארגונית והתבוננות אנושית עמוקה, ההרצאה מציפה את אחד הנושאים הרגישים והפחות מדוברים בקרב מנהלים בכירים: הפער בין התפקיד לבין האדם שמאחוריו.
ההרצאה אינה עוסקת רק בשחיקה או בעומס, אלא בצורך האנושי הבסיסי של מנהלים במרחב דיסקרטי, נטול שיפוטיות ואינטרסים. מקום שבו אפשר לרגע להוריד את השריון ולהיות הם עצמם, בלי התפקיד. רק האדם.
זהו מפגש שמזמין שיח כן, עמוק ולא שגרתי על מנהיגות, אנושיות והמחיר השקט של מי שמחזיקים את כולם.
אילנית פרימן – מרחב דיסקרטי למנהלים
סיווג בעלי עניין תוך שימוש ב AI ובמודל DISC - אופיר דור
בעידן שבו מערכות AI הופכות לחלק בלתי נפרד מסביבת העבודה, מנהלי פרויקטים נדרשים לא רק לנהל משימות, תקציב ולוחות זמנים – אלא בעיקר להבין אנשים. בעלי עניין שונים מגיבים אחרת לאותו מידע, מקבלים החלטות בצורה שונה ומצפים לתקשורת מותאמת לסגנון העבודה והאישיות שלהם.
בהרצאה זו נבחן כיצד שילוב בין מודל DISC לבין יכולות AI יכול לשפר באופן משמעותי את ניהול בעלי העניין בפרויקטים מורכבים.
מודל DISC מספק מסגרת פשוטה ואפקטיבית להבנת סגנונות התנהגות ותקשורת:
- Dominance ממוקד תוצאה והחלטי
- Influence תקשורתי ומשפיע
- Steadiness יציב ושיתופי
- Conscientiousness אנליטי ומדויק
באמצעות דוגמאות מעולם ניהול הפרויקטים נמחיש כיצד אותו מסר עשוי להתקבל בצורה שונה לחלוטין אצל בעלי עניין שונים, וכיצד התאמת התקשורת לסגנון ההתנהגותי עשויה להפחית קונפליקטים, לשפר שיתוף פעולה ולהאיץ קבלת החלטות.
בהמשך יוצג כיוון עתידי אפשרי שבו מערכות AI מסייעות למנהל הפרויקט לנתח דפוסי תקשורת, סגנונות קבלת החלטות ורמת פירוט נדרשת – ובכך להמליץ על דרך התקשורת האפקטיבית ביותר מול כל בעל עניין.
המסר המרכזי של ההרצאה: AI יכול לנתח מידע – אך מנהל הפרויקט עדיין צריך להבין אנשים.
אופיר דור מנהל קבוצת הפרויקטים בחברת Ophir Optronics , מהנדס אלקטרוניקה וMBA, PMP, סא"ל (מיל'), בוגר מחלקת אמל"ח של זרוע היבשה, מנטור למנהלי פרויקטים במסגרת PMI, מעביר הרצאות בנושא ניהול פרויקטים בדגש על מנהל הפרויקט כמנהיג.
איך לקדם החלטות ודיונים תקועים - חן צבי
בהרצאה זו שיתפתי אתכם בסיפור קצר על קבלת החלטות מהירה בקבוצה לגבי איפה לאכול.
(אפשר לקרוא כאן: https://chenzvi.com/fast_group_decisions/)
והוצאנו כמה תובנות:
1. יש הבדל בין העדפה לנכונות: בין מה שאנחנו הכי מעדיפים שיקרה, לבין מה שאנחנו יכולים לעבוד איתו מתוך תחושת בחירה – גם אם אנחנו לא "עפים" על זה. שיתוף פעולה זורם מתבסס על נכונות משותפת.
2. טווח הנכונות שלנו גמיש: הוא יכול להתכווץ, וכך נהיה יותר "עקשניים", או להתרחב, וכך נהיה יותר "זורמים". זה תלוי בכמה אנחנו מרגישי שלוקחים בחשבון את הצרכים שלנו, וכמה אנחנו רואים את הצרכים של אחרים/הכלל/הפרויקט שייתרמו משיתוף הפעולה שלנו. אפילו אנשים שאנחנו מכירים כעקשניים מאוד יכולים להתגמש ברגע כאשר באמת לוקחים אותם בחשבון ועוזרים להם לקחת בחשבון אחרים.
3. אי-הסכמה היא מידע חיוני להתקדמות, ולכן כדאי להזמין אי-הסכמה באופן מודע, בעזרת ספים:
- ברגעי תכנון, או בהחלטות קריטיות, להשתמש בסף נמוך: "האם יש למישהו חשש לגבי הכיוון הזה?"
- בהתנהלות שוטפת שדורשת איזון בין התקדמות ושותפות, להשתמש בסף בינוני: "האם זה טוב מספיק לעכשיו ובטוח מספיק לנסות?"
- בסיטואציות דחופות, או כאשר לעסנו מספיק וצריך להתמקד, להשתמש בסף גבוה: "האם יש כאן משהו שלא תצליחו לעבוד איתו?"
(על הזמנת אי הסכמה בעזרת ספים אפשר לקרוא כאן: https://chenzvi.com/dissent_thresholds/)
לנהל בעלי עניין מגוונים, עם אחריות רבה אך לעיתים קרובות ללא סמכות, זו עבודה מאתגרת.
היא דורשת כלי הנחייה כמו אלו, ורבים נוספים. בהצלחה רבה לכם!
חן צבי, יועץ ארגוני, מומחה לבניית הסכמות ותהליכים השתתפותיים
מסלול AI
יש פיל בחדר - AI בתכנון וניהול פרויקטים - שגיא בר און
בכל ישיבת ספרינט יש פיל בחדר. הוא מופיע בתוך הכאוס של הדרישות, המשימות, התלויות, הלחץ והצורך של מנהלי הפרויקטים להחזיק הכול בראש – ובדרך כלל גם לתעד, לעדכן, לרדוף ולנסות לעשות סדר בזמן אמת.
בהרצאה צללנו לעולם שבו AI מפסיק להיות באזוורד והופך לכלי עבודה אמיתי עבור מנהלי ומנהלות פרויקטים.
דרך סיפור מהשטח והדגמה חיה של סוכן AI ייעודי שנבנה במיוחד לפגישות תכנון ספרינט, ראינו כיצד ניתן להפוך דרישות ורעיונות למשימות מובנות וברורות בזמן אמת. ההרצאה הציגה גישה פרקטית ופשוטה לבניית סוכן לפגישות תכנון – כזה שמסייע לייצר סדר בתוך הכאוס, להפחית עומס קוגניטיבי ולהחזיר למנהל הפרויקט זמן לחשוב, להוביל ולקבל החלטות.
בנוסף, עסקנו בשאלה לאן עולם ניהול הפרויקטים הולך בשנים הקרובות, וכיצד סוכני AI צפויים להשתלב בעתיד בזיהוי חריגות, סיכונים ותלויות עוד בשלבי התכנון.
שגיא בר און – מרצה AI, חוקר ויועץ בכיר בתחום הבינה המלאכותית, עם מעל ל־25 שנות ניסיון בעולם ההייטק, וה־Enterprise.
עובד בשיתוף עם Google, מערך הדיגיטל הלאומי ואוניברסיטת רייכמן בהכשרות AI למשרדי ממשלה, ומלווה ארגונים, חברות וגופים ציבוריים בתהליכי חדשנות והטמעת AI. מרצה באוניברסיטאות ובארגונים מקצועיים, ובעל MBA בהתמחות ב־AI וייעוץ אסטרטגי עסקי.
מקרה מהשטח - הטמעת AI בניהול פרויקטים במכבי
בעולם ניהול הפרויקטים המודרני, המפתח להצלחה אינו טמון רק בטכנולוגיה, אלא בשילוב שבין בינה מלאכותית (AI) לבינה רגשית (EI)
ה-AI משמש כשותף טכני לאוטומציה וניתוח נתונים, בעוד שה-EI נותר הכרחי לקבלת החלטות מורכבות, ניהול קשרים והובלת צוותים.
מודל 3 הרמות של מכבי (Governance & Security)
כדי לאפשר אימוץ בטוח של כלי AI, הגדרנו שלוש רמות שימוש ברורות:
- רמה 1: מותר לכל – שימוש בכלים ציבוריים (כגון ChatGPT) למשימות גנריות ללא מידע רגיש. לדוג' – ניסוח מיילים, סיעור מוחות.
- רמה 2: מבוקר (ארגוני) – שימוש במערכות סגורות ומאובטחות (Copilot, Jeen וכו) המגנות על מידע ארגוני.
- רמה 3: אסור בהחלט – איסור העלאת מידע רפואי מזוהה (PHI) או מידע עסקי קריטי למערכות חיצוניות.
יום בחיי מנהל פרויקט עם AI.
הצגנו דוגמאות פרקטיות לייעול משימות ליבה:
- פירוק תכולות (WBS): יצירת תוכניות עבודה מפורטות ממסמכי דרישות תוך דקות.
- ניהול סיכונים: שימוש במודלים לזיהוי מוקדם של צווארי בקבוק וחיזוי חריגות תקציביות
- עיצוב ומוקאפים: יצירת wireframes ועיצובים מהירים באמצעות כלים כמו Gemini canvas, base44 וכו', לצמצום פערי הבנה מול הלקוח.
- תקשורת ודיווח: אוטומציה של סיכומי פגישות והתאמת דוחות סטטוס לדרגים שונים.
המנוע מאחורי השינוי: גילדות ופרויקט AIR
הטמעה מוצלחת דורשת תשתית אנושית:
- הגילדות במכבי: קהילות מקצועיות (PMO, Dev, Qa, Analysts) המשתפות ידע, פרומפטים וכלים מעשיים מהשטח.
- פרויקט AIR: יוזמה להנגשת כלי AI לכלל העובדים, תוך עידוד חדשנות במעבדות ייעודיות.
שורה תחתונה ליישום:
התחילו בקטן (Quick Wins), הגדירו כללי "עשה ואל תעשה" ברורים והשקיעו בקהילה המקצועית – היא המנוע האמיתי לשינוי תרבותי.
עדי בחרוזי, מנהלת גילדת מנהלי פרויקטים טכנולוגיים, OCIO, מכבי שירותי בריאות.
אמיר שיינפלד, ראש צוות פרויקטי דאטה ו-AI, מערך דיגיטל ודאטה, מכבי שירותי בריאות
מסלול PMO
ה- PMO ההיברידי: חוכמה דיגיטלית ומנהיגות אנושית - דניאל פאל
ההרצאה עוסקת בעתיד תפקיד ה־ PMO בעולם שבו בינה מלאכותית משנה את כללי המשחק בניהול פרויקטים.
היא נפתחת בשאלה שמעסיקה היום אנשי PMO רבים – האם ה־AI מאיים על התפקיד או דווקא יוצר עבורו הזדמנות חדשה? מתוך המקום הזה ההרצאה מציגה תפיסה חדשה של “PMO היברידי” – כזה שמשלב בין חוכמה דיגיטלית לבין מנהיגות אנושית.
במהלך ההרצאה נציג שלושה כיווני פעולה מרכזיים.
הראשון הוא AI FOR PMO – כיצד אנשי PMO יכולים להשתמש בכלי AI כדי לייעל את העבודה שלהם עצמם: תכנון, בקרה, ניתוח נתונים, הפקת תובנות, תחקירים, אוטומציות ועוד.
השני הוא AI FOR PM – כיצד ה־PMO יכול לפתח שירותים, כלים ו־AI Agents שמסייעים למנהלי הפרויקטים ומביאים להם ערך אמיתי.
במקום שכל מנהל פרויקט ינסה לבד לפתח פתרונות AI, ה־PMO הופך לגורם שמוביל חדשנות ארגונית ומייצר פתרונות רוחביים לכלל הארגון.
הכיוון השלישי עוסק באחריות החדשה של ה־PMO בעולם של פרויקטי AI – מתודולוגיות, ממשל, בקרה, הטמעה וניהול שינוי.
המשתתפים קיבלו דרך פעולה פרקטית להתחלה: איך לבחור שירות PMO אחד פשוט ולהפוך אותו לאוטומטי באמצעות Agent AI, כיצד להתחיל ללמוד AI בצורה נכונה, ואיך לפתח בהדרגה פתרונות שמייצרים ערך מהיר לארגון.
לצד כל ההיבטים הטכנולוגיים, ההרצאה מדגישה מסר מרכזי: AI לבדו אינו מספיק.
כדי להוביל שינוי אמיתי, PMO חייב לפתח גם אינטליגנציה רגשית, מנהיגות, יכולת השפעה והובלת אנשים. לכן חלק משמעותי בהרצאה עוסק ב־PMO כ־Coach – אדם שיודע לא רק לנהל תהליכים, אלא גם לרתום אנשים, להתמודד עם התנגדויות וליצור אמון בתקופות של שינוי ואי־ודאות.
המסר המרכזי של ההרצאה הוא שה־PMO של העתיד לא יוחלף על ידי AI – אלא יהפוך למשמעותי יותר מאי פעם.
ה־PMO המצליח יהיה כזה שיודע לשלב בין בינה מלאכותית לבין בינה אנושית, בין טכנולוגיה למנהיגות, ובין אוטומציה לחיבור לאנשים.
דניאל פאל, PMO-CP – ראש תחום PMO בעמותת PMI ISRAEL
תפקיד ה-PMO כ-Coach - חגית בצלאל
בעולם של תוכניות מורכבות, עומס, חוסר ודאות, פוליטיקה ארגוני ויעדים לא ריאליים – תפקיד ה-PMO נתפס לא פעם כגוף מבקר, בירוקרטי ורודף עדכונים. אך מה קורה כשמשנים את נקודת המבט? מה קורה כשה-PMO מפסיק להיות “שומר הסף” והופך ל-Coach ארגוני?
התחלתי את עבודתי כ-PMO ב-2007, הייתי צעירה ללא ניסיון, הגעתי עם המון רצון לעמוד בציפיות להטמיע מדדים מתודולוגיות ולעשות "סדר" בארגון ומהר מאוד הבנתי שזה רחוק מלהיות פשוט.
לקחתי לי כשנתיים עם המון התנגדויות, פערים שחלקם זיהיתי ואת חלקם לקח לי זמן להבין שזה לא עובד. שאם יש כל כך הרבה התנגדויות אז צריך להקשיב להם ולהפסיק להמשיך לעשות את מה שאומרים לי שאני צריכה לעשות.
במקביל לעבודתי כ-PMO נסיבות אישיות בחיי הובילו אותי ללמוד NLP ולטפל באנשים באמצעות התת מודע. התחלתי לראות אנשים מבפנים. והבנתי שאני יוצרת למסע של שינוי מתפיסת PMO קלאסית, המתמקדת במדדים, מתודולוגיות ובקרות, לתפיסה הממקמת את האנשים במרכז. כאשר שתי התובנות העיקריות שלי בתהליך היו שלהניע תהליך תכנון איננו אירוע טכני – אלא אירוע התנהגותי. ושאנשים אינם המכשול בדרך להצלחה; הם הדרך להצלחה.
בהרצאה הצגתי שישה עקרונות מרכזיים: מהמעבר מניהול תוצאות לניהול מערכות יחסים, ראיית התנגדות כטריגר לשינוי, ועד יצירת תקשורת מקרבת ודיבור בשפת הערך (“אני – מה יוצא לי מזה?”) כאשר בגישה החדשה ה-PMO מחבר בין עולמות, רותם שותפים, ומפתח מנהלים טובים יותר.
השינוי התרחש כאשר הפסקתי להתנצח והתחלתי להקשיב; כאשר הפסקתי לדבר בסימני קריאה והתחלתי לדבר בסימני שאלה, כאשר הפסקתי להכתיב דרישות הנהלה והתחלתי להראות לכל שותף את הערך האישי והמקצועי שהוא מרוויח.
בחרתי שגרירי שינוי מוערכים בארגון שישתפו איתי פעולה ויפיצו את הבשורה, יצרתי וחיברתי אנשים לחזון משותף והמענה הרציונלי להתנגדויות הפך למנוף לצמיחה. הטמעתי בקרב ה-PMO את הידע והתובנות והתוצאות התחילו לדבר בעד עצמן, ראינו עלייה משמעותית בשביעות רצון מנהלי התוכניות, שיפור בעמידה ביעדים אסטרטגיים, חיזוק שיתופי הפעולה והעמקת הבגרות הניהולית.
בימים אלו אנחנו מבינים שדווקא בתוך ההתפתחות המטאורית של הטכנולוגיה וה-AI, כדי ליצור שינוי בארגונים אנחנו נדרשים למיומנויות שיאפשרו לנו להשפיע ללא סמכות, להסתכל לאנשים בעיניים, להקשיב לכאבים לחששות ולפחדים או לסייע להם לצמצם פערים ולעיתים גם להציג מראות וגבולות.
מי ימשיך להיות שם לצד ה-AI – PMO או מנהל פרויקט שידע להתנהל כמאמן, כמחבר וכמוביל תרבות ארגונית – לא דרך סמכות, אלא דרך השפעה.
חגית בצלאל – CRO & Senior PMO, אלביט מערכות – Trainer NLP – מנחה תהליכי שינוי באמצעות התת מודע.
PMO AI – איך הופכים מתודולוגיה לסוכני AI שמייצרים ערך אמיתי - נתן כהן
הבינה המלאכותית משנה את הדרך שבה ארגונים עובדים, אך עבור קהילת ה-PMO השאלה המרכזית אינה כיצד להשתמש ב-AI, אלא כיצד לייצר באמצעותו ערך אמיתי לבעלי העניין.
הנטייה הטבעית היא להתמקד בפרומפטים או ביכולות החדשות של כלי AI, אולם אלו הם רק חלק קטן מהתמונה. הערך האמיתי נוצר כאשר משלבים בין מתודולוגיה, ידע ארגוני, נתונים עסקיים ומערכות המידע שבהן הארגון כבר עובד.
אחד העקרונות המרכזיים שהוצגו בהרצאה הוא שה-AI אינו מכיר את הארגון. הוא אינו יודע מהם הקריטריונים לפרויקט בסיכון, אילו מדדים חשובים להנהלה או כיצד נראית מתודולוגיית ניהול הפרויקטים של הארגון. את כל אלה יש ללמד אותו. כאן בדיוק נכנס תפקידו של ה-PMO.
באמצעות דוגמאות מעשיות מסביבת העבודה של משרד הבריאות, המבוססת על Monday.com, הוצגו שני מקרי בוחן המדגימים כיצד ניתן להפוך ידע מקצועי לשירותי AI:
* זיהוי אוטומטי של "פרויקטים אדומים" – סריקה של פורטפוליו רחב, איתור חריגות בלוחות זמנים, בתקציב, במשאבים ובסיכונים, והפקת דוח הנהלה ממוקד המאפשר קבלת החלטות מהירה.
* יצירת Risk Register חכם – סיוע למנהלי פרויקטים בזיהוי סיכונים, דירוגם, הצעת פעולות Mitigation וחיבור לבנק הידע והסיכונים הארגוני, כך שכל פרויקט נהנה מהניסיון שנצבר בארגון.
המסר המרכזי הוא שה-PMO של היום אינו מסתפק בהגדרת נהלים ובהפקת דוחות. הוא בונה תהליכים, מגדיר קריטריונים, מאמן סוכני AI ומטמיע מתודולוגיה בתוך מערכות המידע, כך שהטכנולוגיה תשרת את הארגון בצורה עקבית ואחידה.
במשך שנים נהגנו לומר כי "המערכת תומכת בתהליך". גם כיום עיקרון זה נכון, אך בעידן ה-AI התהליך מקבל ביטוי, צורה והשפעה דרך המערכת עצמה. מי שמגדיר את המתודולוגיה, בונה את המערכת ומלמד את סוכני ה-AI כיצד לפעול, משפיע באופן ישיר על איכות קבלת ההחלטות בארגון.
בסופו של דבר, ה-AI אינו מחליף את ה-PMO – הוא מכפיל את יכולותיו. ככל שהטכנולוגיה תמשיך להתפתח, כך יגדל הערך של אנשי PMO שיודעים לחבר בין אנשים, מתודולוגיה, מערכות וצרכים עסקיים.
לקריאת ה־PMO AI Playbook, הכולל את שלבי העבודה לבניית סוכני AI ויישום הרעיונות בארגון:
נתן כהן – PMO ומפתח BI, עם ניסיון בניהול וייעול תהליכים, פיתוח דאשבורדים והובלת טרנספורמציה דיגיטלית. מתמחה בשילוב דאטה, טכנולוגיה וניהול פרויקטים כדי לשפר ביצועים, לייעל תהליכים וליצור שקיפות ארגונית. כיום משמש כ-PMO IT והתייעלות באגף טכנולוגיות דיגיטליות ודאטה של משרד הבריאות. מהנדס תעשיה וניהול בעל רקע באימון אישי.