בואו נגיד את זה ישר: אף אחד לא לימד אותנו איך לנהל פרויקט כשיש אזעקות, כשחצי מהצוות במילואים, וכשאף אחד לא יודע מה יהיה בשבוע הבא.
אבל דווקא מנהלי פרויקטים – גם אלה שלא קוראים לעצמם ככה- יש להם כלים שרלוונטיים מתמיד. הנה ארבעה עקרונות שעובדים כשהכול רועד.
1. קצרו את אופק התכנון
בתקופה רגילה, אפשר לתכנן רבעון קדימה. עכשיו? תכננו שבועיים. מקסימום.
זה לא אומר לוותר על היעד הגדול – זה אומר לפרק אותו ליחידות קטנות שאפשר להשלים גם כשהמציאות משתנה כל יום. ספרינטים קצרים. Deliverables קטנים. ניצחונות מהירים.
2. החליפו לוחות זמנים בטריגרים
במקום "הפיצ'ר יהיה מוכן ב-15 לחודש", נסו: "אם דני חוזר מהמילואים עד יום שלישי – ממשיכים כמתוכנן. אם לא – עוברים לתוכנית ב'."
תכנון מבוסס תרחישים במקום תכנון מבוסס תאריכים. בזמן מלחמה, תאריכים הם אשליה. תרחישים הם כלי עבודה.
3. תקשרו יותר, לא פחות
הנטייה הטבעית בתקופת אי-ודאות היא לחכות – "כשיהיה לי מידע ברור, אעדכן." אבל שקט מייצר חרדה. וחרדה הורגת פרודוקטיביות.
עדכון קצר, גם אם הוא "אין שינוי, ממשיכים כמתוכנן" – שווה זהב. שלוש שורות בקבוצת הוואטסאפ. מייל בתחילת השבוע. זה מספיק. העיקר שאנשים לא יישארו בחלל ריק.
4. תגנו על הנתיב הקריטי — ותוותרו על השאר
אי אפשר לעשות הכול. לא עכשיו. ואם תנסו — תישחקו.
שאלו את עצמכם: "מה הדבר האחד שאם הוא לא יקרה — הפרויקט מת?" התמקדו שם. כל השאר — משימות נחמדות שיכולות לחכות. תנו לעצמכם רשות להוריד דברים מהשולחן.
ועוד דבר אחד
אל תשכחו שגם אתם בני אדם. גם הצוות שלכם. מנהל פרויקטים טוב בתקופה כזו הוא לא מי שדוחף את הצוות הכי חזק — אלא מי שיודע מתי לשאול "אתה בסדר?" לפני "מה הסטטוס?"
הפרויקטים ימשיכו. אנחנו צריכים לדאוג שגם האנשים ימשיכו.
PMI ישראל כאן בשבילכם — גם בתקופה הזו. הצטרפו לקהילת מנהלי הפרויקטים שלנו, שתפו אתגרים, ותמכו אחד בשני. כי ביחד – מנהלים גם את זה.