איך מתאוששים ממשבר בפרויקט?
מה עושים כשהפרויקט מתארך? כשהלו"ז נגרר, התקציב מתנפח, והצוות מאבד כיוון? למרות שמצבים כאלה אינם נדירים, כמעט ואין חומר מקצועי שמציע מתודולוגיה ברורה להתאוששות ממשבר בפרויקט. במאמר זה אשתף עקרונות שאספתי – חלקם מתוך ניסיון אישי, חלקם מתוך תובנות של אחרים.
מהו בכלל "משבר בפרויקט"?
משבר הוא פגיעה משמעותית באחד או יותר מיעדי הפרויקט (זמן, תקציב, תוכן) – ברמה של מעל 50%. כלומר, לא מדובר ב"מכה קטנה בכנף", אלא באירוע שמסכן את הצלחת הפרויקט כולו. לדוגמה: פרויקט שתוכנן לשישה חודשים וכעת צפוי להימשך שנה – זה כבר משבר.
ניתן לחלק את המשברים לשלושה סוגים:
- הטוב – פורס מז'ור, אירועים חיצוניים שאינם בשליטתנו (למשל מגפה, שינוי רגולציה).
- הרע – טעות נקודתית של צוות הפרויקט שגרמה לנזק משמעותי.
- המכוער – הצטברות של תקלות קטנות שלא טופלו בזמן והפכו לכדור שלג.
ההבדל בין הסוגים אינו רק במקור הבעיה – אלא גם בגישה לפתרון: האם נדרש תיקון נקודתי או שינוי עומק.
שלבי ההתאוששות ממשבר
- אבחון
- בשלב זה יש להבין את מקור המשבר והשלכותיו
- ניתוח מה קרה, מה הושפע, ומה הנזק.
- פעולות הכלה מיידיות – עצירת ה"דימום."
- תיאום עם הצוות על זמן לתכנון מחדש.
- מענה לשאלה "למה זה קרה?" – אך בלי להיגרר לתחקירים מיותרים.
- עדכון ההנהלה ותיאום ציפיות – שלב זה אמור להימשך ימים ספורים.
2- הערכת דרכי פעולה
- בשלב זה נבחן אפשרויות לשיקום. לשם כך יש להקדיש יותר זמן כדי לוודא ש"הפכתם כל אבן" בדרך לפתרון
- חשוב לקיים סיעור מוחות עם הצוות.
- יש לבחון חלופות: שינוי תכולה, תזמון, תכן, שיטת עבודה, שימוש בבאפרים. יש להתעמק בכל אחד מהאפשרויות כדי להבין את ההשקעה הנדרשת וההשפעה על יעדי הפרויקט.
- ניתן לבחון גם הקמת צוות משימה ייעודי (TIGER-TEAM) שיכול למשל להתמקד באזור קריטי בפרויקט.
- לאחר שאספתם את כל האפשרויות רצוי לעדכן שוב את ההנהלה במטרה לפסול כיוונים שאינם רצויים וחבל לבזבז עליהם משאבי תכנון. כדאי לצמצם לשניים או שלושה כיוונים, למשל שימור לוחות זמנים מול שימור תכולה.
3 – תכנון מחדש
- בשלב זה יש לגבש תוכנית חלופית בשיתוף הצוות. יש להשקיע בשלב זה זמן יחסי לגודל השינוי מפני שינוי כזה יכול לגרום לאפקט דומינו בהשפעתו על הפרויקט.
- יש לבצע בחינת סיכונים והזדמנויות מחודשת
- לבצע עדכון ואישור מול ההנהלה, כולל חתימה על התוכנית החדשה
- עדכון כל מסמכי התוכנית המושפעים מהשינוי
עקרונות מנחים להתאוששות מוצלחת
- תקשורת ברורה ושוטפת עם ההנהלה, לבניית אמון.
- תכנון מדויק ומבוסס לקחים, אין מקום לטעויות חוזרות.
- כל משבר הוא גם הזדמנות. ההזדמנות של מנהל התוכנית לבצע התאוששות מוצלחת ולגבש את הצוות.
מאת: אורי דביר, PMP, מנטור בתוכנית מנטורינג של PMI ISRAEL
לרכישת ההרצאה המוקלטת של אורי דביר "איך מתאוששים ממשבר בפרויקט?" – לחצו כאן