אחד התפקידים החשובים – אבל הכי פחות מדוברים – של ה-PMO האסטרטגי (EPMO), הוא לדעת מתי לעצור פרויקט לא מתוך כישלון, אלא מתוך ראייה מערכתית.
לא מתוך משבר, אלא מזווית ראייה מחודשת של ערך. וגם לא כהחלטה של אדם אחד – אלא כתהליך מבוסס נתונים, תחזיות, תיעדוף והבנה עסקית.
- מעקב ערך לאורך זמן – לא רק סטטוס טכני
ה-EPMO צריך לבחון לא רק אם הפרויקט מתקדם, אלא אם הוא עדיין תורם ליעדים שהוגדרו. האם הוא עדיין רלוונטי לשוק, לאנשים, לארגון? האם העלות מצדיקה את התרומה? (ROI) - מדדים שכוללים גם עצירה כאופציה לגיטימית
EPMO שמודד הצלחה רק לפי "ביצענו" יתקשה להצדיק עצירה. מדדים חכמים כוללים גם "הערכת תרומה", "התאמה משתנה", ו-"תשואה צפויה". - שיח פתוח עם מנהלי פרויקטים
חשוב ליצור שגרות שבהן מותר להגיד: "הפרויקט הזה איבד כיוון", "אין יותר מחויבות מהשטח", "הצוות שוקע בלי תנועה". EPMO עם חיבור אמיתי לשטח שומע את האיתותים הרבה לפני שמישהו אחר, בכיר יותר, יבחין בהם. - בניית מנגנון יציאה מסודר
EPMO מנוסה לא רק מאתר – הוא גם מתכנן.
- איך לעצור בקשב?
- איך לתעד מה כן עבד?
- איך לסגור תקציבים, לשחרר משאבים וללמוד?
- תקשור אמיץ מול הנהלה
זה אולי התפקיד הכי רגיש: להסביר להנהלה למה לא כדאי להמשיך. EPMO חזק מגבה את ההמלצה בנתונים, אלטרנטיבות וערך עסקי – ולא רק בתחושת בטן.
הקשר לפסח
חג הפסח עוסק בהתחדשות – הוא זמן שבו אנחנו נפטרים מהישן, בוחנים מה משרת אותנו ומה כבר לא. גם בארגונים, זו הזדמנות מצוינת לעצור רגע, לבחון את תיק הפרויקטים שלנו, ולשאול: מה באמת מקדם אותנו קדימה? ואיזה "חמץ" הגיע הזמן לשחרר?
לסיכום, EPMO מנוסה הוא לא רק גוף שמנהל תהליכים – אלא שותף עסקי פעיל שתומך בהחלטות אמיצות. יש לזהות פרויקטים שאיבדו רלוונטיות, ולבנות תהליך מסודר של עצירה – כחלק בלתי נפרד מניהול פורטפוליו אפקטיבי. לעיתים, ההחלטה לא להמשיך היא ההחלטה הכי אסטרטגית שיש.