בס"ד
לא רק לסיים – ליצור שינוי: הסוד מאחורי פרויקטים שמצליחים באמת
בעולם ניהול הפרויקטים, מתרחש שינוי פרדיגמה משמעותי: מעבר ממיקוד בתוצרים למיקוד בתוצאות שמפיקות ערך. שינוי זה, המעוגן במהדורה השביעית של מדריך PMBOK, מדגיש את הצורך להתמקד בערך המוסף שהפרויקט מספק ולא רק בהשלמת משימות.
ההבדל בין תוצרים לתוצאות
- תוצרים (Outputs): אלו הם הפריטים או השירותים המוחשיים הנוצרים במהלך הפרויקט, כגון דוחות, מוצרים, או מערכות. התוצרים הם התוצאה הישירה של פעילויות הפרויקט.
- תוצאות (Outcomes): אלו הם השינויים או ההשפעות הנובעים מהשימוש בתוצרים. התוצאות משקפות את הערך המוסף שהפרויקט מביא, כמו שיפור בתהליכים, עלייה ברווחיות, או שביעות רצון מוגברת של הלקוחות.
מיקוד בערך ובתוצאות, להבדיל ממיקוד רק בתוצרים, הוא גישה חשובה בניהול פרויקטים מודרני. גישה זו מדגישה את החשיבות של הבנת המטרות העסקיות והערך שהפרויקט אמור להביא לארגון, מעבר לעמידה בלוחות זמנים ותקציב.
הבנה עמוקה של עקרון זה יכולה להיות ההבדל בין הצלחה לכישלון, כפי שנראה בדוגמאות הבאות:
מקרה הצלחה: פרויקט חיסון הקורונה של חברת AstraZeneca בשיתוף אונ' אוקספורד
תחת לחץ עצום בתקופת הקורונה, החברה התמקדה במטרה הסופית: חיסון אוכלוסיות ברחבי העולם, ולא רק בפיתוח התכשיר עצמו. לשם כך הוקם PMO ייעודי כבר במו״פ תוך אימוץ נהלי PMBOK. גישה זו אפשרה ניהול מהיר של ניסויים קליניים, הרחבת ייצור גלובלית ועמידה בדרישות רגולטוריות של מדינות שונות.
תוצאה: עד יולי 2021 סיפקה AstraZeneca מעל מיליארד מנות חיסון ל-170 מדינות, מה שהוביל למניעת מיליוני מקרי תחלואה ותמותה. הצלחת הפרויקט מיוחסת למיקוד בערך הבריאותי (בלימת המגיפה) ולא רק ב״מסירת״ חיסון כתוצר, תוך שימוש במתודולוגיות PMI להשגת יעד זה.
מקרה כישלון: אפליקציית digital contact tracing של NHS שירות הבריאות הלאומי, בריטניה
בתחילת מגפת הקורונה פיתחו ממשלות רבות אפליקציות סלולריות למעקב אחר שרשראות הדבקה, מתוך תקווה שהן יסייעו לבלום את התפשטות הנגיף. בריטניה השיקה אפליקציה לאומית (NHS COVID-19) והכריזה על הצלחה בהשקת המוצר הטכנולוגי עצמו. אך במבחן התוצאה – צמצום ההדבקות – היוזמה כשלה. כמו כן, במדינות רבות אומצה ארכיטקטורת אפליקציה מבוזרת שהגנה על פרטיות, אך לא העבירה התראות מספיק מהירות ויעילות למשתמשים. שילוב של אתגרים טכנולוגיים וסוגיות פרטיות הוביל לכך שיישומי 'digital contact tracing' מילאו תפקיד שולי מהצפוי בגלי התחלואה הבאים.
תוצאה: על אף שהאפליקציה עצמה נמסרה לציבור (התוצר הושג), היא לא הצליחה ליצור את הערך המצופה – בלימת שרשראות ההדבקה. כישלון זה מדגים שהתרכזות בפיתוח והשקה בלבד, ללא הבטחת שימוש אפקטיבי ותוצאות בריאותיות, מטרות הפרויקט לא מומשו.
חשוב לזכור כי מיקוד בערך ובתוצאות יכול לסייע בהפחתת שיעורי הכישלון של פרויקטים ולהבטיח שהם מביאים תועלת אמיתית לארגון ולכן מומלץ:
- הגדרת הערך העסקי: קביעת יעדים מדידים המשקפים את הערך המצופה מהפרויקט.
- מעורבות בעלי העניין: שיתוף פעולה עם כל הגורמים הרלוונטיים להבנת הצרכים והציפיות.
- מדידה ובקרה: מעקב אחר התקדמות הפרויקט והערכת התוצאות ביחס למטרות שהוגדרו.
- גמישות והתאמה: היכולת לבצע שינויים והתאמות בפרויקט בהתאם למשוב ולשינויים בסביבה העסקית.
סיכום: מקרה ההצלחה לעיל ממחיש כיצד התמקדות בפרויקט כהשקעה המייצרת ערך – בין אם בהצלת חיים, בשיקום כלכלי-חברתי או בשיפור שירות – מובילה לתוצאות מרשימות. לעומתו, מקרה הכישלון מדגיש שפיתוח תוצרים כשלעצמם, טובים ככל שיהיו, אינו מספיק: בלי ניהול מכוון-תועלת וראייה רחבה של צרכי בעלי העניין, הפרויקט עלול שלא להשיג את מטרתו האמיתית. גישת PMBOK המודרנית מדגישה אפוא שכדי שפרויקטים יצליחו, על המנהל ליישר קו עם היעדים העסקיים/החברתיים ולכוון לתוצאות ברות קיימא ולא רק למסירת תוצר פורמלית.
מקורות: AstraZeneca: Fighting a global pandemic (2021)
White, L., & Van Basshuysen, P. (2021). Without a trace: Why did corona apps fail?. Journal of medical ethics, 47(12), e83-e83.