טיפים לשימוש בכלי AI לחיסכון בזמן ולהרשמת בעלי עניין
בכנס השנתי של PMI 2024 בלוס אנג'לס, העבירה אנני שיהן, מנכ"לית Navem Pty Ltd, הרצאה תחת הכותרת: "Use AI Tools to Save Time and Impress Stakeholders". ההרצאה התמקדה בשימוש בכלי ML, AI (למידת מכונה) ואוטומציה כדי לשפר את תהליכי ניהול הפרויקטים ולחסוך זמן, תוך השגת רושם חיובי אצל בעלי העניין.
כישורים חיוניים בשימוש ב-AI
בסשן הוצגה רשימת כישורים חשובים לשימוש שוטף בכלי AI:
- שאלות טובות – היכולת לשאול שאלות ברורות וממוקדות היא המיומנות החשובה ביותר בעבודה עם AI. ככל שהשאלות יהיו מדויקות ומפורטות יותר, כך הסיכוי לקבל תשובות מועילות עולה משמעותית.
- חשיבה של סקרנות ושיפור מתמיד – יש לגשת לעבודה עם AI בגישה של חקירה ולמידה מתמשכת.
- בדיקת איכות ובדיקת עובדות – יש לבדוק את התשובות המתקבלות מה-AI כדי לוודא את נכונותן ואת התאמתן למטרות שהוגדרו.
- סיכון מול תועלת – לפני שימוש בתשובות ה-AI, יש לבחון את הסיכונים לעומת התועלות ולהחליט על בסיס שיקול דעת האם התשובה מתאימה ותורמת למטרה שברצוננו להשיג.
הכלים המומלצים
במהלך ההרצאה, שיהן הציגה מספר כלים מומלצים שיכולים לסייע למנהלי פרויקטים לייעל את עבודתם:
ChatGPT
כלי AI זה יכול לספק תשובות לשאלות מורכבות, לסכם מסמכים וליצור תוכן בצורה מהירה ומקצועית. מנהלי פרויקטים יכולים להשתמש ב-ChatGPT למגוון רחב של משימות:
- דוגמה 1: כתיבת מיילים רשמיים לבעלי עניין – כאשר יש צורך לשתף מידע חשוב או לעדכן בנוגע להתקדמות הפרויקט, ChatGPT יכול לסייע בניסוח המייל באופן שמבהיר את המסר בצורה ברורה ומקצועית.
- דוגמה 2: סיעור מוחות ליצירת רעיונות לפגישות צוות – אם נדרשת הכנה לפגישת צוות חשובה, ניתן להשתמש ב-ChatGPT כדי להעלות רעיונות לנושאים לדיון, הצעות לדרכי פעולה והמלצות לפתרון בעיות שעלו במהלך הפרויקט.
PMI Infinity
זהו כלי מקצועי מבית PMI שמספק גישה למגוון רחב של חומרי עזר רלוונטיים לניהול פרויקטים, כולל פרסומים כגון מהדורת ה-PMBOK השביעית, מסגרת פיתוח יכולות למנהלי פרויקטים, מסמכים מקצועיים ודוחות מהתחום. כל מה שחשוב ומוכר על ידי PMI כחומר מקצועי מוזן לכלי הזה מאחורי הקלעים והוא נעזר במידע על מנת לספק תשובות מקצועיות.
- דוגמה 1: הכנת תיאור משרה למנתח מערכות – מנהל הפרויקט יכול להשתמש ב-PMI Infinity כדי לגשת למאגרי המידע המלאים ולמצוא תבניות ותיאורים קיימים לתפקידי מפתח בפרויקט, כמו מנתח מערכות (Business Analyst), ולהתאים אותם לצורכי הארגון.
- דוגמה 2: הכנת מצגות על פי סטנדרטים מקצועיים – כאשר מנהל פרויקט צריך להעביר מצגת לבעלי העניין, הוא יכול להשתמש ב-PMI Infinity כדי למצוא חומרי עזר ואסמכתאות מתוך מסמכים מקצועיים ודוחות, ולהתאים אותם למצגת על פי צרכיו.
Grammarly
כלי זה עוזר לשפר את איכות הטקסטים באמצעות זיהוי ותיקון שגיאות כתיב, דקדוק וסגנון. הוא חשוב במיוחד בעת כתיבת מסמכים רשמיים, דוחות או תכתובות עם בעלי העניין. הוא יכול גם לכתוב טקסטים בעזרת הנחיה כללית.
- דוגמה 1: עריכה והגהה של דוחות פרויקט – לאחר שמנהל הפרויקט הכין דוח מפורט על התקדמות הפרויקט, ניתן להשתמש ב-Grammarly כדי לבדוק את הטקסט, לתקן שגיאות ולהבטיח שהמסמך ברור ומקצועי.
- דוגמה 2: שיפור תקשורת עם לקוחות – מנהלי פרויקטים נדרשים לעיתים קרובות לנסח הודעות דוא"ל ללקוחות. Grammarly יכול לסייע בהבטחת איכות הכתיבה, לשמור על רושם מקצועי ולהימנע מאי-הבנות שנובעות משגיאות דקדוקיות או סגנוניות.
כלים נוספים
בנוסף לכלים שהומלצו, ההרצאה כללה התייחסות לכלים נוספים אשר לרוב עובדים בצורה טובה אך עשויים להיתקל בבעיות.
עבודה נכונה עם כלי AI : הנקודות החשובות
במהלך ההדרכה ניתנו מספר אזהרות חשובות שכדאי להקפיד עליהן בעת השימוש בכלי AI בפרויקטים:
- אל תכניסו מידע רגיש או סודי – יש להימנע מהכנסת מידע שעלול לסכן את הארגון או את הפרטיות של בעלי העניין.
- בדיקת עובדות ומקורות – חשוב לבדוק היטב את תשובות ה-AI ולוודא שהמידע מדויק ומתבסס על מקורות אמינים.
- אתיקה בשימוש בAI – יש לזכור כי אלגוריתמים של AI יכולים לחזק הטיות קיימות, ולכן יש להפעיל שיקול דעת בכל תשובה שמתקבלת.
- זכויות יוצרים – יש לוודא שהשימוש בתוכן שנוצר על ידי AI אינו מפר את זכויות היוצרים של גורמים אחרים.
- בדיקת איכות – תמיד לבדוק את איכות התוצרים של ה-AI ולבצע שיפורים בהתאם לצורך.
לסיכום
ההרצאה הדגישה כי שימוש נכון בכלי AI יכול להפוך את מנהלי הפרויקטים לאנשי מקצוע יעילים ומרשימים יותר בידיעותיהם וברקע המקצועי.
עם זאת, יש להיות מודעים לסיכונים ולדאוג לשימוש בכלים אלו בצורה אתית ומדויקת.
בסופו של דבר, המפתח להצלחה טמון ביכולת לשאול את השאלות הנכונות, לבצע בדיקות איכות ולהתאים את התשובות לצרכים הפרקטיים של הפרויקט.
__
כתבה מאת: דני שור, PMP – סגן נשיא לכספים ודירקטור לתפעול וטכנולוגיה בעמותת PMI