:PMO Value Ring – המדריך ליצירת ערך מוסף ב-8 שלבים
PMO הוא תפקיד אסטרטגי המסייע לארגונים רבים ליישם פרויקטים בצורה מיטבית, תוך מיקוד ביצירת ערך אמיתי לארגון ולבעלי העניין.
אחד המודלים המובילים בתחום זה הוא מודל ה – PMO Value Ring המספק שיטה מסודרת ב-8 שלבים לתפיסת וליצירת ערך מוסף. מאמר זה מציג את 8 שלבי היסוד על פי המודל וכיצד ניתן ליישם אותם לשיפור תהליכי העבודה והערך הארגוני.
שלב 1:
הגדרת הפונקציות המתאימות ל-PMO בהתאם לצורכי בעלי העניין
השגת תיאום מטרות ה-PMO לצורכי בעלי העניין – הבסיס ליצירת ערך אמיתי. בשלב זה, על המנהלים להגדיר את הפונקציות המרכזיות שה-PMO יעסוק בהן, תוך התמקדות במה שבאמת נדרש על מנת לתמוך בפרויקטים האסטרטגיים של הארגון.
שלב 2:
איזון הפונקציונאליות של ה-PMO ליצירת תפיסת ערך
כדי ליצור תפיסה חיובית של ערך בקרב בעלי העניין, יש לאזן את מגוון הפונקציות של ה-PMO כך שישקפו את צרכיהם של בעלי העניין בצורה מיטבית. זהו תהליך דינמי המצריך הבנה מעמיקה של הצרכים וההעדפות של כל גורם רלוונטי בארגון ומחוצה לו.
שלב 3:
תכנון תהליכי PMO – וטכניקות אפקטיביות
בשלב זה, יש לתכנן את תהליכי ה-PMO תוך יישום טכניקות מיטביות והתאמה למציאות הארגונית. טכניקות אלו מספקות מבנה ברור ויעיל, תוך התמקדות בביצועים איכותיים ושיפור מתמיד.
שלב 4:
הגדרת ומעקב אחרי מדדי ביצוע (KPIs)
מדדי ביצוע הם כלי חיוני להערכת התקדמות הפרויקטים וההשפעה הכוללת של ה-PMO. חשוב להגדיר מדדים שמראים כיצד ה-PMO מייצר ערך ולוודא שיש מערכת מעקב פעילה שתוכל לבחון את האיכות והתוצאות לאורך זמן.
שלב 5:
הערכת הצוות ובניית תוכניות פיתוח
ל-PMO מוצלח חייב להיות צוות מקצועי ומוכשר. בשלב זה, יש לבצע הערכה של הצוות הקיים ולהשתמש בהמלצות לבניית תכניות פיתוח אישיות לצורך שיפור ידע, מיומנויות, חלוקת משאבים ותחומי אחריות נכונה.
שלב 6:
הערכת בגרות ה-PMO וקבלת המלצות לתכנון עתידי
הערכת בגרותו של ה-PMO מסייעת בקבלת המלצות לקראת התקדמות והתפתחות נוספת. כך ניתן לשפר את התהליכים באופן מתמיד ולהבטיח שה-PMO נשאר רלוונטי ומועיל לארגון.
שלב 7:
הערכת התשואה הכלכלית של הPMO
כאן יש להתמקד בשאלה כיצד ה-PMO תורם מבחינה כלכלית לארגון. חשוב להבין את ההחזר על ההשקעה (ROI) של פעילות ה-PMO ולוודא שהוא מתאים למציאות הכלכלית של החברה.
שלב 8:
מעקב אחר יצירת הערך עם מצפן אסטרטגי
השלב האחרון הוא יצירת מצפן, הכוונה, דרך מדדים אסטרטגיים למעקב אחרי התוצאות והערך שנוצרים על ידי ה-PMO. זהו מדד מרכזי המאפשר לארגון לקבל תמונה ברורה על תרומתו של ה-PMO לאורך זמן.
לסיכום,
מודל ה-PMO Value Ring מספק מתודולוגיה מובנית ליצירת ערך מוסף באמצעות PMO ארגוני.
יישום 8 השלבים הללו מבטיח שה-PMO יהווה גורם אסטרטגי משמעותי בארגון, המסייע בניהול פרויקטים ביעילות ובהגדלת התשואה.
__
כתבה מאת: חן קרואני – דירקטור שיווק וקשרי חברות וארגונים בעמותת PMI