ניהול פרויקטים נחשב לתחום מסודר ומאורגן המבוסס על עקרונות ותהליכים מובנים, טכניים ושכלתניים. אך עדיין, כ-66% מהפרויקטים נכשלים או אינם עומדים בציפיות. דילמות מורכבות, עמידה בזמנים ותיאום בין משאבים, הם רק חלק מהסיבות לכישלון. אחת הנקודות שמעטים מתייחסים אליה היא השפעתם של המרכיבים הרגשיים והאנושיים בתהליך. המודלים המוכרים לניהול פרויקטים, מספקים אמנם מסגרת ברורה ומוצקה, אך קשה לאתר בהם התייחסות מספקת למרכיבים אישיים ורגשיים של כל בעלי העניין בפרויקט. אם כן, איך משלבים בין טכניקה אנליטית לבין המימד האנושי כדי להבטיח הצלחה?
בואו נערוך היכרות קצרה עםLOTS® – מודל יישומי לקידום התפתחות ארגונית, המספק למנהיגים ומנהלים שפה משותפת וכלי מובנה לקבלת החלטות, הטמעת תהליכים ומעקב ממוקד תוצאות.
LOTS® מציע ראיה הוליסטית, המבוססת על איזון בין חשיבה Inside-out לחשיבה Outside-in .
חשיבה Inside-out (מבפנים החוצה)
כולנו נוטים לחשוב תחילה "מבפנים החוצה"- זה טבעי לנו ובמידה מסוימת חזק מאיתנו. האנס אקרבלום- מפתח מודל הLOTS® טוען כי הכוח "מבפנים החוצה" חזק לא פחות מכוח הכבידה (גרביטציה). לרוב נהיה ממוקדים במה אני צריך? מה האינטרסים שלי? איך אני נראה בעיני אחרים? וכו'.
הפחד מטעויות, מכישלון או מביקורת, משפיע לא אחת על האופן שבו אנו מנהלים פרויקטים והפחד הזה עלול להוביל להחלטות הממוקדות בהגנה עצמית, במקום בהשגת תוצאות מיטביות לפרויקט.
חשיבה Outside-in (מבחוץ פנימה)
חשיבה מבחוץ פנימה אינה קלה לנו בד"כ. תפקידה לעודד אותנו להבין קודם כל את עולמם של האנשים סביבנו- לקוחות, קולגות, ספקים ובעלי עניין נוספים ולפעול בצורה שתואמת את הצרכים והציפיות שלהם.
זה קשה… כמעט כמו להתנגד לכוח הכבידה. אך נזכור כי כבר כתינוקות, אנו מבינים כי עלינו לקשת את הגב שלנו ולהרים את הראש במאמץ, כדי שנוכל לראות יותר טוב מה קורה סביבנו. במילים אחרות, עלינו להסתכל על הפרויקט לא רק מנקודת המבט שלנו כמנהלי פרויקט, אלא גם דרך עיניהם של כל המעורבים בו. זהו כלי חשוב לא רק ליצירת שיתוף פעולה פורה, אלא גם ליצירת תחושת שייכות ושותפות בקרב כל המעורבים בפרויקט.
אחד העקרונות המרכזיים של LOTS® הוא הצורך באיזון בין חשיבה מבפנים החוצה (Inside-Out) וחשיבה מבחוץ פנימה (Outside-In). האיזון בין 2 נקודות המבט הללו, מאפשר לנו לראות תמונה רחבה ומאוזנת יותר של הפרויקט. זהו לא רק תהליך של ניהול משימות אלא גם של ניהול רגשות, דינמיקות בין-אישיות ותהליכי קבלת החלטות מורכבים. האיזון הזה הוא קריטי להצלחה בניהול פרויקטים, במיוחד כאשר מדובר בפרויקטים שמשפיעים על אנשים רבים, או יוצרים שינוי מהותי.
עקרון חשוב נוסף ב LOTS®, נוגע ליכולת לשאול שאלות תהליכיות פתוחות, שגורמות לאנשים לחשוב לעומק ולהרהר על ההיבטים השונים של הפרויקט. השאלות שאנו שואלים הן המפתח להבנת הסטטוס בו אנו מצויים לאורך חיי הפרויקט. כך למשל נשאל שאלות כמו: "מה התכלית של הפרויקט עבור כל אחד מבעלי העניין?", "מה אנחנו באמת מנסים להשיג?" ו"איך נוכל לתרום לא רק לארגון, אלא גם לאנשים המעורבים בפרויקט?". הסקרנות הזו תאפשר לנו לבחון את הפרויקט לא רק מהזווית הטכנית של התהליך, אלא גם מזווית אנושית.
נחזור לפני סיום לכותרת המאמר. בדיוק כפי שבסרט "על תבונה ורגישות" (המבוסס על ספרה של ג'יין אוסטן) נדרשו הגיבורות לנווט בין המציאות המעשית של חייהן לבין תחושתן הפנימית, כך גם בניהול פרויקטים, אנו חייבים לזכור שהפרויקט מורכב לא רק ממשימות ולוחות זמנים, אלא גם מאנשים עם רגשות, פרשנויות ורצונות.
האיזון בין שכלתנות לבין רגישות אנושית הוא מרכיב קריטי. תבונה ללא רגישות, עשויה להוביל תהליך "קר" וטכני. רגישות ללא תבונה, עלולה ליצור חוסר יציבות.
החיבור בין השניים הוא המפתח להצלחה – בעבודה, בחיים ומסתבר שגם בקולנוע.
אריק אטיאס
Lotscoach®
Architect of Change