יצא לכם פעם לפגוש מגשימי חלומות בארגונים?
אז זה המקום להרים לנו, מנהלי הפרויקטים, כן אנו הם מגשימי החלומות של ההנהלה.
בתור מנהלי פרויקט כולנו מכירים את ההתרגשות בקבלת פרויקט חדש שההנהלה או החברה רוצה לייצר או לשנות. ואת הצורך שלנו לעשות את הפרויקט הכי טוב שרק אפשר, לעמוד בתכולה, לו"ז, תקציב ולהביא את הערך המוסף שלנו לפרויקט, להגשים את החלום ולעבור לחלום הבא.
כמנהלי פרויקטים אנו לא מעט מנהלים פרויקטי פרודוקטיביות וחדשנות. במסגרת ניהול הפרויקט אנו מפרקים את התהליכים העסקיים הקיימים, לומדים אותם מאפס ולאחר מכן כותבים את התהליך מחדש.
אך מאיפה עולה הצורך?
בדרך כלל מההנהלה
בארגון, רוב העובדים הינם בתפקידים מקצועיים: אנליסטים, מנהלות חשבונות, מנהלי צוותים, נציגים, אחזקה, ניקיון, כלכלנים, מנהלי שיווק, IT וכו'.. כולם עושים את עבודתם טוב ואפילו טוב מאוד.
כמנהל פרויקט ומנהל צוות עובדים מקצועיים בתחום הפרויקטים והאנליזה, התפקיד שלי הוא להגדיל את הפרודוקטיביות הארגונית ולייצר סביבה חושבת חדשנות ויזמות.
כלומר, לחפש את הפרויקט החדשני הבא, זה שיביא ערך מוסף, חדשני יותר ופרודוקטיבי יותר.
כאשר אנו שואלים את העובדים המבצעים את העבודה בפועל, האם לדעתם תהליכי העבודה, אופן העבודה שהם מבצעים כעת היא אפקטיבית, לעיתים התשובות הן, מה עוד כבר יש לשנות, כבר עשינו הכל, הצענו כבר את הרעיון ואמרו לנו שאי אפשר, אם נציע רעיונות טובים בסוף יחליפו אותנו.
אלו משפטים שבתור מנהל פרויקטים אני שומע לצערי המון בארגונים רבים.
אך כאשר אנו מנהלי הפרויקטים לומדים את תהליך העבודה מאפס אנחנו מבינים שכנראה אנו פותחים את תיבת פנדורה, המון תהליכי עבודה, עבודה ידנית ולבסוף מצליחים לייעל.
אז איפה הבעיה, איך אנחנו בתור מנהלי פרויקטים יכולים להשפיע או להיות מושפעים מכך.
רוב העובדים רגילים להגיע ולעשות את העבודה כבשגרה, חלקם כבר הציעו רעיונות שלדעתם ניתן לעשות בכדי לשפר את תהליכי העבודה, אך כאשר רעיונותיהם לא הבשילו, הסיקו שאין מה לעשות.
העולם צועד קדימה, אנו בתור מנהלי פרויקטים צריכים לעודד את הארגון שלנו לייצר סביבת עבודה חדשנית, לא לפחד להציע כל רעיון שרק אפשר גם אם לדעתם הוא הרעיון הגרוע ביותר.
לייצר סביבה מקבלת, מונעת מחדשנות ופרודוקטיביות.
בסופו של דבר, מי שעושה את העבודה בפועל, הוא זה שיודע הכי טוב למה נדרש לעשות את זה, ואם הוא לא יודע, אז כנראה שזה לא נדרש.
הטיפ שלי לעידוד העובדים לחשיבה חדשנית ופרודוקטיבית זה להטמיע קוד בארגון, קודם כל להודות בבעיה, להבין שיש לנו את הצורך לשנות את תהליכי העבודה הנהוגים היום ולהתאים אותם למצב החדש.
לשם כך לפני כל פעולה שאנו עושים, בואו נעצור רגע, נבין למה אנו עובדים כך, האם זו הדרך הנכונה ביותר?
ניתן להיעזר בשיטת ה- 5Why שפיתח סקיצ'י טויודה.
בכל פעם שאנו עושים משהו נשאל את עצמנו 5 פעמים למה אנו עושים אותו עד שנגיע בסוף לשורש הבעיה ובה אנו מנהלי הפרויקט נטפל.
כותב: לירן כלסי