בין אם הפרויקט שאתה מנהל הוא בניית בית, פיתוח מוצר או שירות, הפרויקט שלך סולל את הדרך והופך את החלום למציאות.
כשמדובר בניהול פרויקט עבור לקוח, הלקוח שלך ואתה יוצאים יחד למסע משותף. הדרך להפיכת חלום למציאות מתחילה בהקשבה מלאה ללקוח ולרצונותיו, זיהוי הצרכים שלו ותרגומם ליסודות – אבני הדרך בפרויקט.
פרויקטים המנוהלים ומיושמים לבקשת הארגון שבו אתה עובד, לא שונים בהרבה מכך. תמיד יש אדם בעל חזון מאחורי הפרויקט, ומנהל הפרויקט הוא זה שמגשים את חזונו.
כיצד להפוך את החלום למציאות ב- 5 שלבים?
תהליך הפיכת החלום למציאות נעשה באמצעות ניהול פרויקט אפקטיבי, מתודולוגי, מקצועי ומונחה תוצאות. ועם זאת, יש מרכיבים סובייקטיביים רבים וחשובים בתהליך ומיומנויות רכות נדרשות.
האמינו בעצמכם
כדי להגשים חלום, לפני הכל עליך להאמין בעצמך ובזה שאתה מסוגל לכך. זה נשמע פשוט, אבל זה לא. פרויקט הוא תהליך ממושך שבו מנהל הפרויקט חותר אחר מטרה גדולה המחולקת ליעדים (אבני דרך). קל מאוד "ליפול" ולהתייאש בכל אחד מהיעדים הללו, והדרך הטובה והאפקטיבית ביותר לשמור על האנרגיה והמוטיבציה הגבוהה לאורך כל הדרך, היא להאמין כל הזמן שאתה מסוגל לבצע את הפרויקט בהצלחה תוך עמידה באתגרים, עד לסיומו. הזכר לעצמך שאתה איש מקצוע מיומן, שנבחרת למשימה הזו כיוון שיש לך את היכולות לבצע אותה, וגם כשקשה וכאשר האתגר נראה מסובך מדי – תמיד יש מי שיוכל לעזור לך בדרך.
הצטיידו בכלים אפקטיביים
הטכנולוגיה והמתודולוגיה המתקדמות כיום, מספקות אינספור כלים לניהול פרויקטים מיטבי ויעיל, לקיצור תהליכים, להתמודדות עם אתגרים ותקלות, ולהקלה משמעותית על עבודת מנהל הפרויקט על ידי אוטומציה. הקפד להצטייד בכלים ייעודיים, עדכניים לניהול פרויקטים, בין אם אלו מתודולוגיות חדשניות ויעילות לניהול ויישום ובין אם אלו טכנולוגיות מתקדמות לניהול ומעקב אחר פרויקטים. הדרך הטובה ביותר להיחשף לכלים הללו היא באמצעות השתתפות בכנסים ייעודיים למנהלי פרויקטים, רישום להרצאות וסדנאות וקריאת מאמרים ומדריכים בנושא.
בצעו תכנון אפקטיבי
חלום הפרויקט הוא כמעט תמיד גדול ומורכב, ועל מנת להגשימו צריך לפרק אותו למשימות ויעדים התחומים בלוחות זמנים. כל זה נעשה בשלב תכנון הפרויקט, והשלב הזה חשוב מאין כמותו. תכנון נכון של פרויקט הוא בין המרכיבים המשמעותיים והמשפיעים ביותר על הצלחתו ויש לבצע את השלב בזה באופן מקצועי ויסודי ביותר.
תוכנית פרויקט מפורטת כוללת רשימה של כל המשימות והפעילויות שיש לבצע כדי להגיע לכל אבן דרך עד לסיום הפרויקט.
בשלב התכנון, מנהל הפרויקט עובד עם צוות הפרויקט ליצירת התכנון הטכני, רשימת המשימות, תוכנית המשאבים, התקציב, לוח הזמנים הראשוני של הפרויקט ועוד, ומגדיר את התפקידים והאחריות של כל אחד מחברי צוות הפרויקט. תכנון פרויקט הוא תהליך רציף המתרחש לכל אורך הפרויקט ולא רק בתחילתו, כיוון שפעמים רבות נדרשים שינויים או עדכונים בתוכנית הפרויקט, אותם יש להוסיף/לעדכן בתוכנית המקורית.
הקציבו מסגרת זמן קשוחה
הגשמת החלום צריכה להיות תחומה בזמן, ויש לכך סיבות רציונליות. פרויקט פיתוח מוצר חדש אשר יענה על צרכי השוק העדכניים, עלול להיות פחות רלוונטי בעוד שנה או שנתיים למשל. כך, למרות שהזמן טס כשמנהלים פרויקט ושעות הופכות מהר מאוד לשבועות ולחודשים, עליכם לעקוב אחר לוח הזמנים כל הזמן, לוודא שאינכם חורגים ממנו ותמיד להקפיד על מועד הדד-ליין – התאריך המקורי שהגדרתם מראש לסיום הפרויקט על פי חזון הלקוח. תאריך סיום הפרויקט יכול להשתנות רק בתיאום מלא ובהסכמת הלקוח.
נהלו היטב את הצוות שלכם
ניהול עובדים הוא תמיד עניין מורכב והוא הופך למורכב עוד יותר, כשמדובר בצוות העובד יחד בפרויקט. העובדים בפרויקט תלויים אלו באלו, וכל הפרויקט כולו תלוי בכולם. ישנם יעדים בפרויקט שלא ניתן להשיג מבלי להשיג קודם לכם את היעדים הקודמים להם. פעמים רבות זהו תהליך הדרגתי, כשכל עובד בצוות ממשיך מהנקודה שבה העובד הקודם סיים. במקרים רבים פרויקטים מבוצעים באופן מקבילי, כשצוותים שונים עובדים על משימות שונות. לאור כל זה, ניצוח על כל התזמורת הזו היא משימת מפתח של מנהל הפרויקטים ועליו להיות מנהל מצוין.
ניהול תקשורת עם חברי הצוות וביניהם הוא מרכיב חובה ביישום פרויקטים, וישנן כיום מערכות רבות התומכות בתקשורת ובשיתוף פעולה בין חברי הצוות ובעלי העניין. התוכנה מאפשרת לכולם לראות למי הוקצתה כל משימה וכיצד היא מתקדמת. זה מאפשר למנהלי פרויקטים לקבל סקירה ברורה של הפרויקט ולהבין אילו תוצרים נמצאים על המסלול, ואילו זקוקים ליותר זמן או משאבים.