המרת רעיון ליישום בפועל איננה עניין פשוט, על אחת כמה וכמה כשמדובר ברעיון של מישהו אחר. כשהיזם מגיע אליך עם רעיון, התפקיד העיקרי שלך כמנהל פרויקטים הוא לתרגם את הרעיון שלו למציאות באמצעות תכנון ויישום פרויקט אפקטיבי.
השוק הדינמי כיום מבוסס על פרויקטים. כל יזם שעולה במוחו רעיון למוצר הבא, לשירות החדשני שישדרג את החיים שלנו וייקח אותנו כמה צעדים קדימה, זקוק לגורם שיתרגם את החזון לאסטרטגיה ויממש את הרעיון למציאות בפועל.
כיצד מנהל פרויקטים יכול לממש את הרעיון ולהפוך אותו ליישום בפועל? להלן 4 עקרונות הייסוד:
היו פונקציונליים
ליזם מותר להתפזר עם החלום שלו ככל שירצה, התפקיד שלך כמנהל הפרויקט הוא לכנס את החלום הזה לקונספט יישומי. לפני הכל, עליך למקד את היזם על מנת שיגדיר לך כיצד הוא רואה את היישום בפועל. אם לדוגמה מדובר בפרויקט בנייה, והחלום של היזם הוא לבנות גורד שחקים רב-שימושים במרכז העיר. השלב הראשוני הוא לתרגם את הפרויקט הזה להגדרות פונקציונליות: מה יהיה שטח המבנה? מה יהיה הגובה של הבניין? כיצד היזם רואה במוחו את צורת המבנה והעיצוב שלו? את התשובות עליך לרשום כמאפיינים מוגדרים אשר בסופו של דבר יהוו את הקווים המנחים הראשונים והבסיסיים ביותר לפרויקט.
חברו נקודה לנקודה לאורך הציר
אחד התפקידים של מנהלי פרויקטים הוא ליצור טיים ליין אסטרטגי וריאלי, שבו כל משימה מחולקת ללוח זמנים קצוב. מלבד אפשרות המעקב שהטיים ליין מייצר, הוא גם מספק לך מבט מעמיק יותר ברזולוציה נקודתית ומארגן לך את המחשבות.
בדרך זו, בבואך ליישם את הרעיון של היזם למציאות, בין הדברים הראשונים שמומלץ לעשות הוא לפרק את הרעיון למשימות ולהקצות להן לוחות זמנים מוגדרים. השלב השני בתהליך, הוא להקצות איש צוות/אנשי צוות לכל אחת מהמשימות שהגדרתם, על פי הכישורים המתאימים שלהם לביצוע המשימה.
זהו את המכשולים העיקריים
כל פרויקט כולל אתגרים וחלקם עשויים להיות מורכבים ביותר. כמנהל פרויקט, עליך לזהות כמה שיותר מוקדם את המכשולים שעלולים לצוץ בהגשמת הרעיון למציאות, ולבנות מראש אסטרטגיות אפקטיביות להתמודדות עמם.
בדוגמת גורד השחקים למשל – האם אישורי הבנייה עלולים להתעכב בעירייה? זה עלול להיות אתגר משמעותי במידה וכן, והפתרון יכול להיות לייצר לוח זמנים גמיש יותר עד לקבלת האישורים הנדרשים. ככל שתזהו מבעוד מועד, יותר מכשולים פוטנציאליים ואתגרים שיעמדו בפניכם, כך תוכלו להצטייד מראש בפתרונות יעילים בהתאם. בדרך זו תגיעו לפרויקט מוכנים יותר, בטוחים יותר, ובהפחתה משמעותית של עיכובים לא צפויים.
היעזרו במומחים
לכל סוג פרויקט יש את האנשים המקצועיים – המומחים הספציפיים שיוכלו לסייע לכם לצלוח אותו. האנשים האלו לא חייבים להיות בארסנל היועצים הקבוע שלכם, אבל חשוב שתהיה לכם גישה אליהם בכל רגע שבו תצטרכו. כבר לאחר המפגש הראשון עם היזם שלכם, מומלץ להגדיר לעצמכם אילו מומחים הכי מתאימים להגשת החלום שלו, ולאחר מכן להתחיל לאתר את פרטי הקשר שלהם וליצור עמם את הקשר הראשוני. חשוב לבצע היכרות מקדימה, להסביר להם כמה שיותר מוקדם על הפרויקט שאתם עתידים לנהל ולאפיין איתם צורת עבודה שבמסגרתה תוכלו לקבל מהם ייעוץ במידת הצורך. אנשים אלו יעודדו אתכם לאורך הדרך ויציעו תמיכה לאורך מסע הפיכת חלומו של היזם למציאות יישומית.