דצמבר 2016
התארחנו באיקאה נתניה, במטה החברה ובחנות, לשמוע על הקמת סניף קרית אתא מנקודת מבט של מערכות מידע.
מארחינו בביקור :
שוקי קובלנץ' | מנכ"ל | איקאה ישראל
יסף בורשן | מנהל תחום תשתיות IT | איקאה ישראל
ענבר אדדי | מנהלת חנות נתניה | איקאה ישראל
סדר יום:
13:00-13:15 – התכנסות וכיבוד קל
14:45- 13:15 – פתיחה והסבר על איקאה, חזון – שוקי קובלנץ' מנכ"ל איקאה
14:15-14:45 – מבנה מחלקת מע' מידע, איקאה ישראל – יסף בורשן, מנהל תחום תשתיות IT
14:45-15:00 – הפסקה
15:00-16:00 – הקמת חנות מנק' המבט של מע' מידע בהקשר ל- PMP – יסף בורשן
16:00-17:00 סיור בשטח החנות, סיום ופיזור
על איקאה
חברה גלובלית למוצרי ריהוט לבית, הפועלת תחת קונצפט של "עיצוב דמוקרטי", דהיינו עיצוב שהוא שילוב בין צורה, פונקציה, איכות, קיימות ומחיר נמוך, מתוך אמונה כי ריהוט איכותי לבית צריך להיות נגיש לכולם.
לאיקאה 392 חנויות ב- 48 מדינות נכון ל-31 באוקטובר, 2016.
איקאה ישראל פועלת בזכיינות ולה 3 אתרים: קרית אתא, נתניה חנות +מטה, ראשל"צ.
עתידים להפתח סניפים בבאר שבע ובירושלים.
החברה פועלת בהתאם לערכים מסוימים ושאיפתה "חיי יומיום טובים יותר לאנשים רבים ככל האפשר".
הקמת חנות קרית אתא
יסף בורשן, מנהל תשתיות IT ואחראי אבטחת מידע, סיפר לנו על פרויקט זה מנקודת מבט של IT.
הפרויקט עצמו הוא פרויקט הקמת חנות על כל המשתמע מכך, ועל כן מנוהל על ידי מינהלת הכוללת את היבטי המסחר (היכן להקים את החנות), היבטי הבינוי (ההיתרים, אזורי פריקה וטעינה, דרכי הגעה ומקומות חניה ללקוחות), עיצוב החנות וגם כמובן מערכות מידע. הפרויקט החל במרץ 2013 והסתיים במאי 2014, חודשיים לאחר פתיחת החנות.
פרויקט הקמת תשתית מערכות המידע ארך 14 חודש וכלל מספר שלבים:
- התחלת הפרויקט:
למידה מהקמת חנויות קודמות, כולל מינוי "חנות אחות" שמשמשת כתומכת ומנטורית לחנות החדשה בהיבטים כגון הכשרת כח אדם וכד'.
הערכות של זמנים ותקציב וקביעת אבני דרך מרכזיות:
שבוע קליטת סחורה
יום משפחות
מועד פתיחת חנות - תכנון הפרויקט
תכנון הפרויקט על כל שלביו בעזרת צוות מאיקאה העולמית שמגיע ללוות את ההקמה החל מהנחת אבן הפינה וכלה בפתיחת החנות.
מבחינת מערכות מידע יש מערכות שמוכתבות על ידי חברת האם כגון אלו העוסקות במלאי, מחסן, ובינה עיסקית, ויש מערכות שהן החלטה מקומית של הזכיין הישראלי, כגון מערכת CRM, טלפוניה ועוד. - חוזים ורכש
לאחר ההערכות התקציביות מתחילה ההתארגנות החוזית לרכש והצטיידות. - הקמת מערכת בחנות אחות
כאשר ידוע התכנון של מבנה החנות החיצוני, מתחילה הכנת המערכות.
השלמת דרישות אל מול כל ראש מחלקה והתאמת תקציב ולו"ז: הבנה של מספר עמדות נדרש, כמות רישיונות לתוכנות, מספר ארונות תקשורת, כמות קופות רושמות וכד'.
כחלק ממדיניות ניהול הסיכונים בפרויקט, מערכות המידע מותקנות בחנות ה"אחות" שהיא כבר חנות פעילה ויציבה, ועוברות לחנות היעד בסמוך לפתיחתה, עם השלמת התשתיות הנדרשות. - הקמת משרדים זמניים
מוקמים בסמוך לחנות הנבנית. המשמשים את צוות ההקמה עד להקמת החנות עצמה, וגם למיון וגיוס כ"א. - התקנת המערכות בחנות החדשה
הפעלת כלל המערכות, הגדרות מימשקים, בדיקות קבלה, הדרכת משתמשים ועוד - יום משפחות
טקס חובה בתרבות האיקאית, הזמנת העובדים וקרוביהם, יום לפני הפתיחה הרישמית, להנות מיום קצר ובו 20% הנחה. מבחינת העובדים- חגיגה ומבחינת המעסיק- הזדמנות לבחינת כלל המערכות ב"לייב". נכון שגם אתם הייתם רוצים להימנות על הקבוצה הזו?… - פתיחת חנות
בנוכחות שגריר שבדיה בישראל. 21,000 איש ! והכי חשוב- אפס תקלות!! - סיום הפרויקט
סגירת תקציב, עדכון מסמכים (תיק אתר, אפליקציות), הפקת לקחים, והכרזה על סיום הפרויקט ומעבר לתמיכה שוטפת.
לאחר ההרצאה המאלפת מפי איש מערכות מידע שניחן בראייה עיסקית מבורכת ונדירה, הוזמנו לסיור מודרך בחנות, בידיה האמונות של ענבר אדדי, מנהלת החנות.
שמענו על המחשבה וההכנה של כל פינה בחנות באופן מעורר הערצה למידת המקצועיות והירידה לפרטים.
למשל, הידעתם לאיזו שעה מכוונים כל השעונים בחנות: עשר ועשרה. למה? כדי שהשעון יראה מחייך…
אין ספר שביקור באיקאה מעתה ואילך ירגיש אחרת.
אני רוצה להודות לחברי העמותה ומנהלי הפרויקטים שהגיעו ונהנו מהסיור, וכמובן למארחינו על אירוח מוקפד ומקצועי שהכניס אותנו הביתה בהכנסת אורחים חמה.
תודה רבה ולהתראות בסיור הבא!