פורום ניהול פרוייקטי בינוי ותשתיות – מפגש מס' 9

כמה מילים על המשל"ט, אופן העבודה בו ותרומתו לתהליך הניהולי:
מה זה פרויקט במשב"ש?
כל פרויקט מחולק ל-3, כל חלק מכיל 4 שלבים עיקריים:
ייצור למלאי – מהרגע שמישהו מצביע על שטח במפה ומחליט שבאותו המקום יבנה פרוייקט.
4 שלבים עיקריים: איתור עתודות, בדיקת התכנות, תכנון הקרקע, "כניסה למלאי"
תכנית ביצוע – מורידים את התכנון רזולוציה אחת למטה ומתרגמים את התכנון לפרקטיקה.
4 שלבים עיקריים: תכנון מפורט, אומדן עלויות, מכרזי פיתוח, מכרזי שיווק
בניה – השלב בו מתבצעת הבניה עצמה ע"י היזמים
4 שלבים עיקריים: תשתיות ופיתוח, בניית בנינים, בניית מוסדות ציבור, ובדרך כלל מסירה לרשות

טופולוגיה של פרויקט- כך נראה פרויקט
חטיבת שטח שמחולקת למתחמים, בכל מתחם זוכה יזם אחר ובסה"כ ישנם כמה יזמים שפועלים באותה גאוגרפיה; כל יזם נמצא בקשר מול משהב"ש, ולכל אחד מהם חוזה המכיל את כל השלבים שבהם מתחייב היזם לעמוד, ובו בזמן מתחייב המשרד לעמוד בפיתוח הגיאוגרפיה והתשתיות (רמזורים, מדרכות, מחלפים וכו'); גם עבודות הפיתוח מתבצעות בצורה דומה, ומול כל קבלן ביצוע עומד המשרד עם חוזה מתאים.
אמנם לא חושבים על זה בהתחלה, אולם 2/3 מתכולות הפרויקט מתרחשות בכלל מחוץ לנ"ל – קיימים גורמים רבים בהם תלוי פרויקט (חברת החשמל, מינהל התכנון, משרד החינוך, מקורות ועוד ועוד..). משך פרויקט במדינת ישראל לוקח בין 13 ל- 18 שנים מרגע זיהוי הקרקע ועד לשלב האכלוס(!).
על 1,200 הפרויקטים אמונים כ- 640 עובדי המשרד, המנהלים עשרות אלפי אבני דרך חוזיות הפזורות לאורך התהליך.

ההיגיון המסדר – הפתרון
הכנסת חברות זרות להן לא יהיו את המגבלות שיש לעובד הישראלי. בנוסף – הכנסת פועלים פלסטינים, אבל הפעם המשרד ידאג להכשרתם טרם תחילת העבודה (בניית מערך הכשרות).
ההיגיון המסדר משול לשולחן העומד על "3 רגליים": 1. תרבות ארגונית 2. תהליכי עבודה 3. טופולוגיה.
מתבצע ע"י הקמת פורום "שולחן עגול" בו יושבים כל הגורמים הרלוונטיים על מנת לקדם תהליכים ולהסיר חסמים בדרך ליעד – אכלוס!
במשל"ט נבנה גאנט גנרי המכיל 592 שלבים שמתקיימים בכל פרויקט; הגאנט בנוי מרצף לוגי ושפה אחידה, וכולל זמני תקן ואבני דרך מרכזיות בתהליך, כולל קדימויות, בלוחות הזמנים.
קיימים 4 עולמות תוכן אותם מתכללים במשל"ט:

• מעקב ובקרה על פרויקטי בניה חדשה
• מעקב ובקרה על מימוש החלטות
• התאמות בשגרה הניהולית
• מעקב ובקרה של תכנית העבודה.

הכלים העיקריים
לכל פרויקט קיים גאנט – לוח זמנים שעליו חותם מח"ט; כל הגאנטים נמצאים במרכז פרויקטים אחד, והם זמינים לכל החברות המנוהלות ומנהלי הפרויקטים.
OnePager – בעזרתו ניתן לנהל את כל התחייבויות החוזיות באתר; כלי זה מציג בדף אחד תמונת מצב על הפרויקט כולו, רואים דוגמה שבה יזם מסיים את התחייבותו מוקדם מהתאריך הנקוב בחוזה – לכאורה זהו מצב מצוין, אך בפועל עלול להוות בעיה, יש סיכוי שבאזור האתר טרם הסתיימו עבודות הפיתוח ואין תשתיות מוגמרות.
GIS – הדבקת הנתונים שמנוהלים בגאנטים בתצוגת שכבות, תחזית שבעזרתה ניתן לזהות איחורים וקדימויות והכל בתצוגת על כשרואים את הנתונים "על המפה". כך אפשר לשבת עם בעלי תפקידים ברמות שונות [ראש עירייה, מנהל מחוז, מנכ"ל/שר וכיו"ב) ולאפשר לזהות פערים עתידים במבט מהיר.
QlickView – תצוגות ה-BI – מערכת אחת שמרכזת את כל הנתונים מ- 12 מערכות המידע הקיימות במשרד, וכולל את הנתונים המנוהלים במשל"ט; הכלי בעל יכולות מרשימות, מאפשר לייצא את הנתונים בקלות ולנתח אותם בכל צורה שרוצים.