ניהול פרויקטים הוא אחד התפקידים החשובים והמורכבים ביותר בארגון, כשמנהלי הפרויקטים אחראיים למגוון רחב של משימות ולצוות/ים המבצעים אותן. על מנהלי הפרויקט להתמודד עם אילוצים קבועים ומשתנים, ביניהם: משאבים, תקציב, זמן, דרישות בעלי העניין, וצרכים שונים של חברי הצוות.
על מנת להוביל את הפרויקט להצלחה, מנהלי פרויקטים נדרשים לעתים להתמודד עם אתגרים לא פשוטים. לפעמים מדובר במכשולים של ממש, בדומה ל"מכות מצריים".
מהן 5 "המכות" המשמעותיות שעלולות לעמוד בדרכם של מנהל מנהלי פרויקטים וכיצד להתמודד איתן בהצלחה?
יעדים לא ברורים
ההבנה וההברה של יעדי הפרויקט חשובות מאין כמותן למנהל הפרויקט, והן קריטיות להשלמת המשימות בצורה מוצלחת. אי לכך, אי הגדרת היעדים מראש, עלולה להוביל לשורה ארוכה של בעיות, כולל ניהול לקוי של משאבים ובעלי עניין. כדי להתגבר על זה, מנהל הפרויקט צריך להגדיר מראש את יעדי הפרויקט מראש ואת האופן שבו הפרויקט יענה על כלל היעדים הללו.
חוסר מוכנות לשינויים
אחד האתגרים הקלאסיים בפרויקטים הם השינויים הלא-מתוכננים שעלולים לקרות, החל מבעיית תוכנה, דרך חבר צוות שיצא לחופשת מחלה ועד להכרח בהגדלת התקציב לפרויקט בשל אילוצים שנוצרו בדרך. חוסר מוכנות לשינויים היא אחת מ"המכות" הקשות בניהול פרויקטים אשר לעכב את הפרויקט משמעותית ואף לפגוע באפשרות להשלימו. על כן, מנהלי פרויקטים נדרשים להתכונן לכלל השינויים האפשריים, ולנסח לעצמם דרכי התמודדות מראש.
מגבלות ושינויים תקציביים
ניהול תקציב יכול להוות אתגר גדול עבור מנהלי פרויקטים. כך לדוגמה, במהלך ביצוע הפרויקט התגלתה בעיית תוכנה מורכבת שעל מנת לפתור אותה יש צורך בתקציב נוסף עבור מומחה בתחום. מנהלי פרויקטים צריכים להכין מראש תקציב ייעודי לבלת"מים (דברים בלתי מתוכננים) שעלולים לצוץ בדרך.
חוסר תקשורת
תקשורת יעילה היא חשובה וקריטית לניהול פרויקטים מוצלח. מנהל הפרויקט צריך יכולות תקשורת גבוהות כך שיוכל לתקשר תהליכים, אתגרים וגם משברים באופן מוצלח. כמו כן, הוא זקוק לאמצעי תקשורת נוחים ואיכותיים על מנת לתקשר עם חברי צוות ובעלי עניין גם מרחוק. תקשורת שגויה עם חברי הצוות עלולה לסכן את הפרויקט כיוון שהיא משפיעה על עבודתם ועל תוצאותיהם. זו הסיבה לכך שחוסר תקשורת הוא "מכה" משמעותית בניהול פרויקטים ויש לטפל בהיבט הזה מראש.
דד ליין לא מציאותי
דד-ליינים לא מעשיים הם גם בין "המכות" הגדולות של הפרויקט. מכירים את המשפט הידוע: Better safe then sorry” "? זהו קן מנחה קלאסי בניהול פרויקטים. אי לכך, אל תבטיחו דד-ליינים לא מציאותיים שלא תוכלו לעמוד בהם. קביעת לוחות זמנים לאבני הדרך בפרויקט כמו גם לסיום הפרויקט כולו, מחייב הסתכלות מלאה על כל פרט ופרט, כמו גם לקיחה בחשבון של אתגרים ומכשולים לא צפויים שעלולים לצוץ ולעכב את הביצוע. החוכמה היא לקחת את כל הדברים הללו בחשבון ולהגדיר דד-ליינים גמישים יותר שיאפשרו מרחב נשימה במקרים של בעיות לא צפויות.
לסיכום, "מכות" עלולות לצוץ בכל שלב בפרויקט, החל מהתכנון שלו, דרך שלבי הביצוע ועד לסיום. על מנהלי הפרויקטים להתכונן לכל המכשולים הללו מראש. ולהגיע לפרויקט מוכנים ככל האפשר.