צוות מעורב ואיכותי, עומד בחזית של כל פרויקט מוצלח והוא גם המפתח להצלחה בניהול פרויקטים. לדברי משה יונה, נשיא העמותה לניהול פרויקטים PMI Israel: "המשימה העיקרית של צוותי הפרויקט היא לזהות היטב את המטרות שלהם ואת היעדים של הפרויקט כולו"
כתבת מערכת
ניהול פרויקטים ועבודת צוות הם נושאים בלתי נפרדים. ככל שעלתה המודעות לחשיבות הנעת העובדים והגדלת מעורבותם לצורך ההצלחה הארגונית, כך ארגונים פועלים במרץ רב, ליישום מהלכים שיעצימו ויגדילו את מעורבות הצוותים שלהם.
בעידן הנוכחי, שבו שינויים הם חלק אינהרנטי בעסקים, גם נושא מעורבות הצוותים משתנה ומשתפר כל הזמן. כשמדובר בניהול פרויקטים, שהמפתח העיקרי להצלחה שלו הוא עבודת חברי הצוות בפרויקט, אין ספק כי נדרשת עבודה מתמדת על מעורבותם ומקצועיותם של הצוותים.
נשיא העמותה לניהול פרויקטים PMI Israel, משה יונה, אומר כי ארגונים בכל רחבי העולם מעודדים עבודת צוות הרמונית, חזקה ותקשורתית, מתוך הבנה שזו הדרך להביא להצלחת הפרויקט, ולהצלחת הארגון כולו. "הדבר הראשון שצוותי הפרויקט צריכים לעשות, הוא לזהות היטב את היעדים של הפרויקט כולו, ואז לרדת לרזולוציה של התפקיד שלהם עצמם כחלק מתזמורת מתוזמנת היטב". אומר משה יונה.
"לכל גורם בצוות יש משימות משלו. כל משימה קשורה ותלויה באחרת, וזה צריך לעבוד כמו מנוע משומן", הוא אומר, "ותפקיד מנהל הפרויקט הוא גם תפקיד מנהיגותי מעבר לביצוע. אחת המשימות החשובות שלו, היא להעצים, להעריך ולחזק את הצוות".
איך זה בא לידי ביטוי בפועל?
"עליו להבין קודם כל, שבעבודת צוות, אין 'אני'. יש 'אנחנו'. זה עשוי להיות מאוד מפתה לבוא אל בעלי העניין ולהראות להם את ההישגים המוצלחים שלך, אבל מנהיגות בניהול פרויקטים היא להעצים את הצוות ולהדגיש את העבודה המשותפת שלהם יחד עם מנהל הפרויקט – כי זה מה שתורם באמת להצלחה".
"מנהל הפרויקט צריך להיות קשוב לצוות, להיות זמין עבורו ככל האפשר ולסייע לו במקומות שבהם הוא 'הולך לאיבוד' במשימות. עליו לשים לב לביצועים הטובים של חברי הצוות/ים, ולפרגן להם על כך – העלאת המוטיבציה היא חלק בלתי נפרד בהעצמת העובדים. דרך נוספת ליצור אצלם מעורבות גבוהה, היא לקיים פגישות משותפות שבהן יוצגו מטרות הפרויקט וכיצד הן ישתלבו במטרות הארגון ובהצלחתו. להמחיש לחברי הצוות את עוצמת ההשפעה הרחבה שלהם על הארגון כולו, ולא רק על הפרויקט הנוכחי. דבר חשוב נוסף, הוא לאפשר להם לדבר במהלך הפגישות, להעלות רעיונות, ולהיות חלק מכל הדבר הזה. עליו לדעת לשים כל אחד מחברי הצוות בחזית לגבי ההצלחות בתחום אחריותו".
איך חברי הצוות יכולים להבין את המטרות הכוללות?
"הם צריכים להסתכל על המשימות שלהם כחלק מהתמונה הגדולה, לא לנתק את זה מהיעד הסופי של הפרויקט. התפקיד של מנהל הפרויקט בין היתר, הוא להסביר להם כיצד כל משימה משתלבת בתהליך בכל שלב, על לסיום הפרויקט.
"צוותי הפרויקט צריכים לזהות בבירור את המשימות והיעדים שלהם עצמם, ואת היעדים של הפרויקט, כשהיעדים שלהם הם למעשה צעדים להשגת היעדים של הפרויקט כולו".
מה הכוח של צוות מקצועי ומעורב בהצלחת הפרויקט?
"חברי צוות הפרויקט צריכים להיות בעלי מוטיבציה, להשתתף ולרתום את כישוריהם כדי לעמוד להשלים את המשימות, לעמוד ביעדים ובלוחות הזמנים, וכל זה נעשה באופן הטוב והאידיאלי ביותר, כשיש סביבה של מוטיבציה. צוותים בעלי מוטיבציה הם תמיד יעילים ופרודוקטיביים יותר, ולכן יש לעשות מאמץ ליצור סביבה מוטיבציונית. מעבר לכך, הצוות צריך מנהיג חזק שלוקח על עצמו את האחריות לוודא שהצוות מקבל החלטות נכונות, מבצע את המשימות שלו בהצלחה ובזמן, ומונע להמשיך קדימה מבלי לדשדש במקום. דרך מצוינת לעשות זאת, היא לשלוט בתוצאות באמצעות קביעת פרמטרים למדידת תוצאות. מנהל הפרויקט קובע את הפרמטרים האלו, יחד עם הצוות ובשיתופו – רצוי בשלב ההתנעה – וחברי הצוות נרתמים כדי להשיג אותם. התקדמות מול פרמטרים מבוססים צריכה להשתלב כפעילות תכופה של מנהל הפרויקטים".
ולסיום, מה מרוויח מנהל הפרויקט מצוות מעורב וחזק, מלבד את הצלחת הפרויקט כמובן?
"הרווח אדיר. רק לדוגמה, ניקח את הערך של הלמידה. כשמנהל פרויקט (ומנהל ככלל) סומך על חברי הצוות שלו, מאפשר להם לדבר ולהעלות רעיונות, ומקשיב להם באמת ולעומק, הוא יכול ללמוד מהם דברים חדשים. אפילו כאלו שהוא לא חשב עליהם קודם. וכמובן שיש לזה ערך בלתי ניתן לוויתור, לפרויקט עצמו ולפרויקטים הבאים".
נשיא העמותה לניהול פרויקטים PMI Israel, משה יונה, יעביר הרצאה קצרה ומרתקת בנושא "יחד מצליחים יותר", בכנס השנתי לניהול פרויקטים של PMI Israel שיתקיים ב- 18.6.2024 במתחם LAGO – המאה ועשרים 6, ראשון לציון.