"הצלחה משמעותית בפרויקטים מושגת באמצעות סינרגיה של מערך ניהול הפרויקטים עם יתר הגופים בארגון"

חברת PMx Evolution מבצעת מהפכה בתחום הייעוץ והליווי למערך ניהול הפרויקטים בדגש על מעורבות בעלי העניין וכלל הגופים בארגון להשגת ROI אופטימלי

בשוק תחרותי ודינמי, ארגונים נדרשים להשלים פרויקטים בטווחי זמן קצרים ולהציע אותם לשוק לאחר ביצוע יעיל, מוצלח ואפקטיבי. לאורך חיי הפרויקט, חובה על מנהלי הפרויקטים לוודא שהערך המתוכנן עבור הלקוח ועבור הארגון נשמר.

ככל שניהול פרויקטים הפך מתפקיד למקצוע של ממש,  כך גדל בהתאם הביקוש ליועצים מקצועיים ומנוסים למערכי ניהול הפרויקטים. הביקוש גובר ליועצים מביאים עמם ידע השכלתי וניסיון מעשי מהשטח. יועצים אלו מסייעים למנהלי הארגון ככלל,  ולמערך ניהול הפרויקטים בפרט, בבנייה והטמעת אסטרטגיות מותאמות ארגון ואפקטיביות להשגת התוצאות המנצחות.

חברת PMx Evolution מבצעת מהפכה בתחום הייעוץ וליווי למנהלי פרויקטים, כשהיא מציבה דגש על כך שכל הגופים בארגון יפעלו יחד עם כל אחד ממרכיבי מערך ניהול הפרויקטים ומשתפת את הממשק בין הגופים לטובת ההצלחה הארגונית.

לדברי שלומי אוזלבו, מייסד ומנכ"ל PMx Evolution: "ברוב המקרים שירותי הייעוץ מתמקדים במערך ניהול הפרויקטים בלבד מתוך מחשבה שזה השטח שלהם וכל היתר קשור לייעוץ ארגוני. אבל אם מתמקדים רק במערך זה, אנו עלולים למצוא את מערך ניהול הפרויקטים 'שוחה נגד הזרם'".

"הייעוץ והליווי שחברת PMx Evolution מספקת לכל מרכיב במערך ניהול הפרויקטים בארגונים מחברת את בעלי העניין, מנהלי המשאבים ויתר הגופים בארגון, כך שכולם יפעלו בסינרגיה מלאה. זו אחת הדרכים המרכזיות להפקת ROI מקסימלי ". שלומי אוזלבו אומר.

PMx Evolution היא חברת ייעוץ וליווי לתחום ניהול פרויקטים, שנועדה לסייע לארגונים להגדיל רווחיות ע"י שיפור החזר על השקעה (ROI) בפרויקטים המנוהלים בחברה. החברה משמשת כ- Trusted Advisor בתחום ניהול הפרויקטים לבעלי התפקידים בתחום ובעלי העניין של הארגון כאשר היא מלווה ומנווטת איתם את פיתוח ויישום האסטרטגיה לשיפור הדרגתי של שגרות ניהול הפרויקטים בהתאמה ל- DNA הארגוני.

ליווי מלא לכלל מרכיבי מערך ניהול הפרויקטים בארגונים, חברות ועסקים

"השירות שאני מספק לארגונים, חברות ועסקים כולל ייעוץ וליווי מלא לבעלי העניין ומנהלים בכל אחד ממרכיבי מערך ניהול הפרויקטים שקיימים בארגון", אומר שלומי אוזלבו, "כדי להשיג את המטרה שכל שקל שמושקע בפרויקטים יפיק מקסימום רווח לחברה, מעבר לייעוץ, יש צורך בליווי בניית ויישום האסטרטגיה הנכונה עבור הארגון ע"פ שגרות ניהול מקובלות של ניהול הפרויקטים ".

כיצד PMx Evolution מגדילה את הרווחיות לארגונים באמצעות שיפור ה-ROI של הפרויקטים?

"אני אוהב להשוות את פונקציית ניהול הפרויקטים בארגונים, למנוע של רכב. כמו שאנחנו חייבים לוודא שהמנוע של הרכב מתפקד ברמת הניצול המטיבי, במינימום דלק (או נפח סוללה), כך גם פונקציות ניהול הפרויקטים שהם המנוע של הארגונים. לדעתי, חשוב ונכון לבחון את צמצום עלויות הפרויקט מחד,  ומאידך לבחון כיצד את הערך כך שאותה השקעה בפרויקט תניב לחברה ולקוחותיה. לחילופין, ניתן לבחון את הגדלת סך כמות הפרויקטים שהחברה מסוגלת לסיים בהצלחה בשנה אחת עם אותה השקעה".

"אני מביא איתי נסיון מעשי מגוון המאפשר תהליך מואץ של פיתוח ויישום תהליכי השיפור לכלל החברות, גדולות, בינוניות ולעסקים קטנים".

איזה ניסיון אתה מביא עמך בתחום וכיצד הוא מסייע לארגונים?

"ביותר מ-20 שנים מתוך 30 שנות הקריירה שלי, התמחיתי בעיקר בתחום ניהול פרויקטים. אני מאמין שניהול פרויקטים במהות, זהה בכל תחום – גם בחברות טכנולוגיה וגם בארגונים אחרים, בדגש על שיגרות הניהול לביצוע הפרויקט וניהול הפורטפוליו בהתאם".

"כיהנתי במגוון רב של חברות בהיקפים שונים לאורך השנים, חברות מקומיות וגלובליות, ומילאתי את מגוון התפקידים בתחום ניהול הפרויקטים – בין היתר, כמנהל הפרויקט, מנהל צוות גלובלי של מנהלי פרויקטים, מנהל PMO, מנהל פורטפוליו של פרויקטים ו-EPMO. זו גם הסיבה שבחרתי להוסיף את ה-X בחלק הראשון של שם של החברה – PMx, כיוון שברוב המקרים, אני הייתי זה שייסד את הפונקציה בתוך אותם ארגונים, תוך התאמתם ל-DNA של החברה והבטחת התמיכה מצד בעלי העניין ומנהלי המשאבים.

"השם השני של החברה – Evolution נעוץ בכך שהתהליכים היו הדרגתיים ומידתיים, בסבבים קצרים של חודשים בודדים, בהתאמה ליכולת הספיגה של הארגון. האבולוציה היא העיקרון המוביל שאני מאמין בו וסייע לארגונים שעבדתי בהם להצליח ביישום תהליכי שיפור.

"האקס פקטור שלי (שהוא גם חלק מבחירת X בשם העסק) הוא ביכולת הבינאישית הגבוהה (EQ) לבניית קשר ורתימת בעלי העניין השונים לתהליך השיפור המבוצע. המיקוד הוא ברתימת בעלי העניין השונים לאמץ את השגרות הניהוליות ולהפוך אותם לשותפים מלאים להצלחת הפרויקט,  שיקנה להם סיפוק אישי רב מתרומתם להשגת היעדים ולמיצובם בארגון".

יועץ ומלווה למערך ניהול פרויקטים המשמש גם Trusted Advisor

מה תפקידו של ה- Trusted Advisor וכיצד הוא משפיע על הצלחת הפרויקט?

"ל- Trusted Advisor תפקיד קריטי בהצלחת הפרויקט. האמון והכימיה עם בעלי התפקידים במערך ניהול הפרויקטים ובעלי העניין מחייבים, כדי שתהליך הלווי והייעוץ יפיק את התוצאות האולטימטיביות.

"שימשתי בין היתר, כ- Chief of Staff, עבדתי בצמוד עם מנהלי יחידות עסקיות בחו"ל בנושאים אסטרטגים ורגישים ביותר, ומה שעמד לזכותי היו תכונות וערכים שאותם הוכחתי הלכה למעשה. כלומר, לצד המקצועיות, ערכים של מחויבות, מצוינות, Team player, נועם הליכות ואופטימיות, אפשרו לי לייצר אמון רב ואת הכימיה המתאימה בזכותה יכולתי לרתום אנשים טובים להוביל איתי את תהליכי השיפור. מעבר לכך, הקפדתי תמיד על דיסקרטיות. כל המארג הזה סייע לי להשתלב בקבוצת ההנהלה הבכירה והמצומצמת של הארגונים השונים, אשר הובילו תהליכי שיפור משמעותיים לארגון.

"על בסיס זה, אני בוחר את הלקוחות שלי. הידע והניסיון שצברתי, מאפשרים לי להיות כל הזמן מפוקס בהבאת הערך שאותו הגדיר לי הלקוח. לנגד עיני המחויבות להצלחת הלקוח שלי. בשלב ראשון אני לומד את הארגון, את המאפיינים שלו, חשוב לי להכיר לעומק את המצוי והרצוי. לבחון את הפערים ואז להגיש את המלצותיי ואת דרכי היישום להצלחה המלאה של השיפור. מכאן הלקוח יבחר האם הוא רוצה ליישם אותם בכוחות עצמו, או להשתמש בכישורי ללוות את צוות השיפור ולהבטיח את הצלחתו".

מדוע החלטת לצאת לעצמאות ולהקים חברה לשיפור הרווחיות של הארגונים באמצעות תכנון נכון של הפרויקטים?

"היוזמה להקמת  PMx Evolution היא פועל יוצא מהאהבה שלי לתחום ניהול הפרויקטים. החלק של ההקמה והשיפור הוא זה שמשך אותי לבחירת החברות שבהן עבדתי. בכל פעם שהתהליכים האלו הסתיימו וזה הפך לתפעול שוטף חיפשתי את האתגר הבא. בפרק הזה בקריירה שלי, אני מעוניין להביא את הניסיון והידע שצברתי למספר רב של חברות ולעסוק כל הזמן בתחום האהוב עלי, הקמה, חידוש ושיפור. יש בי את התשוקה לסייע לחברות במיקסום ערך הפרויקטים בהובלתם וכן להעצים את התרומה ואת מיצובם של  מנהלי הפרויקטים בארגון. אסייע להנהלה למצב את פונקציית ניהול הפרויקטים בארגון כיחידת עילית ואיכותית, מה שעשוי לתרום לחברה בכל הקשור למיתוג המעסיק ולגיוס טאלנטים בתחום". 

מהם הכשלים העיקריים בניהול פרויקטים או בהתנהלות סביב הפרויקטים, אשר פוגעים ב-ROI של הארגון, וכיצד הפתרון שלך מטפל בך?

"מניסיוני, ניהול פורטפוליו עם כל נגזרות והשגרות הניהוליות לגביו, ישפיע הרבה יותר על ROI מאשר רק מיקוד בכל פרויקט בדיד. פונקציה זו היא אסטרטגית, ומניסיוני, היא חיונית בכל ארגון שבו כמות הפרויקטים שרצים במקביל היא סביב ה-8+ ו/או משרתים לפחות 3 שווקים או סוגי לקוחות או פעילויות שונות שהארגון מפתח עבורם.

"מעבר לביצוע ופיתוח של מרכיבי מערך ניהול הפרויקטים (כלים, מתודולוגיות, הגדלת הצוות) הנבחרות, יש להבטיח את רתימת קבוצות הפיתוח, בראשם מנהלי הצוותים, לתמיכה בהצלחת הפרויקט וליטול חלק בהבטחת הערך והגדלת ה-ROI לארגון. ללא תמיכה זו, עבור מערך ניהול הפרויקטים, זה 'לשחות נגד הזרם'. לא משנה כמה נעמיק את השקעה בפונקציה הזו, לבד הם לא יוכלו להביא את התוצרים המבוקשים. יש להבטיח שכול הארגון שוחה באותו כיוון מתוך הבנה מהו הערך, מדוע הוא חשוב לארגון, ומה חלקו של כל עובד בהפקתו.

"בעלי העניין חייבים לוודא שהארגון מאמץ גישת ניהול תהליך שיפור יזום, מבוקר ומתמשך. יש חשיבות לבצע עצירות לחשיבה אסטרטגית (לא רק פעם בשנה) ולא להישאב רק לכיבוי שריפות, "הישרדות" וניהול שוטף. חוסר נקיטת יוזמות שיפור, עלולות בעתיד להפוך לצורך מנדטורי להשתפר וזאת כדי להתמודד עם אילוצים חיצוניים שנכפו על הארגון. חשוב לזכור, הסיכוי של הצלחת תהליך שיפור יזום, גבוה הרבה יותר מתהליך שיפור כפוי".

מהם ה"קרחונים" הניצבים בדרכם של פרויקטים?

"בסקרים שנעשים כבר שנים רבות, מופיעים אתגרים זהים ברוב הארגונים, אני מכנה אותם ,'קרחונים משייטים'. דוגמאות אופייניות לכך: 'הפרויקטים שלנו תמיד מאחרים', 'לא ניתן לנהל את המשאבים', 'יש יותר פרויקטים מכמות האנשים', ועוד ועוד. כל אלו הם סימפטומים החשופים מעל פני השטח, ולצערי אנו הופכים להיות אדישים לתופעה ומאפשרים לחיות איתם כאילו הם גזירת שמיים. לכל אחד מהם יש סיבות שורש שטמונות בתחתית הקרחון והן ייחודיות לכל ארגון. אין פתרון אחד שיתאים לכל ארגון. אנחנו עוסקים באנשים שונים, בתרבויות ארגון שונות. יש לשאוף 'למתוח את הארגון' לכיוון של מצוינות תוך יישום פתרונות בהתאמה ל-DNA שלו ולהטמיע אותם בהדרגה לפי יכולת הספיגה של הארגון".

מהו מודל 'משולש ההשפעה על ה- ROI' ומדוע חשוב להבין וליישם אותו בארגון?

"מנהלי חברות מתוסכלים לא פעם מכך שלאחר שהשקיעו תקציבים ומשאבים בשיפור גופי ניהול הפרויקטים, הסימפטומים לא נעלמים. מניסיוני, יכולת הארגון לשפר את ה-ROI ולהגדיל את רווחיות שלו היא על ידי שלושה גורמים:

1. כל אחד ממרכיבי מערך ניהול הפרויקטים חייב להיות מקצועי ביותר, עליו להפגין: שליטה מלאה בכל שגרות הניהול הנדרשות להצלחת פרויקט. יכולת בהובלת צוותים ולקיחת אחריות מלאה על הצלחת הפרויקטים.

2. רתימה, תמיכה ומעורבות אישית של בעלי העניין בתהליך השיפור והבטחת הצלחתו.

3. מעורבות ו- Buy-in של מנהלי צוותי הפיתוח שהובילו את הצוותים שלהם לאימוץ השינויים ושגרות הניהול".

ספר על כמה דוגמאות לארגונים שנעזרו בך וכיצד הם שיפרו את ה-ROI שלהם…

"בנוסף לתפקידי ניהול בכירים בתחום ניהול פרויקטים, שימשתי כסוכן שינוי (בהמשך בעל הסמכה בינלאומית של Prosci) שהוביל והשתתף בצוותי שיפור אסטרטגים בתחום ניהול הפרויקטים ששיפרו באופן ניכר את ביצועי החברה והגדילו את רווחיותה.

"צוות השיפור הבולט שהובלתי, היה ביחידה עסקית גלובלית שאחראית על הכנסות של$3B  ומנהלת עשרות רבות של פרויקטים. מכלול השיפור קיצר בכ-50% את המשך הממוצע של פרויקטים ביחידה, ובכך סייע להגדיל את הערך הנוכחי הנקי (NPV)  של היחידה העסקית בכ- $100M.

"בארגון אחר הובלתי צוות במטרה להוריד את ה-WIP (Work In Process) בארגון באמצעות שינוי תהליך Funnel וניהול פורטפוליו הפרויקטים בארגון. במסגרת צוות זה פיתחתי את מודל 'שדה התעופה'.

"בצוות אחר, הגדרנו קריטריונים לסגירת פרויקטים. מנתוני עבר של פרויקטים, גילינו שהיו לא מעט פרויקטים שהסתיימו והכניסו מעט מאד או לא הכניסו כלל הכנסות לחברה. עלות ההשקעה לחברה הייתה אדירה ללא שום הכנסה. הגדרנו קריטריונים ל 'מת מהלך', פרויקטים שיש להם מאפיינים של מועדים לכישלון ומדדנו כמה מהם אנחנו מפסיקים בשלבים כמה שיותר מוקדמים".

תוכל לתת המלצה מניסיונך לארגונים שתהפוך את אופן ההסתכלות שלהם על פרויקטים?

"בהחלט. כדי שהארגון יוכל למקסם את ה-ROI שלו ולהגדיל את רווחיותו, חובה עלינו להקפיד שהארגון כולו יגלה מחויבות להצלחת הפרויקטים, ייצור 'זרם' באותו כיוון ו'ישוט' בו יחד.

שלומי אוזלבו, מייסד ומנכ"ל PMx Evolution ירצה בכנס PMI ISRAEL בנושא: "כיוון שאנו לא יכולים לשלוט בכיוון הרוח, ארגונים חייבים לשלוט במפרשים"… איך להבטיח שערך הפרויקטים יהיה משימה כלל ארגונית?

ליצירת קשר עם שלומי אוזלבו – חברת PMx Evolution  |  עמוד הלינקדאין

הכתבה בשיתוף חברת PMx Evolution

הירשמו כבר עכשיו לכנס השנתי ה-28 של העמותה לניהול פרויקטים PMI ISRAEL – "מנהלי פרויקטים – יחד מצליחים יותר" והבטיחו את מקומותיכם!