תפריט

Home

אירועים קרובים

אפריל 2018
S M T W T F S
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 1 2 3 4 5

 

 

כנס רז – 11/03/2014

פתיחה
כנס רז למנהלי פרויקטים בכירים, לזכרו של פרופ' צבי רז (מייסד
PMI ישראל וחבר הפקולטה לניהול באוניברסיטת תל אביב), התקיים זאת השנה השלישית ברציפות  בפקולטה לניהול באונ' ת"א.

הכנס השנה התמקד בנושא "ניהול התקשורת בפרויקט – משימה או אסטרטגיה?".

הכנס נפתח על ידי אביבה דוידוביץ שהיתה תלמידתו של צבי רז ז"ל, וסיפרה על צבי הניח את היסודות לחקירה האקדמית וללימוד המקצוע של ניהול פרויקטים, הינחה ולימד קבוצות ודורות של מנהלי פרויקטים שהיום הם מנהלי פרויקטים בכירים, ליווה את תהליך ההסמכה והתקינה של הממשקים לניהול פרויקטים, ועשה כל זאת – ועוד רבות - בנועם הליכות ובראייה חיובית תמידית מתוך רצון כן ואמיתי לתרום ולהעניק מהידע והיכולות שלו.

פרופ' משה לשנו, שהיה עמית וחבר של צבי בשנותיו באקדמיה ובתקופה האחרונה כשנאבק במחלה, לשאת דברים לזכרו.

ד"ר אורנה רז, אלמנתו של צבי, המכבדת את האירוע מדי שנה, סיפרה על צבי שאהב לעשות וליישם במקביל לעיסוקיו האקדמיים ועל האופן שבו ידע לפעול מאחורי הקלעים כדי לפתור בעיות בקדמת הבמה. צבי היה איש של עשייה, שראה את החיים כסדרה של פרויקטים שיש לפרק למשימות.
הייתה בו נחישות מדבקת ויכולת להוציא את המירב מכל אלה שעבדו עמו. יחד עם ההישגים הרבים להם זכה פרופ' רז באקדמיה, הוא העריך לא פחות, גם את ההזדמנויות לתרום להצלחת פרויקטים ב"שטח".

אלכס דן, נשיא PMI ישראל, הזכיר את הימים בהם הכיר את צבי בעת הקמת העמותה, בשנת 1996והתייחס לחשיבות השימוש בתקשורת פתוחה, אפקטיבית ומובנת על מנת להשיג את היעדים הרצויים. אלכס סקר את ההיבטים בהם עמותת ה-PMI מתפתחת בימים אלה, כולל תרגום הגרסה החמישית של ה-PMBOK שתצא לאור בקרוב, וניצל את הבמה להודות למתנדבים על תרומתם לקידום פעילויות במסגרת העמותה.

הרצאת פתיחה: ניהול תקשורת בפרויקטים – הרבה יותר ממילים!
ההרצאה הועברה ע"י עמיר אאידה, פסיכולוג ארגוני, יועץ תקשורת אסטרטגי.

עמיר פתח את הרצאות בשאלה המרכזית: האם על מנהל הפרויקט לתעדף את נושא התקשרות מבין שאר הנושאים או שהיא משימה ככל שאר המשימות בפרויקט? ומכאן שאלת ההמשך, כיצד ניתן להשתמש בתקשורת כגורם מסנכרן ומאפשר ולא כ"עוד" משימה?

מה מראים מחקרים?
משחר ההיסטוריה, תקשורת חסרה ולקויה היוותה את הסיבה לכישלונם של פרויקטים, כפי שמוכר לכולנו מהסיפור על פרויקט בניית מגדל בבל. . תפיסה זאת מקבלת תמיכה גם ממחקרים עכשוויים, כפי שניתן ללמוד מנתוני מחקרים שבוצעו על ידי PMI ואחרים.

·    הגורם לכישלון ב-20% מהפרויקטים שנכשלים הואתקשורת לא יעילה שבאה לידי ביטוי בקושי בהבנת:
1.
מטרות הפרויקט ותרומותיו העסקיות (בעיקר בקרב צוות הפרויקט).
2. העדכונים לגבי מצב הפרויקט (כתוצאה משימוש בשפה מורכבת, ושימוש במונחים מקצועיים).

·    ארגונים שמתקשרים ביעילות מצליחים יותר בניהול פרויקטים (במונחי זמן, תכולה ותקציב).

·    ככל שמורכבותו של הפרויקט עולה כך פוחתת יעילות התקשורת בפרויקט (שיתוף פעולה, שיתוף מידע, הבנה), ולכן התקשורת בפרויקט הופכת להיות חסם בהצלחתם של פרויקטים מורכבים.

לסיכום: חוסר היעילות בתקשורת בפרויקט בא לידי ביטוי ב"מחיר" הכספי אותו הארגון משלם.

מטרות התקשורת בפרויקט
ניתן לסווג את מטרות התקשרות בפרויקט לשתי קטגוריות עיקריות:

א.   מטרות הקשורות לצוות הפרויקט ולהנהלת הארגון (פנים ארגוני):

a.   הבנה: יצירת הבנה ובהירות לגבי חזון ויעדי הפרויקט, הגמול המצופה כתוצאה בעמידה ביעדי הפרויקט, וכן מסלולי הקידום בפרויקט.

b.   עדכון: מי מעדכן את חברי הצוות? באיזה אופן ובאיזו תדירות? כיצד חברי הצוות מאתרים מידע?

c.    שיתוף: יצירת סנכרון בין כל הממשקים לגבי המצב הקיים, הפערים הקיימים ומיקודים.

d.   מחויבות: יצירת מחויבות של חברי הצוות להצלחת הפרויקט, יצירת תחושת גאווה ולכידות של צוות הפרויקט. תפקיד ראשי הצוותים בחיבור והנעת צוות הפרויקט לביצוע משימותיהם.

ב.   מטרות הקשורות לבניית הערך הנתפס של המוצר (חוץ ארגוני):

a.   ייצוג פרספקטיבת משתמש הקצה בשולחן הפרויקט כך שישפיעו על הגדרת המאפיינים, התכנון, בניית המוצר והשקתו באופן שממקסם את מרכיבי הערך.

b.   בניית אסטרטגיית ותוכנית תקשורת שיווקית להשקת המוצר שתמקסם את הערך הנתפס של המוצר על-ידי משתמש הקצה.

בנית תוכנית תקשורת לפרויקט
שני מודלים עיקרים:

1.  תוכנית תקשורת בסיסית (8 שלבים):

  א.   פירוט הנושא: הגדרת אירוע בגינו יש לתקשר ולהעביר מידע לגורמים המתאימים.

  ב.   מטרות התקשורת: הגדרת המטרות בביצוע התקשורת הספציפית במהלך הפרויקט.

  ג.   קהלי יעד: פילוח קהלי היעד המרכזיים אליהם יש להעביר מידע במהלך הפרויקט.

  ד.   תוכן לכל קהל: אפיון המסרים העיקריים שיש להעביר לכל אחד מקהלי היעד המרכזיים.

  ה.   לוחות זמנים: הגדרת לוחות הזמנים לביצוע העדכון של כל אחד מקהלי היעד המרכזיים.

  ו.   ערוצי תקשורת: בחירת ערוצי התקשרות שבעזרתם תבוצע העברת המידע לכל אחד מקהלי היעד.

  ז.   משוב: בחינה האם התקשורת הגיעה ליעדה והאם היא עומדת ביעדים שלה.

  ח.   שמירת מידע: הנחיות לגבי אופן ביצוע תיעוד המקרה והלקחים לטובת לימוד ושיפור.

חשוב לזכור כי על כל מטרה לבוא לידי בפעולות תקשורת ולכן חשוב להגדיר את מטרות התקשורת החשובות ביותר כדי להימנע ממטרות עודפות וכתוצאה מכך פעולות עודפות.

2.  תוכנית תקשורת מקיפה (5 שלבים):

בבניית תוכנית תקשורת מקיפה לפרויקט חשוב לבחון את כל אחד משלבי הפרויקט (ייזום, תכנון, ביצוע, בקרה, סגירה) להעריך האם נדרשת התייחסות ספציפית של תוכנית התקשורת.
לדוגמא, האם יש קהלי יעד, מסרים, אתגרים ייחודים לשלב מסוים שעל תוכנית התקשורת לתת להם מענה.

א.   מטרות הפרויקט ומטרות התקשורת:

§    מטרות התקשורת נגזרות באופן ישיר ממטרות הפרויקט ומדדי ההצלחה שהוגדרו.

§    המטרות צריכות להתייחס הן לניהול התקשורת עם צוות הפרויקט והן לתקשורת השיווקית.

§    כל מטרה צריכה לכלול בהמשך פעולות תקשורת שתתמוך בהשגתה.

ב.  אסטרטגיית התקשורת: עקרונות מנחים לתכנון תוכנית התקשורת שיביאו להשגת מטרותיה.

ג.   מסרים מרכזיים: עיקרי הנושאים שאנו מעוניינים שקהלי היעד יפנימו על מנת שנשיג את מטרות התקשורת. שאלות מנחות: מי? מה? למה? איך? מתי? איפה?

ד.  קהלי יעד וערוצים: מי הם קהלי היעד של הפרויקט? אלו הם ערוצי התקשרות היעילים ביותר, עבור כל קהל יעד, שיאפשרו לנו לעמוד במטרות התקשרות והפרויקט.

דוגמאות של ערוצי תקשורת מפולחים:

חד כיווני

מאפשרי אינטראקציה

 

אתר פרויקט
לוחות מודעות / פלסמה

מדיה חברתית (בלוגים, פורומים)

Webcast / Video Conference

Pull

אימייל

ניוזלטר תקופתי

ישיבות צוות

עדכון מצב תקופתי

אירועים חברתיים

Push

ראשי צוותים / תחומים כמתקשרים:
ישנה חשיבות רבה להכנת ראשי הצוותים למילוי תפקידם בתהליך התקשורת בפרויקט, לאור העובדה שמנהלים וראשי צוותים מהווים ערוץ תקשורת מרכזי, קריטי, מועדף והמהימן ביותר על חברי הצוות.
לכן, יש לבצע תיאום ציפיות בין מנהל הפרויקט לראשי הצוותים בנוגע לתפקידם, להכשיר אותם לגבי הנושאים שעליהם לתקשר ולעדכן אותם לגבי סטטוס הפרויקט. ראשי הצוותים יתקשרו ויחברו את חברי הצוות למסרים ולדגשים שמגיעים מההנהלה וייצגו נאמנה מידע, רעיונות ומשובים שעולים מהשטח חזרה לשולחן ההנהלה.

 

$1ה.     תוכנית פעולה ומדדי ההצלחה של התוכנית עצמה:

עבור כל אחד משלבי הפרויקט, נגדיר את נושא התקשרות אותו נרצה להעביר, קהל היעד הרלוונטי, ערוץ התקשורת הנדרש, לוחות זמנים לביצוע ומדדי ההצלחה. כלי יעיל לרישום וניהול התהליך מוצג להלן:

שלב

נושא

קהל יעד

ערוץ

לוחות זמנים

מדדי הצלחה

           
           
           

מדדי ההצלחה של תוכנית הפעולה נגזרים ישירות ממטרות התקשורת ומאפשרים לבחון את המידה בה אנו עומדים בהן. יש להגדיר מדדים לכל שלבי הפרויקט, ומומלץ לבצע מדידה ע"מ לזהות ולסגור פערים.

מדדי הצלחה:
1. מדדי
input – בחינת הביצוע של התשומות. לדוגמא, עמידה בלוחות הזמנים שנקבעו בתוכנית התקשורת.

2. מדדי output – בחינת היישום של מרכיבי תוכנית התקשורת. לדוגמא: אתר פרויקט באויר, מספר ההדרכות שבוצעו.

3. מדדי Impact – בחינה האם פעולות התקשורת מממשות את המטרות שהוגדרו ולכן המדדים החשובים ביותר. לדוגמא: הנעה לפעולה (% מקהל היעד שמבצע את הפעולה הנדרשת), הערכה (% מקהל היעד שהביע רמת הערכה גבוהה כלפי המוצר).

פאנל מנהלי פרויקטים
ד"ר ורד הולצמן הנחתה פאנל של מנהלי פרויקטים בכירים בנושא ניהול התקשורת בפרויקט. השתתפו בפאנל  חיים פז, אחראי על כל הפרויקטים והמערכות המשרתות את הפעילות בשוקי ההון בבנק לאומי; אביבה דוידוביץ, מנהלת תכניות ומנהלת פרויקטים בכירה באינטל; משולם (שולי) זבנוביץ, מנהל פרויקט D – תחה"כ הפחמית החדשה באשקלון, מנהל מחלקת הקמת טורבינות גז בחברת חשמל.
משולם (שולי) זבנוביץ סיפר שבחברת החשמל נעשה שימוש נרחב ב-
PMBOK ובהקשר של התקשרות בפרויקט, מופעלת תשתית כוללת של הזרמת התקשרות בפרויקט וקבלת מידע ע"מ להעריך האם הפרויקט במצב של "פריצת גבולות". מתקיים חיפוש מתמיד אחר בעלי עניין (חיצוניים ופנימיים לארגון) במטרה לזהות אירועים חריגים מחד והזדמנויות למינוף הפרויקט מאידך. בנוסף, כמנהל פרויקט, משולם מבצע road-show ארגוני ע"מ לקדם את הפרויקט ולרתום אנשים.

חיים פז מבנק לאומי שיתף את באי הכנס בנקודת המבט בבנק לאומי על פיה התקשורת בפרויקט היא קריטית להצלחתו ותקשורת טובה נבחנת בעת משבר. תיאום הציפיות בין בעלי העניין הוא קריטי ומבין הכלים שיכולים לתמוך במנהל הפרויקט, חיים המליץ על גישור ומיומנויות של תקשורת לא-פורמלית. פיתוח המיומנויות הבלתי פורמליות של ראשי צוותים ומנהלי פרויקטים היא גורם הצלחה קריטי שכן מרבית המידע בפרויקט מועבר בערוצים הלא רשמיים. יחד עם זאת, לכל פרויקט מכינים תכנית תקשורת מפורטת ומלאה המגדירה מה, מתי וכיצד יועבר לכל אחד מבעלי העניין בפרויקט. כל ה נעשה באמצעות רשימות תפוצה, קבוצות WhatsApp (מעגל ראשון ומצומצם)וכדומה.

אביבה דוידוביץ' מאינטל סיפרה על ניהול התקשורת בפרויקט אג'ילי ועל נוהל עדכון יומי, קצר וממוקד (15 דק') של חברי הצוות לטובת עבודה יעילה ונכונה יותר. הגעה להחלטות הנוגעות לצוות כולו ע"י חשיבה משותפת והגעה יחד להחלטה הנכונה ביותר עבור הפרויקט ויעדיו. היא הרחיבה עוד על שימוש במערכת מידע המרכזת את כלל המשימות עם החלוקה לאנשי הצוות, ניהול באגים וכיוב' המאפשרת שקיפות מלאה.

הרצאת מומחה: ניהול הסיכונים והציפיות בהיבט התקשורתי
ההרצאה הועברה ע"י ליאור חורב, יועץ אסטרטגי בכיר.

ליאור הציג השקפת עולם רחבה לניהול תקשורת בעולם המודרני שעל פיה כל פעילות בפרויקט יכולה להפוך לאייטם תקשורתי – חיובי או שלילי. במציאות של ימינו, המידע פתוח וזורם לכל עבר, כל אחד מאיתנו מהווה כלי תקשורת בפני עצמו, המהירות שבה מידע עובר היא עצומה והשפעתו היא אדירה, כל אלה מאלצים את מנהל הפרויקט להיערך לניהול תחום התקשורת בפרויקט. מנהל פרויקט מצליח הוא זה שיודע למצות את הכלים התקשורתיים להשגת יעדי הפרויקט ולהצגתו באופן הרצוי בפני בעלי העניין השונים.
אנו חיים במציאות שבה הדימוי הנתפס של הפרויקט לעיתים חשוב יותר מהערך של הפרויקט עצמו, ולכן על מנהל הפרויקט לראות את מלאכת ניהול הפרויקט כניהול הערך הנתפס, ולבחון מהו הדימוי הנתפס הרצוי של הפרויקט (מוניטין) שאותו יש לייצר. התקשרות היא המשתנה הקריטי לשאלת תפיסת ההצלחה או הכישלון של הפרויקט.

לאור כל אלה, ניהול התקשורת בפרויקט מקבל משנה תוקף ומהווה נדבך חשוב מאוד. על מנהל הפרויקט להבין לעומק את הציפיות של בעלי העניין, ויחד עם זאת "לכוון" את ציפיותיהם של בעלי העניין "לכיוון" הרצוי. על מנת לנהל את התקשורת בפרויקט בצורה המיטבית, לקבוע את יעדיה ולהתנהל בהתאם על מנהל הפרויקט לשאול את השאלות הבאות: מה המניע האמיתי לקיומו של הפרויקט? מהי המשמעות האסטרטגית הרחבה של הפרויקט? מהו הרכיב התדמיתי של הפרויקט? השאיפה היא, כמובן, שהפער בין הדימוי הנתפס לבין המציאות יהיה קטן ככל האפשר. אולם, מתפקידו של מנהל הפרויקט להבין את ערכו של הדימוי ושל הערך הנתפס של הפרויקט ולפעול בכלים ובאמצעים התקשורתיים על מנהת להבטיח את הצלחת הפרויקט.

ניתוח אירוע : ניהול התקשורת של פרויקט הקמת קזינו במצפה רמון.

למשתתפים חולקו תיאורי אירוע, דמיוני לחלוטין, של הקמת קזינו במצפה רמון. לאחר זיהוי בעלי העניין הרלוונטיים, התבקשו המשתתפים לעבוד בקבוצות (שנהנו מחומה המקסים של השמש החורפית על מדשאות האוניברסיטה) בכדי להכין תכנית תקשורת לפרויקט, על פי המתודולוגיה שהוצגה קודם לכן. בסיום המפגש הוכנה תכנית תקשורת מלאה, בשיתוף כל הקבוצות, לפרויקט הנדון.


סיכום
ד"ר ורד הולצמן סיכמה את היום בסקירה כללית של מגוון הנושאים שהוצגו, תוך כדי הצגת התפיסה שתקשורת הינה מושג רחב ועשיר, בעל פנים והיבטים שונים המשלימים זה את זה. בין אלו ניתן לציין את התקשורת הבינאישית, התקשורת הפורמלית והבלתי פורמלית, התקשורת בצוות הפרויקט ובארגון והתקשורת מול הלקוח ומשתמשי הקצה, תקשורת בצוותים וירטואליים ועוד. חלק מהנושאים נדונו במהלך היום ונושאים אחרים ישמשו בסיס לימי עיון וכנסים נוספים. עמותת PMI ישראל תשמח לשתף פעולה עם חברות וארגונים לחקירת ההיבטים השונים של ניהול תקשורת בפרויקטים, כמו גם למגוון נושאים נוספים, על מנת להעשיר את הידע של כל העוסקים בתחום בישראל.    

ולסיום, כמה מילות סיכום וחוות דעת של המשתתפים:

1.  יעקב גרינשטיין, חברת תבל אפולו טכנולוגיות מסחר. ראש צוות תוכנה.
" אני שמח שהכנס מתמקד בתחום התקשורת, שנושק לתחומי הפסיכולוגיה ומדעי הרוח, מרוצה מכך שהמרצה הוא פסיכולוג בהכשרתו והידע שהציג אפשר לי להעמיק את ההבנה שלי בנושא".

2.  ערן פישוב, חברת קלריזן, מנהל לקוחות EMEA.
" שילוב המרצים היה נהדר, ההרצאה של ד"ר אאידה היתה מאוד מעניינת. תקשורת היא אחד הנושאים החשובים והמהותיים ביותר בניהול פרויקט".

3.  יחיעם מורנו, More Consulting, יועץ בניהול פרויקטים והדרכה בניתוח מערכות.

" אהבתי את העבודה בצוותים, קהל המשתתפים מגוון, הדיון במליאה תרם וחידד את הדברים. הרצאתו של ליאור חורב היתה מעניינת ומרעננת".

תודות לכל מי שתרם להצלחת האירוע, לפקולטה לניהול באוניברסיטת תל אביב שמארחת את הכנס מדי שנה ברוחב לב ובשיתוף פעולה; לפעילים ולמתנדבי העמותה שתרמו מזמנם ומיכולותיהם להפקת אירוע מוצלח; וכמובן, למנחה, למשתתפי הפאנל ולמרצים שאפשרו קיומו של הכנס המעניין.

הסיכום נכתב ע"י גלעד שלוסברג

Kenes Raz Invit for website

 

* להורדת המצגת הראשית - icon presentation

* רוצה להיות חבר בעמותה? פרטים כאן